Search
Close this search box.

Měsíc: Březen 2024

Publikováno

Úvod do světa cestovních příkazů: co jsou a jak je vyplnit?

Cestovní příkazy článek
Úvod › 2024 › 03

Úvod do světa cestovních příkazů: vše, co potřebujete vědět
(... a trochu víc)

Cestovní příkazy, nebo jak jim s oblibou říkáme – „cesťáky“ – mohou znít jako byrokratická noční můra. Když ale víte jak na ně a celý proces zefektivníte, stanou se vaším tajným superhrdinou. Pojďme se ale napřed mrknout na to, co vlastně cestovní příkazy jsou, proč a kdo je musí vyplňovat a jak to celé zvládnout s úsměvem.

Co v článku najdete:

Co je cestovní příkaz? 

Cestovní příkaz je dokument, který zaznamenává všechny důležité informace o služební cestě zaměstnance. Myslete na něj jako na deník cestovního dobrodružství – kdo, co, kde, kdy a hlavně… kolik to bude stát. 

Tento dokument je klíčový pro účetní oddělení, aby mohlo správně vyúčtovat náklady spojené s cestou, a pro zaměstnance, aby dostal spravedlivou kompenzaci za své pracovní úsilí mimo kancelář – diety a cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, což se může hodit například v případě řešení pracovního úrazu.

Kdy je potřeba vyplnit cestovní příkaz a jak?

Jakmile vašeho kolegu čeká výlet za pracovními povinnostmi mimo jeho obvyklé pracoviště, je čas vyplnit cestovní příkaz. Ať už je to konference ve vedlejším městě, nebo schůzka s klientem na druhém konci země, cesťák vás kryje. Postará se o to, aby byla každá koruna vynaložená na cestu správně zaznamenána a vyrovnána.

  1. Před cestou: Zde zaznamenáte základní informace – kdo, kam, proč a kdy. Je to jako plánovat dovolenou, akorát bez moře a koktejlů. Obvykle vás čeká vyplnění osobních údajů, počátku cesty, cílové destinace, účelu cesty, dopravního prostředku a dalších údajů vyžadovaných zaměstnavatelem.
  2. Po cestě: Po návratu ještě zbývá doplnit skutečné výdaje, trasu a jakékoli nečekané peripetie, které stojí za zmínku (a náhradu). Ve Fidoo aplikaci Expense managementu tomuto kousku říkáme “zpráva” – snadno ji přiřadíte k již vytvořenému příkazu. V papírové verzi vás bude čekat vyplnění zadní části cestovního příkazu.

Zní to jednoduše, že? Nuže, dokud nezačnete řešit papírování, sazby, legislativu…

Fyzický cestovní příkaz a jeho varianty

Věřte tomu nebo ne, tradiční papírový cesťák zůstává v některých firmách stále favoritem. Pro jeho vyplnění není třeba žádné technické zdatnosti ani jiné super schopnosti. Šablonu si snadno stáhnete na internetu nebo vytvoříte vlastní, která odpovídá vaším interním potřebám a procesům. Připravte se ale na řadu výzev, které vám nedají pokoj – manuální výpočty náhrad, pravidelné hlídání legislativy, velké riziko chyb a ztrát, nahánění kolegů, kteří nedodali podklady a lavina papírování každý měsíc.

 Moc lákavě to nezní, co?

Online nebo elektronický cesťák

Asi není tajemstvím, že už někoho napadlo tuto mnohdy bolestnou cestu usnadnit a digitalizovat. Voilá, jednodušší, přehlednější a chytřejší cesťáky jsou na světě! Lze je snadno vyplnit a v některých případech i spravovat prostřednictvím účetních programů nebo interních systémů, což přináší i automatické vyplňování některých polí a snadné sdílení mezi zaměstnanci a schvalovateli.

Co kdybyste si to celé ulehčili s Fidoo?

Odhoďte papíry a tabulky, zkuste to chytřeji – s řešením, které zpříjemní život každému, kdo se s cesťáky musel kdy potýkat. Čeká vás svět, kde:

  • Automatické výpočty náhrad se postarají o všechnu matematiku za vás. Vždy přesně, bez chyby a podle platné legislativy.

