Search
Close this search box.

Měsíc: Prosinec 2021

Publikováno

Návody na integrace – Pohoda export Transakcí na hotovosti

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte. 
    (Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Hotovostní transakce“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne).
          b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.

     

    (Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda) 

  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Členění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Předkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě. 
    (Nastavení – Projekty) 

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující:

  • Přidat (či zvolit existující) Hotovostní Pokladnu, kam budete importovat hotovostní transakce z Fidoo.
  • Zkontrolovat (či nastavit novou) výchozí číselnou řadu pro Pokladní doklady.
  1. V horním menu zvolte „Nastavení a dále „Hotovostní pokladny“. 
  2. Zde si pro pokladní doklady z Fidoo založte novou pokladnu. Zvolte si její zkratku, název a vyhovující analytický účet. Nový záznam o pokladně uložte.
    Zvolenou zkratku pokladny vložte do Nastavení integrace na Pohodu ve Fidoo.
  3. Z menu „Nastavení“ jděte na „Seznamy“ a dále na „Číselné řady“.
  4. Zde zkontrolujte, zda máte založenou výchozí číselnou řadu pro Pokladní doklady. Pokud ne, založte si novou tlačítkem „Nová“.

  5. U nové číselné řady zvolíme Agendu „Pokladna“ a dále vyplňte v číslu řady prefix a počet číselných pozic, které budou pro číslování použity, dále název řady a jako Pokladnu zvolte dříve vytvořenou pokladnu pro Pokladní doklady z Fidoo. Novou číselnou řadu uložte tlačítkem „Uložit“.

    Nyní jsou nastavení potřebná pro import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě připravena. 

Export z Fidoo

Exportovat hotovostní výdaje lze ve Fidoo v sekci Firemní finance / Týmové finance / Moje finance – Hotovost – Transakce.
Export z Fidoo nad seznamem hotovostních transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam hotovostních transakcí.
    (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Hotovost – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Hotovost – Transakce)

     

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem hotovostních transakcí zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Hotovost – Transakce).
  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat. 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Karty – Transakce).

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Import do Pohody

  1. V horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace„ a dále „XML import/export„.  
  2. Nejprve označte Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíte tlačítkem se třemi tečkami . 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrdíme tlačítkem „Další“. 
  5. Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě.

     
  6. Po dokončení importu se zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“. 

  7. Import Pokladních dokladů z Hotovostních transakcí ve Fidoo do Pohody je dokončen a v sekci Pokladna jsou všechny importované Pokladní doklady vidět.

    Import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě je hotov.  

Popis formátu – Pohoda export Hotovostních transakcí

Publikováno

Návody na integrace – Pohoda export Transakcí na Fidoo účtu

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní., případně jej zapněte. 
    (Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Transakce na Fidoo účtu“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne).
          b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
    Pokud si v Pohodě založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce „Karetní transakce“ a zkratku druhého do části „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

    (Nastavení – Integrace – Specifický formát Pohoda)

  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Členění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (Nastavení – Výdaje – Předkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě 
    (Nastavení – Projekty) 

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující oblasti: 

  • Přidat (či zvolit existující) Banku, kam budete importovat transakce z Fidoo účtu a zkratku této banky následně propsat do nastavení ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

Pokud nebude v Pohodě vybrána a ve Fidoo nastavena žádná konkrétní zkratka banky, nebo pokud bude nastavena zkratka banky, která v Pohodě není definována, Pohoda při importu zařadí bankovní doklady do výchozí banky nastavené v Pohodě. 

Pokud jste tyto nastavení již provedli v rámci importu Karetních transakcí, nemusíte už nic dalšího nastavovat. Import Transakcí na Fidoo účtu bude v pořádku fungovat.

