Search
Close this search box.

Checklist: Usnadněte si měsíční účetní závěrku

Úvod 2024 Strana 3

Checklist: Usnadněte si měsíční účetní závěrku

Další měsíc u konce, další měsíční závěrka. Neopomínejte ji, jasný přehled o finanční situaci je klíčový pro následující řízení a plánování v rámci celé firmy. Navíc když vám pasuje měsíční vyúčtování, bude o to snazší uzavřít i celý rok.

Při měsíční účetní závěrce firma zpracovává a uzavírá všechny své účetní transakce za uplynulý měsíc. Sedí všechny finanční záznamy jako jsou faktury, výdaje, příjmy? Nechybí žádný účetní doklad? Není toho málo, a proto se hodí mít při ruce praktický přehled, na co při vyúčtování nezapomenout.

Proč se na měsíční závěrku připravit dopředu?

Kdo je připraven, není na konci měsíce překvapen. A taky na nic nezapomene. Když budete sledovat výdaje v reálném čase, zajistíte si ve financích pořádek a nic vám nikam neuteče. S Expense managementem od Fidoo, který se postará o automatizaci zaměstnaneckých výdajů a funkčním checklistem navíc můžete postupovat systematicky a minimalizovat rizika případných chyb.

Snížíte počet účetních chyb

Účetní výkazy obsahují spoustu dat, která mohou být buď nekompletní nebo naopak duplicitní. Chybí vám třeba účtenky, protože si je zaměstnanci s oblibou nechávají různě po kapsách? S jednoduchou a rychlou digitalizací účtenek ihned po nákupu v aplikaci Expense management vám už žádná neunikne. Prostě zaplatíte, vyfotíte, připnete k výdaji a vše pro kompletní odpočet DPH je připraveno.

Přesné vyúčtování, lepší výsledky

Přesný reporting umožňuje vedení firmy identifikovat a řešit problémy efektivně a včas. Kontrolu a vyúčtování výdajů je také dobré mít pod palcem v reálném čase a nečekat na termíny, kdy mají dostat data do rukou klíčoví decision makeři. To může být příliš pozdě.

Zvýšíte efektivitu

Checklist zkracuje čas potřebný k organizaci a podávání interních finančních zpráv. Všechny týmy ve vaší firmě tak vědí, na čem jsou a mohou efektivně reagovat na vývoj čísel.

Audit? Vždy připraveni

Checklist vám pomůže nejen s přípravou na nečekaný audit, ale také s přípravou ročních finančních výkazů. Je to jednoduché – když máte dobře zpracované měsíční závěrky, při té roční nebudete mít tolik práce.

S čím firmy bojují na konci měsíce

Určitě už jste zaslechli, že je účetní závěrka poměrně jednoduchý proces. Může se však proměnit v pěkné peklo. S rozšiřováním týmů a růstem firmy se realita účetních stává řadou hektických úkolů, které nakonec trvají déle, než by měly.

S dobře nastavenými procesy a digitalizací účetnictví však můžete vše výrazně zefektivnit. Kromě digitální evidence účetních dokladů vám pomůže i to, že máte všechny firemní výdaje na jednom místě. Uvidíte všechna data od kolegů, měsíc v pohodě uzavřete a podklady pro mzdy budou hotové v rekordním čase.

Checklist: 6 věcí, na které myslet při závěrce

První úkol je možná banální, a to sice začít včas. Máte toho totiž na stole docela dost. Termíny, úkoly, notifikace, to vše si zautomatizujte a dejte do kalendáře, ideálně ne toho papírového. A teď k tomu nejdůležitějšímu.