  • Flexibilní nastavení sazeb vám umožní ušít cesťák na míru vašim potřebám. Pokud například chcete svým kolegům dopřát víc, stačí jednoduchá úprava na pár kliknutí.

  • Snadné připnutí výdajů z cest promění proces vyúčtování v otázku pár minut.

  • Schvalovat cesťáky i výdaje můžete díky mobilní aplikaci odkudkoli a kdykoli potřebujete.

  • Žádná práce navíc je dobrá práce. Již vytvořené cesťáky můžete snadno kopírovat a v případě cesty s kolegou jedním kliknutím vytvoříte cestovní příkaz i pro něj.

A to nejlepší? Všechno je online, dostupné 24/7 a připravené na export/propojení s vaším účetním systémem. Expense management od Fidoo dělá z vyplňování cestovních příkazů hračku – takže místo papírové džungle budete mít čas prozkoumat tu skutečnou!

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

DEMO zdarma

Mohlo by se vám líbit...

Publikováno

Předplacené platební karty: vše, co potřebujete vědět

Fidoo karty
Úvod › 2024 › 03

Firemní předplacené karty: Vše, co potřebujete vědět

Ve světě podnikání je několik věcí jistě daných – jednou z nich je potřeba utrácet peníze, abyste jich mohli vydělávat více. Ať už jde o software, cestování, nebo kancelářské potřeby, každá koruna investovaná do vašeho podnikání má svůj účel. A tady přicházejí do hry předplacené karty pro zaměstnance, které slibují zjednodušení celého procesu správy výdajů. Tak pojďme na to, bez zbytečného otálení!

Co v článku najdete:

Co jsou předplacené karty a proč vás budou bavit?

Přijde vám, že předplacené platební karty jsou jen další kus plastu v peněžence? Tak to úplně není. Představují chytrý způsob, jak udržet firemní výdaje pod kontrolou – a to bez nutnosti zdlouhavého vyplňování formulářů nebo čekání na schválení výdajů. Předplacené karty lze nabít předem určenou částkou a použít je prakticky kdekoliv, což vašim zaměstnancům umožní efektivně a bez problémů spravovat jejich pracovní výdaje.

Začněme u základů… 

V digitální době, ve kterém žijeme, je důležité držet krok s nejnovějšími finančními nástroji, které vám mohou usnadnit život. A předplacené karty jsou jedním z nich. Umožňují snadno sledovat výdaje, nastavovat rozpočty a dokonce zvyšovat bezpečnost vašich firemních financí. A to vše s minimálním úsilím.

Jaké jsou výhody předplacených karet?

  • Kontrola rozpočtu na dosah ruky: Nastavte limity výdajů a sledujte, kam vaše peníze míří v reálném čase. Nastavte na Fidoo kartě omezení jen na vybraný typ plateb, nebo zakažte výběry hotovosti.

  • Bezpečnost na prvním místě: V případě ztráty nebo krádeže karty je riziko omezeno pouze na částku, kterou jste na kartu nahráli. Fidoo kartu můžete navíc pohodlně uzamknout nebo trvale zablokovat přímo z mobilní appky.

  • Flexibilita, kterou potřebujete: Ať už jsou vaši kolegové kdekoliv, mohou používat předplacené karty pro širokou škálu plateb platby – od kancelářských potřeb po služební cesty.

Jak to celé funguje?

Je to jednoduché. Vyberete si poskytovatele, jako je třeba Fidoo, karty nabijete potřebnou částkou ze svého firemního bankovního účtu a vaši zaměstnanci mohou začít platit za vše, co ke své práci potřebují. Díky moderním technologiím můžete výdaje sledovat v reálném čase a získávat užitečná data, která vám pomohou lépe pochopit, jak se vaše peníze utrácejí.

 

Proč si zamilujete Fidoo předplacené karty?  

  • Mistr automatizace: Zapomeňte na ruční dobíjení. S Fidoo kartou jde vše jako mávnutím kouzelného proutku – automaticky, pohodlně a přesně podle vašich pravidel. 

  • Rychlost blesku: Vaši zaměstnanci mohou mít finanční prostředky na kartě dříve, než řeknete „káva na účet firmy“. Ať platí odkudkoliv. Pro Fidoo kartu navíc nemusíte do banky – stačí si o ni online zažádat a do pár dnů je na stole. 