TIP: Pokud si nastavíte stejnou Banku pro „Karetní transakce“ i „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do této jedné Banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
Pokud si v Pohodě pro Fidoo založíte 2 bankovní účty, jeden z nich použijete pro „Karetní transakce“ a druhý pro „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

  1. V horním menu zvolte „nastavení a dále „Bankovní účty“. 
  2. Zde přidejte nový bankovní účet pro bankovní doklady z Fidoo. Pomocí ikony „Nový“ založte nový záznam a v něm vyplňte zkratku, číslo účtu a banku (pozn.: Číslo Fidoo účtu najdete ve Fidoo v menu Firemní finance – Fidoo účet), dále si zkontrolujte vhodný analytický účet a nový záznam uložte. Zvolenou zkratku založeného bankovního účtu nezapomeňte propsat do nastavení integrace ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

    Nyní jsou nastavení potřebná pro import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě připravena.

Export z Fidoo

Exportovat transakce na Fidoo účtu lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad seznamem transakcí na Fidoo účtu (Firemní Finance – Fidoo účet – Transakce).
2. V účetní agendě v části Export Fidoo účtu.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně.
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem transakcí na Fidoo účtu v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem transakcí na Fidoo účtu 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad seznam transakcí na Fidoo účtu.
    (Firemní Finance – Fidoo účet – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export.
    (Firemní Finance – Fidoo účet – Transakce).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na Fidoo účtu zvolte volbu Export
    (Firemní Finance – Fidoo účet – Transakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat. 
    (Firemní Finance – Fidoo účet – Transakce).

    Vyexportuje se vám exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export Fidoo účtu.

     
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a exportní proces započněte zeleným tlačítkem Exportovat.

     

  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.

     

  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.

     

  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na Fidoo účtu ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Pohodu a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.

    Export transakcí na Fidoo účtu je hotov.

Import do Pohody

  1. V horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace„ a dále „XML import/export„.  
  2. Nejprve označte Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíte tlačítkem se třemi tečkami . 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrďte tlačítkem „Další“. 
  5. Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě.

     

  6. Po dokončení importu se nám zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“. 

     

  7. Import Bankovních dokladů z Transakcí na Fidoo účtu do Pohody je dokončen a v sekci Banka jsou všechny importované Bankovní doklady vidět.


    Import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě je hotov.  

Popis formátu – Pohoda export Transakcí na Fidoo účtu

Publikováno

NEY spořitelní družstvo kompletně zrušilo hotovostní pokladny

Kompletní zrušení hotovosti         

Úvod › 2021 › 12 › Strana 3

NEY spořitelní družstvo kompletně zrušilo hotovostní pokladny

Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti NEY spořitelní družstvo a zjistěte, jak zatočili s hotovostními pokladnami.

Přehrát příběh

O společnosti

Logo Ney

NEY spořitelní družstvo je tradiční, česká finanční instituce.  Svým členům z řad občanů, živnostníků a firem nabízí atraktivní úvěrové a spořící produkty. 

Sídlo

Rohanské nábřeží 671/15

186 00 Praha 8

Velikost firmy

44 zaměstnanců

Odvětví

Finance

Hlavní potíže

  • Zdlouhavé zpracování účtenek
  • Velká zátěž týmu kvůli hotovosti
  • Složitá evidence v hotovostních pokladnách
  • Obtížná kontrola

Řešení

  • Vlastní karta pro zaměstnance
  • Týmové karty pro IT a marketing
  • Efektivní nabíjení peněz na karty
  • Zrušení hotovosti a hotovostních pokladen
  • Placení všech drobných výdajů přes karty
  • Vyúčtování výdajů zaměstnanců

Hlavní přínosy

  • Jednoduchá kontrola všech dat
  • Zjednodušení práce pro office manažerku
  • Rychlejší vyúčtování celého měsíce
  • Pozitivní ohlasy z týmu

Hotovost a hotovostní pokladny přinášely celému týmu více práce než užitku

V NEY spořitelním družstvu řešili spoustu komplikací, které podle finančního ředitele Mojmíra Boucníka vznikaly právě díky používání hotovosti a hotovostních pokladen. Efektem byl neustálý koloběh účtenek po celé firmě, doplňování hotovosti a drobných mincí a složité inventury. 