  1. Evidujte všechny příjmy
    Spočítejte všechny příjmy, zda byly zaplaceny nebo kdy jsou splatné. Porovnejte faktury a bankovní výpisy, abyste zkontrolovali, zda v nich nejsou nepřesnosti. Pokud nějaká platba chybí, pošlete zákazníkovi upomínku o dlužné částce.
  2. Zkontrolujte závazky
    Kontrola záznamů o závazcích by měla obsahovat zejména shromáždění veškeré potřebné evidence. Zjistěte, které závazky byly uhrazeny a neuhrazené vyrovnejte. Každá transakce by samozřejmě měla být v bankovních účtech evidována s odpovídajícím účetním dokladem nebo fakturou. 
  3. Porovnejte záznamy s výpisy z účtu
    Pokud se čísla shodují, máte vystaráno. Pokud však nesouhlasí, máte před sebou ještě nějakou práci. Je čas zapátrat hlouběji, zjistit důvod rozdílu a problém řešit. Zaevidujte také drobnou hotovost a k ní přidružené transakce.
  4. Nezapomeňte na dohadné účty

    Dohadné účty, nebo také dohadné položky, slouží k zaúčtování již existujících pohledávek nebo závazků, které patří do daného období, ale schází u nich kompletní podklady. A tudíž je neznámá přesná částka. Dělí se na aktivní (třeba pohledávka za pojistnou náhradu od pojišťovny) a pasivní (typicky nevyfakturované dodávky služeb a energií nebo náhrada za nevybranou dovolenou). Proč to dělat? Smyslem je co nejpřesněji vyjádřit finanční situaci účetní jednotky v daném období. A až bude účetní doklad k dispozici, dohadné položky se stornují nebo přeúčtují na účty příslušných pohledávek či závazků.

  5. Zkontrolujte majetek, udělejte inventuru

    Firemní vozy, výbava kanceláří, nemovitosti, ale i ochranné známky, patenty či doménová jména. To vše patří do dlouhodobého majetku společnosti a mnoho z těchto aktiv vytváří měsíční náklady. Zaznamenejte proto veškeré výdaje spojené s majetkem firmy.

    Pokud prodáváte fyzické výrobky, čeká vás také inventura. Ujistěte se, že je vaše skladová dokumentace neustále aktuální. Produktové portfolio, nutnost doplnění skladových zásob nebo blížící se data expirace taktéž ovlivňují výsledný report a na něj navazující strategická rozhodnutí.

  6. Připravte finanční reporty

    Hlavní kniha, výkaz zisku a ztráty, účetní rozvaha, cash flow – to jsou základní výstupy závěrky, které dostávají do rukou vedoucí pracovníci a na základě nich mohou pružně reagovat a úspěšně vést jednotlivá oddělení i celou firmu. Díky měsíční účetní závěrce odhalíte případné nejasnosti rychle a můžete je řešit dřív, než narostou do obtížně řešitelných problémů na konci roku.

A to je vše. Jděte na to chytře a šetřete čas i peníze, kde to jde. Se službou Expense management od Fidoo bude nejen váš měsíční závěrkový checklist vyplněný o mnoho snadněji a o desítky hodin rychleji.

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Test: Je vaše firma ohrožena plýtváním financí?

Úvod 2024 Strana 3

Rychlý test: Je vaše firma ohrožena plýtváním financí?

Léto je tady a spolu s ním i perfektní příležitost pro každou firmu přehodnotit své finanční strategie a srovnat své rozpočty do latě. Kromě slunečních paprsků by tak mohl konečně zazářit i finanční management českých firem. V nedávném článku jsme odkryli, že pouze 15 % českých firem měří své náklady v reálném čase. I ty drobné. A že je právě letní klidné období ideální příležitostí pro optimalizaci finanční kázně. Teď jdeme o krok dál a nabízíme vám rychlý test, který odhalí, zda vaše firma plýtvá finančními prostředky a poskytne vám návod, jak tato slabá místa eliminovat. 

Jdeme na to!