  • Přehlednost na prvním místě: Vítejte ve světě, kde má každá koruna svůj digitální stín. S Fidoo sledujete výdaje v reálném čase a máte firemní finance pod kontrolou. Navíc s možností schvalovat výdaje kdykoli a odkudkoli bez zbytečných prodlev. 

  • Bezpečnost nade vše: Oddělené účty pro dobíjení karet znamenají, že vaše hlavní firemní pokladna zůstává v bezpečí. Žádné nemilé překvapení na obzoru.

  • Jistota licencovaných institucí: Fidoo karty jsou vydávány na základě licence společnosti Mastercard International Inc.Direct Fidoo Payments s.r.o. je platební instituce zapsaná v seznamu poskytovatelů platebních služeb vedeném Českou národní bankou s oprávněním poskytovat platební služby.

  • Flexibilita, co se neztratí: Ať už je vašich zaměstnanců pět nebo pět set, Fidoo karty se přizpůsobí každému. Platby mobilem nebo chytrými hodinkami? Samozřejmost.

  • Sbohem, papírové účtenky: Utrácení peněz může být zábava, ale shánění účetních dokladů? To už ne. S Fidoo snadno přiřadíte ke každému výdaji fotku účtenky. Dveře rychlejšímu vyúčtování se právě otevírají! 

  • Digitální revoluce ve výdajích: Hotovostní pokladny? Ty jsou retro. S Fidoo kartami je každý výdaj jen “tick” – ✔ – na displeji. A pokud přeci jen nějakou hotovost potřebujete, při výběru z bankomatu se vám automaticky založí hotovostní peněženky. Pro evidenci hotovosti bez problémů.

Není čas na změnu?  

Předplacené platební karty nabízí nový svět možností pro správu firemních výdajů – jsou bezpečné, flexibilní a umožňují vám udržet vaše finance pod kontrolou. Ať už jste startup na vzestupu nebo zaběhnutá firma, zvažte jejich zavedení do vašeho finančního arsenálu. Věřte nám, vaše budoucí já (a vaše účetní oddělení) vám poděkuje.

Teď, když už víte vše podstatné, je čas přemýšlet o tom, jak předplacené karty zapadnou do vaší firemní strategie. A pamatujte, výběr správného nástroje pro evidenci a správu výdajů, jako je Fidoo Expense management, může být klíčem k efektivnějšímu a šťastnějšímu pracovnímu prostředí. 

Tak na co ještě čekáte?

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

DEMO zdarma

Mohlo by se vám líbit...

Publikováno

CFOs trendy v roce 2024, které by vám neměly uniknout

CFOs trendy 2024
Úvod › 2024 › 03

CFO trendy pro rok 2024: Navigujte se v budoucnosti financí

Co v článku najdete:

CFOs a jejich týmy stojí na prahu nové éry 

Každý rok se tempo inovací zrychluje a přináší nové výzvy i příležitosti. Ale nebojte, my vás v tom nenecháme! O pár řádků níže se podíváme na klíčové trendy, které v roce 2024 formují svět CFOs a na to, jak můžete tyto poznatky využít k získání výhody a dosažení úspěchu ve své firmě.

Příprava na ESG (nefinanční) reporting 

ESG reporting už není strašákem vzdálené budoucnosti, ale aktuálním tématem. Obzvlášť s novou směrnicí CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) a její blížící se platností. S ní totiž přichází povinnost pro více než tisíc českých firem reportovat ESG data podle jednotných Evropských standardů pro podávání zpráv o udržitelnosti, což je klíčový milník v evropské agendě udržitelných financí. 

Pro finanční týmy a CFOs to znamená, že se musí stát klíčovými hráči ve strategickém řízení ESG iniciativ. To zahrnuje nejen sběr a analýzu dat, ale i spolupráci s týmy pro udržitelnost a vedením firmy k zajištění srozumitelnosti, konzistence a transparentnosti informací.  