Mít kontrolu a přehled nad financemi bylo pro Mojmíra stále složitější a složitější. Zároveň vnímal, že jsou jeho kolegové zpracováním celé agendy poměrně hodně zaměstnáni, ale pro firmu to nepředstavovalo žádnou přidanou hodnotu. 

"Osobně mám špatnou zkušenost s hotovostními pokladnami jako takovými. Asi 15 let jsem zapřisáhlým nepřítelem hotovosti."

Mojmír Boucník, Finanční ředitel ve společnosti NEY Spořitelní družstvo

Zaměstnanecké výdaje musí fungovat bez hotovosti

Mojmír se s Fidoo poprvé setkal na konferenci, kde CEO představoval celý koncept. Hned na místě ho řešení zaujalo, protože přesně odpovídalo na potíže, které denně zažíval při zpracování výdajů. Zalíbila se mu možnost vystavovat si vlastní předplacené karty a skrze ně vše řídit.

V NEY spořitelním družstvu rozdali kolegům předplacené karty a vytvořili několik týmových karet například pro IT oddělení a marketing.  Pak už stačilo jen připravit správné nastavení skrze Fidoo aplikaci a začít nabíjet peníze na karty. 

Všechno funguje v podstatě samo

V Mojmírově týmu zastává každodenní práci jeho office manažerka, která zakládá nové uživatele, objednává jim karty a nabíjí na ně peníze. Stejně tak má na starosti i prvotní kontrolu výdajů a digitálních účtenek, které jí kolegové z firmy fotí skrze mobilní aplikaci.

Díky správně nastaveným procesům a důvěře dnes Mojmír kontroluje zaměstnanecké výdaje zhruba 1x za měsíc. Dívá se, zdali vše funguje jak má, jak a za co jeho kolegové utrácejí a jestli mají jeho týmy k dispozici odpovídající objem peněz, který potřebují pro svou práci.

Hotovost nikomu nechybí

Mojmírovi se potvrdilo, že opuštění hotovosti bylo správnou volbou.  Všechny platby zaměstnaneckých výdajů plynou skrze Fidoo karty a zpracování celého vyúčtování je pak podstatně jednodušší a rychlejší. Mojmír nechává přes Fidoo vyúčtovávat navíc i výdaje kolegů, kteří karty nemají.

V týmu celého NEY spořitelního družstva Mojmír nezaznamenal jedinou negativní reakci na nový způsob fungování a potvrzuje, že pokladny opravdu nikomu nechybí.

"Oceňuji, že mám přístup k informacím v podstatě kdykoli ze svého telefonu nebo z počítače. Automatizace mi pomáhá v tom, že jsem schopen dát přístup k firemním penězům zodpovědným lidem ve firmě, aniž by to bylo jakkoli složité či náročné."

Mojmír Boucník, Finanční ředitel ve společnosti NEY Spořitelní družstvo

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Další příběhy
Publikováno

Dobití a vybití peněženky

Dobití peněženky (výdej hotovosti)

Webová aplikace

  1. Sekce Firemní finance – Hotovost – zvolte Nabít peněženku. 
  2. Vyberte uživatele, vyplňte povinná pole a přiložte výdajový pokladní doklad a zvolte Nabít. 

Mobilní apikace

  1. Spodní menu – Hotovost – vyberte záložku Firemní. 
  2. Klikněte na nebo  a zvolte Nabít. 
  3. Vyfoťte výdajový pokladní doklad, vyplňte potřebné údaje a Uložte. 

Vybití peněženky (příjem hotovosti)

Webová aplikace

  1. Sekce Firemní finance – Hotovost – zvolte Vybít peněženku. 
  2. Vyberte uživatele, vyplňte povinná pole a přiložte příjmový pokladní doklad a zvolte Vybít. 

Mobilní aplikace

  1. Spodní menu – Hotovost – vyberte záložku Firemní. 
  2. Klikněte na   nebo mínus a zvolte Vybít. 
  3. Vyfoťte příjmový pokladní doklad, vyplňte potřebné údaje a Uložte. 

Nejčastější dotazy k webové či mobilní aplikaci

Již vytvořenou karetní transakci nelze smazat, je tedy nutné vytvořit ještě další „opravný“ zápis. 