  1. Jak často monitorujete své nepravidelné výdaje?
    a) Jednou měsíčně (1 bod)
    b) Týdně (2 body)
    c) V reálném čase (3 body)
  2. Jak dlouho trvá, než se data o výdaji dostanou do účetnictví?
    a) Měsíc i déle (1 bod)
    b) Týden až měsíc (2 body)
    c) Do jednoho dne (3 body)
  3. Jakým způsobem schvalujete výdaje?
    a) Nemáme jednotný systém (1 bod)
    b) Ústně, po e-mailu, přes nadřízeného (2 body)
    c) Digitálním podpisem (3 body)
  4. Jakým způsobem sledujete své náklady?
    a)
    Ručně v tabulkách (1 bod) 
    b) Pomocí specializovaného účetního softwaru (2 body) 
    c) Pomocí automatizovaných nástrojů s reálnými daty (3 body)
  5. Jak rychle se dozvíte o neočekávaných výdajích? 
    a) Okamžitě (3 body) 
    b) Ve shrnutí nákladů (2 body) 
    c) Musím se po nich sám/sama ptát (1 bod)
  6. Máte přístup k detailním reportům o nákladech v reálném čase? 
    a) Ne, nemáme (1 bod) 
    b) Na vyžádání (2 body) 
    c) Ano, v reálném čase (3 body)
  7. Jakým způsobem plánujete a předpovídáte své náklady? 
    a) Nepredikujeme (1 bod) 
    b) Čtvrtletní plánování s měsíčními revizemi (2 body) 
    c) Kontinuální plánování s automatizovanými revizemi (3 body) 

Vyhodnocení výsledků

7–10 bodů: Vaše firma má pravděpodobně silné nedostatky v hlídání a vyhodnocování nákladů. Přímo úměrně tomu je ohrožená plýtváním i rozpočtovou nekázní. 

11–17 bodů: Vaše firma má implementovanou část základních procesů, i tak má ale řadu slabých míst, která ji vystavují zbytečnému riziku. 

18–21 bodů: Vaše firma má dobrou schopnost hlídat náklady v reálném čase, i tak by se však měla nadále zlepšovat. 

Získejte kontrolu nad výdaji do svých rukou! 

Prozradily na vás výsledky nějaké nedostatky? Je načase jednat! S Expense managementem od Fidoo je to hračka: zajistí maximální efektivitu a přesnost ve vašich firemích výdajích.

  • Digitalizace účtenek: Všechny účetní doklady digitálně na jednom místě, přehledně a kdykoli k dispozici. 
  • Cestovní příkazy online: Schvalování a vyúčtování pracovních cest snadno, rychle a s automatickými výpočty náhrad.

Nečekejte, až vás finanční chaos dostihne. Jednejte hned teď a získejte pevnou kontrolu nad svými firemními náklady s pomocí Expense managementu od Fidoo. Vylepšete své praktiky a dovolte slunci, aby zářilo nejen venku, ale i ve vašem finančním managementu.

Zjednodušte správu svých firemních výdajů!

Mohlo by se vám líbit...

Udělejte si přes léto pořádek ve firemních financích

Rozpočtová kázeň firem
Úvod 2024 Strana 3

Udělejte si pořádek ve firemních financích: Léto je ideálním obdobím

V posledních týdnech přinesly ekonomické ukazatele podnikatelům příslib lepších časů. Meziroční inflace klesla na 2,6 procenta, ceny klíčových komodit se snižují a výhled cen ropy je také stabilní a zlepšení cashflow je na dohled. Avšak tato růžová situace může být zrádnou pastí. Více zakázek v nadcházejících měsících totiž může paradoxně přinést větší ztrátu. My pro vás ale máme v šuplíku pár rad, jak se vyhnout nástrahám a efektivně spravovat firemní finance.

České firmy ve finančním managementu selhávají

Je to až k neuvěření, kolik českých firem – především těch malých a středních – stále zaostává v oblasti precizního finančního managementu. Pouze malé procento dokáže monitorovat veškeré náklady v reálném čase. Podle našich dat to zvládá méně než 15 procent firem. Většina finančních dat se stále hromadí v papírové podobě, což zpomaluje jejich analýzu a reakce na ně. A jak praví staré dobré rčení: Kdo neměří, ten neřídí.