Od kdy a pro koho začne platit ESG reporting

Od byznys modelu po analýzu materialit

Nejčastějšími výzvami, se kterými se firmy v oblasti ESG reportingu setkávají, je zajištění přístupu k relevantním a konzistentním informacím a pochopení reportovacích standardů. Ty zahrnují například obecné informace o řízení udržitelnosti, obchodním modelu, dodavatelském řetězci, firemní ESG strategii a také analýzu materiality, která je klíčová pro identifikaci podstatných dopadů, rizik a příležitostí. Právě tato analýza je pro firmy významná, protože na ní bude záviset, které ESG indikátory bude firma reportovat. Od informací o spotřebě energií, emisích skleníkových plynů, spotřebě vody nebo zaměstnaneckých datech. 

A co s ESG tématy, které se firmy rozhodnou vynechat? Bude pro to potřeba dobré odůvodnění. To zahrnuje detailní popis procesu, jak byla významnost (materialita) dopadů, rizik a příležitostí posuzována. 

AI a digitalizace: (Ne)tajná zbraň pro vyšší efektivitu

Digitalizace, automatizace a nástroje poháněné umělou inteligencí nejsou jen přechodné trendy, ale zásadní změny v tom, jak CFOs pracují a přidávají hodnotu svým organizacím. A kdo nenaskočí hned, vlak mu ujede.  

 Jde o zásadní posun v operacích CFOs – od zjednodušení rutinních úkolů, díky čemuž se mohou finanční týmy soustředit na strategičtější aktivity, až po pokročilou prediktivní analýzu, lepší řízení rizik nebo prognózování finančních výsledků pomocí generativního AI.  

Všichni stakeholdeři chtějí relevantní data, a to hned

Zpracování dat shromážděných během delšího časového úseku už nesplňuje požadavky dnešního rychlého tempa podnikání. CFOs se musí zaměřit na zpracování dat v reálném čase, na které pak mohou společně s dalšími vedoucími pracovníky, jako jsou CEOs, COOs a vedoucí oddělení, reagovat rychleji a s lepší informovaností.  

Na významná rozhodnutí zkrátka není možné čekat do konce měsíce. Ale nezoufejte. Naštěstí žijeme ve 21. století a někoho už napadlo vymyslet řadu aplikací a systémů, které napomáhají k efektivním procesů. Takových, které už často nepotřebují manuální lidský zásah, ale zvládnou nějaký kus procesu sami.

Svět účetnictví nezůstane beze změny

Nový konsolidační balíček byl sice odsouhlasen již na konci minulého roku, nicméně s sebou přináší řadu změn, které budou CFOs a jejich týmy doprovázet po celý letošní rok. 

O čem je řeč? Od možnosti vést účetnictví v cizí měně, změnách v odvodech u dohod o provedení práce po úpravu v daňovém zvýhodnění zaměstnaneckých benefitů. Celý přehled najdete například zde.  

Tím to však nekončí. Kartami zamíchá i připravovaný zákon o účetnictví, který je ve schvalovacím řízení a měl by platit od 1.1.2025. Co přesně přinese zatím není nikde doslovně vytesáno, už teď ale víme, že to bude velká změna. Už jen v rámci toho, že se zákon bude opírat o řadu věcí z IFRS (mezinárodní standardy účetního výkaznictví). Například v otázkách vykazování leasingu nebo vykazování aktiv v reálné hodnotě. 

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

DEMO zdarma

Mohlo by se vám líbit...

Publikováno

Jak správně vést knihu jízd a pro koho je potřebná?

Online kniha jízd Fidoo
Úvod › 2024 › 03

Jak správně vést knihu jízd a pro koho je potřebná?

Správné ovládání knihy jízd a evidence používání pracovního vozidla mohou být stejně hladké a bezproblémové činnosti jako vaše ranní cesta do práce s kávou v ruce. Představte si, že přestane být každá služební cesta administrativní noční můrou a stane se jen dalším drobným, ale důležitým krokem ve vaší efektivní pracovní rutině. 

Chcete vědět jak na to? Čtěte dál!

Co v článku najdete:

Pro koho je vedení knihy jízd povinné? 

Ať už jste na cestách každý den nebo jen občas, správné vedení knihy jízd je nepostradatelné pro každého, kdo využívá motorové vozidlo k výkonu své profese.