Příklad: Chtěli jsme dobít 1 000 Kč uživateli, ale omylem jsme zadali 10 000 Kč. Vytvoříme tedy „opravnou“ hotovostní transakci a peněženku vybijeme o 9 000 Kč.

Od 7.  12. 2021 je možné využít pro dobíjení přes telefon pouze webové rozhraní, do budoucna bude tato funkce součástí mobilní aplikace. 

Ano, můžete pracovat se všemi měnami celého světa. 

Publikováno

Novinky ve Fidoo aplikaci k 9. 12. 2021

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.

Dobíjejte a vybíjejte hotovostní peněženku snadno a rychle s novou rolí Pokladní

Co to pro vás ve firmě znamená?

  • V aplikaci vzniká mezi klíčovými osobami nová role Pokladní, která:
    • Má právo pouze nabíjet a vybíjet hotovostní peněženky.
    • Pokud chcete využívat funkci nabíjení /vybíjení peněženky, tuto roli obsazujete vy sami.
    • Rolí Pokladní mohou nastavit osoby v roli Statutár a Hlavního správce.
  • V sekci Firemní finance / Hotovost vidí Pokladní tlačítka Nabít peněženku a Vybít peněženku.
  •  Vždy při nabití je zapotřebí přiložit příjmový nebo výdajový pokladní doklad, aby bylo doložené, že k předání peněz pravdu došlo.
  • Ihned po nabití/vybití přijde uživateli e-mail a push notifikace s informací, že se změnil stav jeho Fidoo peněženky.

Jaké situace tím řešíme?

  1. Když si zaměstnanec vybere peníze svojí Fidoo kartou, zaplatí za zboží a nějaká hotovost mu zůstane jak v ruce, tak i ve Fidoo peněžence. Jde za Pokladní, peníze ji předá a ona mu je vybije z peněženky. 
  2. Drobné nákupy nebo nákupy tam, kde neberou kartu. Zaměstnanec jde za pokladní, ta mu vydá hotovost z firemní pokladny a nabije mu Fidoo peněženku. On zaplatí, zadá hotovostní výdaj, který mu zároveň sníží hotovost v peněžence. Funkce dobíjení a odbíjení peněženky zatím funguje pouze ve webové aplikaci.

Při objednávání karty už jasně vidíte, komu bude doručena

Při objednání karty budete hned vědět, komu karta  přijde do rukou a zároveň to můžete jednoduše změnit.

PŘED

PO

Doporučení u exportů

Před exportováním dat z jednotlivých agend jsme vám sepsali doporučení, jak  s našimi exporty pracovat.

Při schvalování ve více firmách víte už z pushky víte odkud vítr vane

Pokud figurujete ve více firmách a jste zároveň ve všech firmách schvalovatelem, dozvíte se každé ráno v 9 v naší push notifikaci  nejen, že na vás čekají výdaje ke schválení, ale také konkrétní název dané firmy.

Podrobnosti výdaje v novém kabátě

V podrobnostech výdaje najdete na první dobrou všechny informace, které jsou u výdaje vyplněny a nemusíte zbytečně přecházet do hlubšího detailu.

PŘED

PO

Úpravy v exportech

  • Obecný export výdajů XLSX – náprava logiky při zadávání předkontace DPH
  • XML výdajů – přidání nového pole expenseAccountantApproved, čímž sjednocujeme rozsah informací o schválení účetním v cesťácích a výdajích

 

 

Publikováno

Návody na nastavení a exportování – Generický XML export Hotovostních transakcí

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Generický formát XML zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte  
    (Nastavení – Integrace – XML)

Export z Fidoo

Exportovat hotovostní transakce lze nad seznamem hotovostních transakcí (Firemní finance – Hotovost – Transakce). Zde lze vyexportovat libovolnou skupinu hotovostních transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem hotovostních transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam transakcí na kartě
    (Firemní/Týmové/Moje Finance – Hotovost – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Hotovost – Transakce)


  3. Nad vyfiltrovaným seznamem Hotovostních transakcí zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Hotovost – Transakce).

