Delegáti cestovních kanceláří – finanční výzvy v zahraničí, o kterých se často nemluví
Na první pohled působí práce delegáta jako splněný sen – moře, slunce, nová místa a kontakt s lidmi. Jenže realita je často úplně jiná. Delegáti jsou neustále v pohybu, zajišťují hladký průběh dovolených, řeší desítky malých i větších problémů, a to vše v cizím prostředí, pod tlakem a často bez jasného systému pro jejich běžné pracovní výdaje.
Každodenní operativa na vlastní účet
Součástí práce delegáta není jen vítání klientů a organizace výletů. V praxi často musí operativně zajistit věci, které jsou pro spokojenost cestujících zásadní, od koupě místní SIM karty, přes zajištění dopravy nebo parkování, až po návštěvu lékárny v krizové situaci. I když se může zdát, že jde o drobnosti, právě tyto výdaje tvoří podstatnou část delegátovy denní rutiny.
Problém nastává ve chvíli, když musí delegát sahat do vlastní kapsy. Účtenky, výběry z bankomatů, žádosti o zálohy nebo pozdější proplácení – to vše zdržuje a vytváří zbytečný stres. Delegát by přitom měl být především k dispozici klientům, ne řešit byrokracii.
Nejistota, která může ovlivnit i kvalitu služeb
Být dlouhodobě v zahraničí bez jasně nastaveného systému pro pracovní výdaje není jednoduché. Nejde jen o komfort, ale i o psychickou zátěž. Neustálá dostupnost, řešení nečekaných situací a nejasnosti kolem proplácení běžných nákupů se mohou dřív nebo později promítnout do jejich motivace i kvality služeb.
Zkušenější cestovní kanceláře si to uvědomují a hledají cesty, jak delegátům ulehčit práci. A často přitom zjistí, že efektivní řešení nemusí být nákladné ani složité.
Zatímco velké cestovky už firemní karty pro delegáty často využívají, tuto výhodu mohou snadno získat i menší nebo středně velké agentury. Předplacené platební karty, ideálně s možností online správy z aplikace a nastavení pravidel pro jednotlivé zaměstnance/karty, umožní delegátům platit běžné výdaje přímo – bez nutnosti nosit hotovost nebo žádat o schválení každé drobnosti.
Výhodou není jen pohodlí. Digitální řešení přináší větší přehled, bezpečnost a zároveň úsporu času i chyb v účetnictví. Zaměstnavatel může nastavit limity, schvalovací procesy nebo sledovat výdaje v reálném čase, zatímco delegát má jistotu, že své výdaje nemusí řešit zpětně.
Praktický parťák v terénu
Jedním z řešení, které si našlo cestu i do cestovního ruchu, je Expense Management od Fidoo – kombinace dobíjecí platební karty a mobilní aplikace. Delegáti mohou firemní kartou přímo zaplatit potřebné výdaje, vyfocenou účtenku jednoduše nahrát do systému a dál se věnovat klientům. Odpadá sbírání papírů, zdlouhavé výkazy a stres z pozdějšího dokladování nespočtu malých položek.
Z pohledu firmy jde o systém, který šetří čas a přináší kontrolu bez zbytečné byrokracie. Vše je zaznamenané, dohledatelné a připravené k zaúčtování – ať už jde o tři delegáty, nebo třicetičlenný tým.