Obecně platí, že odpovědnost za vedení knihy jízd nese provozovatel vozidla, tedy zpravidla zaměstnavatel. Doložení knihy jízd se bude vyžadovat typicky v těchto případech:

  • V případě plátců DPH (nebo neplátců, kteří nepoužívají paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem), kteří si budou nárokovat daňový odpočet za reálné náklady pohonných hmot.
  • U každého, kdo dokládá dodržování bezpečnosti práce. V tomto případě je totiž požadováno vykázat dobu čerpání povinných bezpečnostních přestávek.

Co by měla kniha jízd obsahovat?

Do knihy jízd je potřeba vyplnit řadu informací, které osvětlí každou jednotlivou cestu. K těm patří:

    • Datum a čas odjezdu a příjezdu
    • Destinace – odkud jste vyjeli a kam míříte
    • Jaký je váš účel cesty
    • Počet ujetých kilometrů – počáteční a konečný stav tachometru
    • Údaje o tankování
    • Bezpečnostní přestávky (alespoň 30 minut každé 4,5 hodiny)
    • Jméno a příjmení řidiče

V knize byste měli také uvést:

    • Typ vozidla a paliva
    • SPZ
    • Průměrnou spotřebu dle technického průkazu

Pro výpočet částky k dodanění pak ještě dodejte informace o pořizovací ceně a zda se jedná o nízkoemisní vozidlo.

Jednotlivé záznamy musí být chronologicky uspořádány a musí na sebe navazovat. Pokud používáte tištěnou verzi knihy jízd, neměl by chybět podpis řidiče.

Základní zásady pro vedení knihy jízd?

Ideálním scénářem je zapisovat údaje do knihy jízd ihned po každé cestě. Zaprvé si údaje nemusíte později pamatovat a za druhé vás nával administrativy na konci měsíce může pořádně zasypat. V případě, kdy knihu jízd vedete za účelem bezpečnosti práce, dokonce máte povinnost vést ji na denní bázi, její zpětné vyplňování je zakázáno.

Online Kniha jízd od Fidoo

Proč zvolit online knihu jízd? Čeká vás cesta plná výhod! 

Zapomeňte na papírový chaos a excelové tabulky, které z vaší kanceláře dělají archív zapomenutých dokladů. S Fidoo se vaše služební cesty stanou součástí digitálního světa, kde je všechno rychlejší, jednodušší a vždy po ruce. Přesně jak má být.

 

  1. Efektivita na prvním místě: Zapomeňte na zbytečnou administrativu. S naší appkou přidáváte, kopírujete a schvalujete jízdy hladce a bez zádrhelů. Snadné rozlišení soukromých a pracovních jízd? Samozřejmost. S Fidoo ušetříte desítky hodin, které byste jinak museli věnovat zpracování papírové nebo excelové knihy jízd.
  2. Vše pod kontrolou: Každý krok je intuitivní a zajišťuje, že je kniha jízd vždy aktuální a přesná. Na konci měsíce každý fleet manager vidí, v jakém stavu je kniha jízd jednotlivých zaměstnanců, zkontroluje ji a následovné ji může buď potvrdit, nebo zamítnout s odůvodněním.
  3. Bezchybné výpočty: Automatické výpočty prováděné v rámci naší Knihy jízd jsou vždy aktuální a v souladu s platnou legislativou. Co můžeme, uděláme za vás.

Zkrátka a jasně – přechodem na Fidoo a naši elektronickou knihu jízd nezískáte jen úsporu hodin strávených papírováním. S online cesťáky, předplacenými firemními kartami a digitalizací účtenek se dostanete na nepoznanou úroveň efektivity! 

P.S. Dejte i na jiná slova, než naše. Podívejte se, jak Expense management pomáhá firmám zbavit se zbytečné administrativy a šetří jejich čas i peníze.

 

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

DEMO zdarma

Mohlo by se vám líbit...

Mám zájem
Fidoo logo

Expense Management

FX a zahraniční platby

Direct Fidoo

© Direct Fidoo Payments s.r.o. 2023 Powered by Mastercard. Mastercard je registrovanou ochrannou známkou společnosti Mastercard International Incorporated. Fidoo karta je vydávána na základě licence společnosti Mastercard International Inc. Direct Fidoo Payments s.r.o. je platební instituce zapsaná v seznamu poskytovatelů platebních služeb vedeném Českou národní bankou s oprávněním poskytovat platební služby dle § 3 odst. 1 písm. b), c) a e) zákona o platebním styku.