  4. Vyberte Generický formát XML a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat. 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Hotovost – Transakce)

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Popis exportu – Generický XML export Hotovostních transakcí

Publikováno

Účtování jednotlivých akcí ve Fidoo

Stejně jako vy i ostatní klienti řeší, jak Fidoo zaúčtovat. Právě proto jsme dali dohromady jejich zkušenosti a záleží jen na vás a vašich potřebách, kterou cestu si zvolíte.

Fidoo jako bankovní účet

Fidoo jako záloha

Fidoo jako pokladna

 

Legenda

Výdaje vytvořené kartou KB

Legenda

Publikováno

Výdaje Money S3

Obecný popis

Důrazně doporučujeme při importu dat z FIdoo do Money S3 zakoupit a používat doplněk do Money S3 s názvem XML DE Profi (viz https://money.cz/produkty/ekonomicke-systemy/money-s3/moduly/xml-de-profi/ ). Tento doplněk celý importní proces výrazně zjednoduší a zrychlí.

Pro případ, že modul XML DE Profi v Money S3 ani přes naše doporučení nemáte, tak tento dokument popisuje principy a postupy importu z Fidoo do Money S3 bez použití zmíněného modulu XML DE Profi.

Integrace Fidoo na Money S3 je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Money S3.

Tento specifický export Výdajů je určen pro datový přenos Výdajů (účetních dokladů) z Direct Fidoo do software Money S3 od společnosti Solitea. V Money S3 se z výdajů stanou přijaté faktury a závazkové doklady dle pravidel uvedených níže.

Výdaje se do Money S3 importují do dvou různých agend, a to konkrétně do agendy „Závazky“ a do agendy „Faktury přijaté“. Jako závazek je brán každý korunový (tuzemský) výdaj s částkou do 10 000 Kč včetně.

Naproti tomu výdaje v cizí měně či korunové výdaje s částkou nad 10 000 Kč se do Money S3 dostávají jako přijaté faktury.

Součástí importního souboru je i seznam použitých předkontací (definice agendy, zkratka, účet Má dáti a účet Dal). Pokud některá z použitých předkontací není v systému Money S3 zavedena, tak bude automaticky při importu založena.

Exportní formát byl vyráběn, testován a optimalizován pro Money S3 verze 21.660. Ujistěte se, že máte tuto verzi nebo verzi novější. 

Transformační pravidla

  1. Pravidla pro práci s cizí měnou a výší dokladu nad 10.000 Kč
    – V případě CZK se rozhoduje, zda jsou nižší nebo vyšší než 10.000.
    – V případě 10.000 a vyšší se tvoří faktura přijatá a nová zkratka předkontace.
    – V případě nižší než 10.000 se tvoří závazkový doklad.
    – V případě cizí měny jsou všechny doklady a faktury přijaté a tvoří se nová zkratka předkontace.
  2. Pravidla pro Předkontace
    – Při importu nákladových položek z Fidoo do Money S3 se nejprve vytvoří zkratky předkontací pro potřeby zaúčtování faktur přijatých.
    – Zkratka předkontace se rovná zkratce předkontace v aplikaci Fidoo.
    – Předkontace obsahují účet MD i D dle účtu, který byl zadán v aplikaci Fidoo.
    – Pokud některá z použitých předkontací není v systému Money S3 zavedena, tak bude automaticky při importu založena.
  3. Pravidla pro faktury přijaté
    – V případě, že existují položky, tak se položky vypíšou a vytvoří se z nich cena.
    – V případě, že položky neexistují, tak se vytvoří položky pro Základ a případně i pro DPH.
    – V případě, že sazba DPH není zadána, je rovna 0%.
    – Rozlišuje se zde typ úhrady – kartou nebo hotově.
    – V případě, že není zadána zkratka členění DPH, tak pro 0% sazbu DPH se automaticky vloží 19Ř00P, pro nenulovou sazbu DPH se vloží 19Ř40,41.
    – V případě, že se jedná o fakturu v cizí měně, tak se dosazuje kurz dle programu Money S3.
    – Do kolonky variabilního a párovacího symbolu se vkládá regex \[0-9]+ => pouze numerické
    hodnoty.
    – Párování takto importovaných závazků a přijatých faktur na bankovní doklady v případě Fidoo karet probíhá přes párovací znak „Short ID“ (resp. jeho číselná část) výdaje z Fidoo propsané do položky „párovací znak“ nebo „variabilní znak“.
    – Párování takto importovaných závazků a přijatých faktur na bankovní doklady v případě karet KB probíhá přes párovací znak „entry_reference“ z transakce KB propsané do položky „párovací znak“ nebo „variabilní znak“.

