Každý konec měsíce řeší účetní ve firmě ten samý problém. Získat od zaměstnanců veškeré podklady k uzavření vyúčtování a nezbláznit se z toho. To zní jako plán, ale jak to udělat prakticky? I když se snažíte přijít na jakýkoliv efektivní systém (např. rozpis s konkrétním časem pro daného zaměstnance) a myslíte si, že to tentokrát vyjde, vždycky se to nějak záhadně protáhne. Jednomu chybí účtenky, druhý zápasí s vyúčtováním osobních nákladů za firemní peníze, a courají za vámi i několikrát denně. Což je vlastně ten lepší případ. Jinak je musíte uhánět vy, a to je teprve disciplína vyznačující se vysokou tepovkou. Soustředěnost je ta tam a vyvěšení konzultačních hodin k těmto záležitostem se jaksi neosvědčilo. Jak z toho ven?
Konec měsíce je opět tu a vám už před kanceláří postává fronta kolegů, kteří si vzpomněli, že vám ještě něco musí dodat a v ruce žmoulají už takřka nečitelné účtenky. Zbytek osazenstva musíte ulovit během dne a být trpělivá vůči jejich výmluvám a vytáčkám. Nejradši byste si vzala home office a počkala, až bude všemu konec, ale to nejde. K uzavření měsíčního vyúčtování veškeré jejich podklady potřebujete, a i z účetního hlediska je nutné, aby do nového měsíce každý z kolegů vstupoval s čistým štítem. Teď není čas na nářky, ukažme si, jak si můžete pomoci a vše příští měsíc zvládnout jedna báseň.
Je tu opět den D, kdy musí být všechno uzavřené, ale tentokrát je to jinak. Máte k dispozici první pomoc v podobě Fidoo a jeho osobního vyúčtování. Poradíte si tak zcela hravě s následujícími neduhy:
- Pohřešovaná účtenka
S koncem měsíce přichází většinou i velké množství účtenek z různých zdrojů. Často se účtenky ztrácí, což způsobuje problémy na všech frontách. Ve Fidoo mají zaměstnanci možnost účtenku do aplikace vyfotit, poslat ke schválení a po schválení jejich nadřízeným už účtenka putuje rovnou k vám. Máte ji tak průběžně v systému a nemusíte uhánět zaměstnance poslední den v měsíci. A když se náhodou stane, že jim nějaká chybí, vidíte to přímo ve Fidoo hezky přehledně a pošlete k doplnění.
- Neposlušné výdaje zaměstnanců
Znáte to. Situace, kterou nikdo nechce, ale někdy prostě nastane. Poslední večer před termínem uzávěrky a hromada podkladů, které zatím nikdo neschválil nebo připravil nedostatečně. Nikdo nepomůže, nikdo neodpovídá.V takové situaci vám naštěstí Fidoo dovolí na vaši zodpovědnost podklady doschválit i dovyplnit za příslušné uživatele i manažery. Samozřejmě uvede záznam, kdo v zastoupení provedl ono schválení či doplnění.Druhou možností pak je, se nyní se nepřipravenými podklady nezabývat a pohodlně je přesunout k vyřešení do dalšího účetního období.
- Strhnout či nestrhnout ze mzdy, to je oč tu běží
V osobním vyúčtování funguje vše online, což činí proces schvalování pro všechny strany snazší. Aby výše uvedená situace nenastala, lze ve Fidoo zaměstnance urgovat průběžně a případně jim výdaj vrátit, pokud není vyplněn správně nebo chybí účtenka.Jakmile je vše připraveno, můžete vyúčtování ve Fidoo uzavřít a uzávěrku v pohodě stihnout. Po uzavření se vám vše vyčistí, vyrovná a každý zaměstnanec zase začíná s čistým štítem.
Zaměstnanec si zaplatil tyčinku na benzínce firemní kartou, nebo naopak uhradil oběd za klienta osobní kartou. A co teď, vyrovnat se s ním v hotovosti a přidělat si na čele další vrásky? Navíc, než dodá všechny potřebné doklady, je za pět dvanáct.
S Fidoo je situace jiná. Vše neustále vidíte v osobním vyúčtování zaměstnance, které vždy automaticky nasčítává jeho aktuální saldo vůči firmě. Jakmile účetní období uzavřete, máte na jednom místě jak saldo zaměstnance k vyrovnání, tak všechny detaily, ze kterých se saldo skládá.
Saldo si se zaměstnancem vyúčtujete tak, jak jste zvyklí. I kdyby to mělo být stržením ze mzdy. „Nepotřebuji k tomu, ale souhlas zaměstnance?”, říkáte si.
Stačí se zaměstnancem podepsat už při nástupu Dohodu o srážkách ze mzdy, která pak platí paušálně a díky tomu funguje i v propojení se mzdovou účetní, jako na drátkách.
Výhodou je, že si díky Fidoo, můžete kontrolovat a postupně odbavovat zaměstnance v průběhu měsíce, takže jste pánem svého času a na konci měsíce vám pak zbude už jen ta část s uzavřením.
Sečteno, podtrženo, s osobním vyúčtování celý proces hravě zvládnete a brufen můžete nechat v šuplíku. Chcete na tom být stejně? Není problém.