Kontrola nákladů v době růstu

Je to tak, firmy více kontrolují své náklady, když jim rostou. Při vyšších cenách pohonných hmot či inflaci se firmy pečlivě ptají, kam jejich peníze míří. Jakmile se však situace zlepší, ostražitost často klesá. Výsledkem je slabší rozpočtová kázeň a vyšší riziko, že firma nedokáže efektivně transformovat menší náklady do většího zisku.

Léto: Ideální čas pro zavedení pořádku v nákladech

Letní měsíce jsou ideálním časem pro zlepšení rozpočtové kázně. Firemní náklady se v létě chovají jinak – jsou méně pravidelné a ovlivněné dovolenými. Tento variabilní soubor dat je ideální pro krátkodobé testování a zlepšení finanční správy.

V létě také částečně mizí problém s nedisciplinovanými zaměstnanci. Právě ti jsou důvodem, proč 56 procent firem nikdy nedokázalo zavést tak základní věc, jako je digitalizace účtenek. Chybí kázeň. Léto je proto ideální doba pro první změny a postupnou motivaci zaměstnanců ke změně přístupu. Třeba tím, že za ušetřený čas získaný okamžitým focením účtenek a jejich nahráváním do aplikace Expense management ušetří čas nejen sobě, ale i celé firmě. 

Efektivní správa výdajů: Tři kroky k úspěchu

  1. Digitalizujte účetnictví: Převod účetních dokladů do elektronické podoby zjednoduší jejich sledování. S naší funkcí digitalizace účtenek máte všechny účetní doklady na jednom místě, což usnadní jejich správu a kontrolu.
  2. Motivujte zaměstnance: Léto je skvělou příležitostí, aby se zaměstnanci naučili zapisovat služební cesty do online knihy jízd, vyplňovat online cestovní příkazy a fotit účtenky. Nabídněte jim motivační pobídky, jako je volno navíc.
  3. Pravidelné revize: Pravidelné kontroly a audity využívání online služeb pomohou odhalit a zrušit nevyužívaná předplatná. K tomu vám pomohou předplacené platební karty. Vše na jednom místě a přehledně. Když navíc začnete schvalovat výdaje v reálném čase kdykoliv a odkudkoliv v naší mobilní appce, máte téměř vyhráno.

Jste si jistí, že nakládáte s finančními prostředky efektivně?

Připravili jsme pro vás rychlý test, který vám pomůže zjistit, zda je vaše firma ohrožena plýtváním finančními prostředky. Je to jednoduchý a účinný způsob, jak si dát dohromady finance během období klidu a být si tak jistí, že vás plýtvání nedostane v těžkých týdnech do kolen a v těch radostných připravovat o zasloužený zisk. 

Připravte se na nejistou budoucnost!

Ekonomické ukazatele naznačují, že inflace ještě nemusí říci sbohem a růst nebude pro všechny samozřejmostí. Firmy, které nepracují na své finanční disciplíně, mohou čelit větším problémům.

Nečekejte, až vás nepořádek dostihne – začněte jednat hned teď a získejte pevnou kontrolu nad svými firemními výdaji díky Expense managementu od Fidoo. Využijte pomocníky jako je elektronická kniha jízd, online cestovní příkazypředplacené platební karty pro týmy i jednotlivce.

Zjednodušte správu svých firemních výdajů!

Mohlo by se vám líbit...

Sezóna podvodů: 9 tipů, jak v létě chránit peníze doma i v zahraničí

Úvod 2024 Strana 3

9 tipů, jak v létě ochránit peníze doma i v zahraničí

Karta a přihlašovací údaje. Na tato dvě nejslabší místa útočí podvodníci nejčastěji. Níže najdete přehled jejich špinavých triků i tipy, jak se před nimi ochránit.  