    3.1. Princip importu výdaje bez položek do agendy „Faktury přijaté“
    Do agendy „Faktury přijaté“ jsou importovány tuzemské výdaje s hodnotou nad 10 000 Kč a k tomu i všechny výdaje zahraniční. Tato kapitola popisuje případ importu zahraničního výdaje, který neobsahuje žádné položky.  
    Při importu výdaje vznikne i 1 standardní položka, která přebírá data z hlavičky výdaje.  

    Přijatá faktura v Money S3:

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

    Algoritmy použité při transformaci dat mezi Fidoo aplikací a agendou „Přijaté faktury“ v Money S3:  
    – Popis dokladu – použije se „poznámka“, pokud není vyplněna, pak se použije „název výdaje“.
    – Variabilní (Párovací) symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“.
    – Datum DUZP – použije se „datum zdanitelného plnění“, pokud není vyplněno, pak datum vytvoření výdaje.
    – Poznámka – jedná se o text následující struktury: „poznámka“ + „Adresa: (adresa obchodníka)“ + „Držitel karty: (číslo zaměstnance)“.
    Položky faktury:
    – Popis – představuje „popis položky“ doplněný o typ položky, konkrétně text „- Základ“ (= základ daně) či text „- DPH“ (= daň DPH v definované výši).
    – Kurz – týká se pouze zahraničního výdaje a jeho hodnota se vypočítá jako podíl částky v Kč a částky v původní měně, zaokrouhlená na dvě desetinná místa.
     – Typ ceny – základ daně (tj. hodnota „Bez DPH“). 
     – Poznámka – týká se pouze zahraničního výdaje – jedná se o text následující struktury: Kurz je: (kurz). Měna je: (měna výdaje).   

    Ostatní údaje se přebírají bez podmínek – podle výše uvedených obrazovek.

    3.2. Princip importu výdaje s položkami do agendy „Faktury přijaté“
    Tato kapitola popisuje případ importu tuzemského výdaje s položkami, a to s částku nad 10 000 Kč. Každá z položek výdaje se naimportuje jako jedna normální položka.

    Přijatá faktura v Money S3:

    A její položka:

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

  4. Pravidla pro Závazkové dokumenty
    – Při importu se rozhoduje, zda se jedná o doklad v CZK nebo cizí měně, přičemž doklady v CZK s částkou nižší než 10.000 se importují do závazkových dokladů.
    – U existenci položek a sazeb DPH zde platí stejná pravidla jako u faktur přijatých.
    – Do závazkových dokladů se importují účty MD a D, tedy všechny položky jsou rozúčtovací.
    – Do kolonky variabilního a párovacího symbolu se vkládá regex \[0-9]+ => pouze numerické
    hodnoty.

    4.1. Princip importu výdaje bez položek do agendy „Závazky“
    Importovaný záznam se dvěma rozúčtovacími položkami, které odpovídají celkové částce výdaje. Jedna z položek odpovídá základu daně a druhá samotné dani DPH v definované výši.  

    Závazkový doklad v Money S3:  

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

    Algoritmy použité při transformaci dat mezi Fidoo aplikací a agendou „Závazky“ v Money S3:  
    – Popis dokladu – použije se „poznámka“, pokud není vyplněna, pak se použije „název výdaje“, 
    – Variabilní (Párovací) symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“, 
    – Datum DUZP – použije se „datum zdanitelného plnění“, pokud není vyplněno, pak datum vytvoření výdaje, 
    – Poznámka – jedná se o text následující struktury: „poznámka“ + „Adresa: (adresa obchodníka)“ + „Držitel karty: (číslo zaměstnance)“. 
    Položky závazku: 
     – Popis – představuje „popis položky“ doplněný o typ položky, konkrétně text „- Základ“ (= základ daně) či text „- DPH“ (= daň DPH v definované výši). 

