Expense Management jako nový CSR? Jak zachází s penězi zodpovědná firma 

V době, kdy se od firem očekává zodpovědnost nejen vůči lidem a životnímu prostředí, ale i vůči vlastním financím, tahle otázka zní čím dál hlasitěji. Společenská odpovědnost už totiž není jen o ekologii nebo etice dodavatelských řetězců. O udržitelném obrazu a rozvoji firmy dnes rozhoduje i to, jak zvládá každodenní nakládání s vlastními penězi.

Pokud podnik funguje na improvizaci, papírových dokladech a nepravidelných kontrolách, působí to chaoticky a snižuje důvěru. To, že občas zasadí strom nebo přispěje do nadace, reputaci samo nezachrání. Naopak – firma, která zavede Expense Management, dává jasně najevo, že jí záleží na transparentním hospodaření a že i drobné výdaje jsou pro ni součástí strategického řízení. 

Výdajová transparentnost jako součást firemní kultury 

Výdajová kultura není jen nějaká random fráze, ale stále častěji se objevuje jako součást  firemních hodnot. Dennodenně ji zaměstnanci cítí při každém placení nákupu, dokládání účtenek nebo vyplňování cestovních příkazů pro služební cestu. Když musí shánět podpisy na papírových cesťácích nebo předávat účtenky shromážděné po kapsách, těžko vzniká pocit důvěry a odpovědnosti. 

Jak nadchnout tým pro Expense Management? Otevřený systém, kde jsou výdaje schvalovány digitálně a data dostupná v reálném čase, buduje důvěru a podporuje etiku v řízení firemních nákladů. Pro zaměstnance je to signál, že firma funguje férově, pro management jistota, že náklady jsou pod kontrolou. Proto se mluví i o digitální výdajové kultuře, která dokáže tým zorganizovat i sjednotit. 

Jak Expense Management pomáhá řídit výdaje zodpovědně 

Zapomeňte na obálky s hotovostí a zmizelé účtenky. Moderní Expense Management přináší do každodenního provozu systém a jistotu, že vše běží jak má. 

Co firmě přináší: 

- úsporu času díky digitalizaci účtenek a automatickému párování s platbami, 

- eliminaci chyb a duplicit, 

- nastavení limitů a schvalovacích procesů podle firemní politiky, 

- okamžitý přehled o výdajích pro manažery i účetní 

- odstranění rizika zneužití firemních prostředků (např. fiktivní účtenky, soukromé nákupy. nejasné cestovní výdaje nebo “jen” ztracená hotovost). 

A hlavně – všechno běží rychleji. 

Díky automatizovanému flow pro schvalování výdajů se firma obejde bez papírů a zdlouhavého čekání na nadřízeného, který musí formulář podepsat. Procesy běží plynule, informace se dostávají k odpovědným lidem v reálném čase a veškeré doklady jsou připravené v digitální podobě pro účetnictví. Výsledek? Rychlejší tok informací, méně chyb, víc kontroly a ani jedna ztracená položka. 

Výdaje, účtenky i služební cesty pod kontrolou 

Ztracené účtenky – noční můra každé účetní

Často se prostě „někam ztratí“, doklad se nedostane do vyúčtování a firma řeší chybějící položky i zbytečné dohady. 

Každé firmě se někdy stane, že se účetní doklad vůbec nedostane do vyúčtování. Buď proto, že ho zaměstnanec zapomněl přiložit, nebo se prostě ztratil cestou od kasy po účtárnu. Což znamená chybějící položky v účetnictví, menší nárok na vrácení DPH, neproplacení výdaje zaměstnanci a zbytečné dohady na obou stranách. Jak se účetní doklad nedostal do vyúčtování může mít mnoho důvodů, ale efektivní řešení je jen jedno. 

S Expense Managementem se tohle totiž nestane. Účtenku zaměstnanec vyfotí hned po nákupu, aplikace ji spáruje s konkrétní platbou a účetní má doklad okamžitě k dispozici. Tím se minimalizuje riziko chyb a zajišťuje transparentní hospodaření firmy. 

Svoboda a důvěra, která jde ruku v ruce s přehledem a kontrolou 

Chcete vědět, jak se pozná, že firma věří svému týmu? Podle toho, jak nakládá s firemními penězi. Když zaměstnanci nemusí běhat pro zálohy, shánět drobné ani čekat týdny na proplacení a argumentovat, proč a kdy který výdaj, tvoří se kultura důvěry a autonomie.  

Firemní platební karty od Fidoo dávají zaměstnancům možnost platit výdaje hned, když vznikne potřeba, a přitom zůstávají firemní peníze pod kontrolou díky nastaveným pravidlům na kartách. Je to chytrý kompromis mezi svobodou pro zaměstnance a jistotou pro vedení firmy. 

Firemní karty umožňují: 

- nastavit způsob a výši dobíjení peněz (manuální/automatické/pravidelné) 

- povolit jen určité typy plateb (online/na terminálu/spojené s autodopravou/výběry hotovosti)  

- omezit jejich použití na libovolné dny 

Každá transakce se okamžitě propíše do systému, spáruje s účtenkou a je připravena k exportu/automatickému přenosu do účetnictví. Díky tomu odpadá složité papírování, mizí riziko chyb a účetní má jistotu, že všechny výdaje jsou zaznamenané správně a včas. 

Cesty bez papírů, více prostoru na práci 

Když se mluví o firemní kultuře, málokdo si vybaví cestovní příkazy. Přitom právě tady se často láme rozdíl mezi firmou, která lidem práci usnadňuje, a tou, která ji komplikuje. 

Digitální cestovní příkazy a kniha jízd ve Fidoo nahrazují papírové formuláře jednoduchou online aplikací. Zaměstnanci tak nemusí ztrácet čas ručním vyplňováním a počítáním ujeté trasy a vedení má jistotu, že každá cesta je správně evidovaná. 

Automatické počítání diet a cestovních náhrad, nahrávání účtenek i přehledná historie cest znamenají méně administrativy a více času na skutečnou práci. Firma tím dává jasně najevo: vážíme si (času) svých lidí. 

Výdajová kultura jako součást CSR strategie 

CSR už dávno není jen o vysazování stromů nebo benefičních akcích. Dnes se sem řadí i odpovědné hospodaření s firemními financemi – tedy to, jak podnik zachází s každou svou korunou. 

Transparentní výdajová politika je pro zaměstnance, zákazníky i partnery jasným signálem: každý výdaj má svůj účel, každá koruna své místo. 

Expense Management tak není jen nástroj, ale strategie, která podporuje férové rozhodování a dlouhodobou důvěryhodnost firmy. 

Zjednodušte si odpovědnost 

Chcete, aby firemní odpovědnost nebyla jen manifesto na papíře, ale žila se v každodenní praxi? Začněte automatizací rutinních úkolů. Drobností, které vás stojí velké peníze.  

Expense Management od Fidoo promění hodnotu nevytvářej ící operativu v systém, který je rychlý, férový a transparentní. 

Udělejte z řízení výdajů přirozenou součást vaší CSR strategie a ukažte, že zodpovědné nakládání s penězi je základem vaší firemní kultury.