Digitalizace firemních financí může pro každou společnost znamenat něco jiného. Bojíte se ve svojí firmě začít, protože vlastně nevíte jak? Pojďme si na konkrétních příkladech firem ukázat, v jakých oblastech pomohla digitalizace firemních financí zrovna jim. Třeba se v tom najdete.
Sejde se vedení autodopravců, facility managementu a domova pro seniory… Ne, to není začátek vtipu. Všichni zmínění mají totiž jednu věc společnou, potřebují nějakým způsobem distribuovat peníze mezi velké množství subjektů – ať už se jedná o jejich řidiče, správce budov nebo manažery dané pobočky. Jaké problémy měly dané firmy při distribuci financí a jak se jim je podařilo vyřešit?
Dostupné finance pro řidiče kdekoliv na světě
Původní stav
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně potřebují posílat jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají nečekané situace, kdy je potřeba vydat jim daleko větší částku. Nikdo ale neví, kdy to zrovna nastane a kdy nikoliv.
Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Distribuovat hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo všem řidičům rozdám platební kartu. Ale představa, že dá klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přístup k firemnímu účtu, by ho nejspíš nenechala klidně spát. Navíc s každým nově příchozím řidičem je to nová karta, a to je zbytečně moc papírování.
Nyní
Což takhle vydávat všem řidičům nabitou kartu, aby mohli mít v jakékoliv situaci peníze za pár vteřin na jakémkoliv místě naší zeměkoule. Zní to neuskutečnitelně, ale řešení je právě takové. Všichni řidiči dostanou svoji kartu s nabitou částkou. Pak se jednomu z nich po cestě něco porouchá a potřebuje v tu ránu peníze navíc, které neměl dobité. Firma disponuje dispečery, kteří sedí na drátě 24/7, a mají tak možnost schválit a dobít požadovanou částku, která putuje k řidiči digitálně jen pár vteřin a on může pohodlně zaplatit, aniž by s sebou musel vozit firemní peníze ve velkém v hotovosti pro strýčka příhodu.
Správci budov v suchu
Původní stav
Po celé republice mají facility firmy správce objektů, aby se starali o jejich budovy a vše tak bez problému fungovalo bez přítomnosti majitele. A tak tito správci potřebují finance, aby mohli tady zaplatit za opravu něčeho, támhle pravidelnou kontrolu něčeho jiného anebo jen za běžnou údržbu. I v tomto případě se může stát neočekáváná událost – např. praskne potrubí, kdy je potřeba, aby měl správce pro jistotu větší objem financí. A pak také každý měsíc následuje pravidelné vyúčtování, které s sebou většinou přináší protáhle obličeje všech zúčastněných a pořádné papírování. Doposud tuto problematiku firmy řešily hotovostními zálohami v řádech stovek tisíc korun, kdy musela pověřená osoba distribuovat částky správcům osobně. Pro firmu to znamená spoustu peněz v luftu, což se podepíše na cashflow firmy. Zároveň vybírání hotovosti a distribuce přináší nebezpečí a nedostatečnou možnost kontroly nad nákupy správců.
Nyní
Všem správcům budovy byly rozdány karty, na které je možné nabíjet pravidelnou částku, ale také flexibilně dobít jakoukoliv částku v případě potřeby, po schválení pověřenou osobou. Pro lepší cashflow, lze také finance odbít, pokud má určitý správce budovy na kartě výrazný přebytek nebo nevyužije dané finance k původním účelům, které se vzhledem k okolnostem změnily. Flexibilita a kontrola nad firemními financemi, to je oč tu běží.
Zajištěné pobočky domova pro seniory
Původní stav
Mateřská firma domova pro seniory leží mimo naši republiku v Rakousku, vlastní u nás velké množství poboček. Jaké se jim nabízelo řešení pro distribuci financí do jednotlivých poboček? Paní jednatelka vybere finance v bankomatu a vesele objíždí všechny pobočky a předává jim peníze. Tak takhle by to nešlo, to by pak nedělala nic jiného, navíc to s sebou kromě nevhodně využitého časového fondu paní jednatelky přináší stejné obtíže jako u přechozích dvou firem.
Nyní
Díky kartám vydaných do jednotlivých poboček nad nimi mají kontrolu a zároveň možnost pružně reagovat na potřebu vyšší částky a během pár minut poslat. Vyúčtování je pak hotové raz dva, a tak má mateřská firma v Rakousku vše přehledně pod kontrolou a výdaje jsou minimální ve srovnání s časem paní jednatelky a riziky s distribucí v hotovosti s tím spojené.
Vidíte, různé firmy, podobný problém, jednoduché řešení. Možná by něco takového pomohlo i vám. Koneckonců je vidět, že firmám přinesla tato změna větší efektivitu a vyřešila jejich potíže s distribucí hotovosti. Byl to jejich krok směrem k digitalizaci firmy a zbavení se papírování. Ať už šlo o oproštění se od hotovosti, ulehčení od administrativních úkonů či zvýšenou kontrolu online.
Pojďte do toho taky.