    Ostatní údaje se přebírají bez podmínek – podle výše uvedených obrazovek. 

    4.2 Princip importu výdaje s položkami do agendy „Závazky“ 
    Tato kapitola popisuje případ importu výdaje s položkami. Každá z položek výdaje se naimportuje jako dvě rozúčtovací položky. Jedna z nich odpovídá základu daně a druhá dani DPH.  

    Závazkový doklad v Money S3:  

    Odpovídající výdaj ve Fidoo aplikaci:

Struktura a popis dat

Název v   Exportu Název interní /   XML Popis pole Vzor dat
Popis expenseName/note Název výdaje/Poznámka   k transakci Nákup bot
PrijatDokl documentId Číslo dokladu 55446677
Doklad – – –
VarSymbol shortExpenseId Zkrácený unikátní   identifikátor výdaje v rámci firmy 2750
ParSymbol shortExpenseId Zkrácený unikátní   identifikátor výdaje v rámci firmy 2750
DatUcPr createExpenseDate Datum vzniku výdaje 2022-02-08
Vystaveno createExpenseDate Datum vzniku výdaje 2022-02-08
Splatno createExpenseDate Datum vzniku výdaje 2022-02-08
Doruceno createExpenseDate Datum vzniku výdaje 2022-02-08
PlnenoDPH taxableDate Datum zdanitelného   plnění 2022-02-08
DodOdb – – –
ObchNazev companyName Název obchodníka Baťa
FaktNazev companyName Název obchodníka Baťa
Nazev companyName Název obchodníka Baťa
ICO identificationNumber IČ obchodníka 27082440
DIC vatId DIČ obchodníka CZ27082440
Ucet bankExport Název účtu zadaný u   integrace cashReg
Uhrada paymentType Typ transakce (např.   cash – hotovostní) cash
PredKontac accountAssignmentCode Kód předkontace AAA
KodDPH vatRate Sazba DPH 19Ř00P
Stredisko costCenters/costCenter Kód nákladového   střediska DOG
Zakazka projects/project Kód projektu FP6
Valuty/Mena/Kod currency Původní měna   transakce EUR
Poznamka expenseName; address;   user/employeeNumber; receiptLink Poznámka: Název   výdaje; Adresa: Držitel karty: Zaměstnanecké číslo; Odkaz na účtenku Poznámka: Nákup bot;   Adresa: Hlavni 1, Zlín; Držitel karty: 123666;   https://api-dev.fidoo.com/doc/download/…
Dokumenty receiptFiles/file Účtenka (pokud je   přiřazena) –
SeznamPolozek – – –
Popis itemDescription Položka – Popis Základ
Predkontac itemAccountAssignmentCode Položka – Kód   předkontace AAA
Cena/Valuty itemTaxBase Položka – Základ daně 19.99
PocetMJ – Konstanta 1
CenaTyp – Konstanta 3
SazbaDPH itemVatRate Položka – Sazba DPH 21
Zakazka itemProject/project Položka – Projekt DO
Stredisko itemCostCenter/costCenter Položka – Nákladové   středisko DOG

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Návody na integrace – Money S3 export Výdajů

Mám zájem
Fidoo logo

Expense Management

FX a zahraniční platby

Direct Fidoo

© Direct Fidoo Payments s.r.o. 2023 Powered by Mastercard. Mastercard je registrovanou ochrannou známkou společnosti Mastercard International Incorporated. Fidoo karta je vydávána na základě licence společnosti Mastercard International Inc. Direct Fidoo Payments s.r.o. je platební instituce zapsaná v seznamu poskytovatelů platebních služeb vedeném Českou národní bankou s oprávněním poskytovat platební služby dle § 3 odst. 1 písm. b), c) a e) zákona o platebním styku.