Schvalování představuje většinou zdlouhavý proces, zejména u velkých firem, kde je struktura schvalování složitější. S naším nástrojem je možné si práci ulehčit prostřednictvím jednoduchého schvalování odkudkoliv. Některým firmám, které pracují na bázi projektů, však nemusí vyhovovat nastavení schvalování v rámci týmů. Potřebují totiž schvalovat a kontrolovat finance na úrovni konkrétního projektu a třeba i vidět celkový rozpočet a jeho čerpání. Nelenili jsme a funkcionalitu projektové schvalování jsme dovyvinuli. Nyní ji přinášíme našim zákazníkům, abychom jim jejich práci ještě o něco zpříjemnili a usnadnili.
Kdo takové schvalování využije
Pro konkrétnější představu o tom, jakým firmám se vlastně taková funkcionalita hodí, si uvedeme pár příkladů.
„Čím dál častěji narážíme u našich klientů na potřebu řídit si své náklady na úrovni projektů, které mají mnohdy i jasně definovaný rozpočet. Projektové schvalování proto dává smysl takovým firmám, které dodávají projekty zákazníkům. Nezáleží na tom, jestli jde o stavbu, tvorbu reklamního videa nebo třeba vývoj aplikace. Základní parametr tvoří fakt, že všechny náklady, které vedou k realizaci daného projektu musíme někde zohlednit. Projektový manažeři mohou mít na starosti více různých projektů, kdy chtějí mít kontrolu a přehled nad čerpáním financí každého z nich zvlášť. Do projektů rovněž často vstupují lidi zvenčí jako IT odborníci, dělníci, herci apod. Kdybychom si měli vymezit obory, kterých se týká projektové schvalování především, patří mezi ně stavebnictví, filmové produkce, marketingové agentury, eventové agentury nebo IT firmy,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Na druhou stranu sem spadají i velké korporace, kde se na bázi projektů účtuje interně – najímají se konzultanti, řeší se cestovní náhrady, materiál, zasedačky, hotely apod. Dneska si to tyto firmy mohou řídit a taky řídí přes controlling, kde daný projekt mají jako příznak nebo nákladové středisko. To ale neumožňuje kontrolu projektových manažerů v reálném čase. Čerpání rozpočtu tak vidí až třeba na začátku dalšího měsíce, a nemohou flexibilně řídit náklady. Proto si většina projektových manažerů vede svoje pomocné evidence nákladů na projekt. V projektovém schvalování lze však všechny zmíněné nákladové položky zastřešit pod konkrétní projekt, řídit jeho náklady a zároveň mít možnost pracovat s daným rozpočtem, který mohou průběžně kontrolovat, “ dodává Petr.
Využití projektového schvalování cílí také na firmy, kde bychom to na první dobrou nemuseli čekat. Třeba takové sportovní oddíly, které využívají dotace. Dotace se totiž stejně jako projekt vztahují také k určitému rozpočtu na konkrétní účel. Daný rozpočet nesmí být překročen, což je něco, co se dá právě prostřednictvím projektového schvalování uhlídat.
Druhé takové nečekané odvětví představují neziskovky, které mohou pracovat rovněž na projektové bázi. Udělají například 10 projektů za rok, kde potřebují využívat různé lidi a nástroje, a následně za ně vykázat náklady a vyúčtovat je v rámci daného projektu. Zároveň se neziskovek týkají rovněž dotace stejně jako sportovních klubů.
Schvalování projektů pod lupou
Klienti si tedy v současné době mohou přepnout typ schvalování v případě, že se jim tato varianta hodí víc dle jejich konceptu podnikání, a získávají tak kontrolu nad čerpáním rozpočtů u konkrétních projektů. Jaký je však rozdíl mezi původním týmovým schvalováním a tím novým projektovým?
Týmové schvalování, které bylo ve Fidoo pro firmy doposud jedinou dostupnou možností, představuje proces, kdy je určen schvalovatel – většinou manažer týmu, který schvaluje výdaje v rámci svého týmu a má nad nimi tak kontrolu. Lze mít jiného schvalovatele pro celou firmu, pro konkrétní týmy nebo dokonce uživatele, ale je pro všechny výdaje daného celku stále stejný.
Projektové schvalování umožňuje sledovat výdaje a cesťáky k určitému projektu. Schvalovatelem již nemusí být manažer týmu, jako tomu bylo doposud, ale ve většině případů jde o projektového manažera, který svým schvalováním jednoduše řídí, jaké náklady si do projektu pustí a jaké ne. Fidoo pak takovému manažerovi poskytuje i jasný přehled, kolik už z projektového rozpočtu je vyčerpáno a kolik v něm ještě zbývá. Ze strany uživatele to pak znamená, že v závislosti na tom, jaký projekt vybere v cesťáku nebo výdaji, se změní schvalovatel.
Když se tedy rozhoduji v zájmu firmy, ať už jako CFO nebo CEO, jestli bych měl do projektového schvalování jít či ne, přijdou na přetřes benefity, které tato funkcionalita přináší.
- Schvalování výdajů k projektům na dálku online – z aplikace v počítači nebo mobilu.
- Mohu mít schvalovatele přímo nad projektem – tuto roli přebírá většinou projektový manažer a zároveň pod sebou může mít více projektů.
- Přehledný rozpočet a jeho postupné čerpání v rámci daného projektu
- Přehled všech projektů a jejich čerpání celkem – důležité především pro CFO, který může vidět všechny projekty firmy a mít tak přehled v reálném čase.
„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking films.
„Už teď si naši uživatelé ve Fidoo spojují v průměru necelých 10 % všech svých výdajů s definovanými projekty či zakázkami. Věříme, že se nová funkcionalita bude našim uživatelům líbit a využívání „Projektů“ ve Fidoo pro kategorizaci a řízení svých projektových nákladů bude ještě intenzivnější,“ komentuje Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
Všichni naši klienti mají již tuto funkcionalitu zpřístupněnou a je jen na nich, jestli si ji aktivují nebo ne. Aby si vše zvládli sami nastavit, připravili jsme pro ně video a webovou stránku, kde naleznou veškeré důležité informace a podklady.
Schvalování přes Fidoo obecně, ať už se jedná o týmové nebo projektové, znamená v tomto procesu až revoluční změnu, která přináší agendě zrychlení a zefektivnění. Záleží tedy na konceptu vašeho podnikání, jestli se vám více hodí schvalovat projektově nebo týmově. Pokud vás možnosti schvalování oslovily, ale stále si nejste jisti, jaká varianta se hodí právě k vám do firmy, není problém. Spojte se s námi a my vám rádi poradíme.