1. Varování od „vašeho“ bankéře

Typický scénář: Naléhavý hlas v telefonu mluví o nebezpečí zneužití vašich peněz a doporučí urgentní přesun na bezpečný účet. Je třeba jednat rychle! 

Jak reagovat: Zavěsit. A hlavně nesdělit žádná data, natož kamkoli posílat peníze. Obratem pak kontaktujte svou banku… a ideálně i Policii České republiky. 

2. Výběry hotovosti v zahraničí

Typický scénář: Dobrá zpráva je, že v Evropě se s tímto podvodem setkáte jen vzácně, téměř všechny výběry tu probíhají přes (kontaktní nebo bezkontaktní) čip. Mimo Evropu se ale stále setkáte s bankomaty s magnetickým proužkem. Ten pachatel snadno zkopíruje díky čtecímu zařízení před štěrbinou, kam vkládáte kartu, a vyrobí z něj klon vaší karty. Přes skrytou kameru na bankomatu pak zjistí i váš PIN.  

Jak reagovat: Tady je extrémně důležitá prevence. Na kartě si stanovte co nejnižší denní transakční limity. Jakmile pak zjistíte podezřelou aktivitu, kartu ihned zablokujte, přijdete tak jen o minimum peněz. V nastavení internetového bankovnictví pak můžete nastavit podrobná pravidla používání platební karty (včetně magnetického proužku). 

3. Investice a krypto – výhodně! (Ano, ale ne pro vás.) 

Typický scénář: Investiční poradce, o kterém jste nikdy neslyšeli, vám zavolá nebo napíše e-mail s nabídkou investice nebo nákupu krypta. Stačí, když mu sdělíte přístupové údaje, číslo karty nebo pošlete fotku vašeho OP.  

Jak reagovat: Zavěsit telefon resp. smazat e-mail, aniž kliknete na jakýkoli odkaz v něm. Přístupové údaje, kopie dokladů ani číslo karty NIKDY a s NIKÝM nesdílejte. A samozřejmě nikdy neinstalujte do svého počítače nic, co vám přijde přes neznámý e-mail nebo zprávu přes Whatsapp či jinde. 

4. Falešné stránky „vaší“ finanční instituce 

Typický scénář: Po delším čase se chcete přihlásit do internetového bankovnictví, jehož adresu hledáte ve vyhledávači. Mezi prvními výsledky „svítí“ povědomá adresa. Klikáte na ni a jste ve „svém“ internetovém bankovnictví. Akorát že vůbec ne. 

Jak reagovat: Pokud nemáte stránky vaší finanční instituce uloženy např. v záložce na liště internetového prohlížeče nebo ve složce „Oblíbené“ (oboje doporučujeme) a hledáte je vždy znovu, nechoďte na ně přes vyhledávače. Raději je zadávejte ručně.  

5. Odkazy v podvodných SMSkách 

Typický scénář: „Hitem“ poslední doby jsou SMS s příslib poslání přeplatku za vaše daňové přiznání, ale rozmáhá se i hrozba pozastavení doručení balíčku od přepravní služby.  

Jak reagovat: Neklikat na žádné odkazy v SMS. A pokud náhodou nějakou zásilku skutečně čekáte, kontaktujte přímo dotyčného přepravce a vše si důkladně oveřte.  

6. „Váš balíček je na cestě k vám 

Typický scénář: V e-mailu (poslaném z podezřelé adresy) čtete, že máte zaplatit celní poplatky nebo doplatit cenu za doručení balíčku. Stačí sdílet karetní údaje.   

Jak reagovat: Budeme to opakovat do ochraptění: NIKDY nesdílejte údaje o platební kartě, NIKDY neporcujte podobné transakce a NIKDY neklikejte na odkazy v podobných e-mailech. Oprávněnost doplatku si případně ověřte na oficiálních stránkách dopravce podle čísla zásilky. 

7. Inzerát za všechny prachy. Ty vaše. 

Typický scénář: E-mail nebo jiný neznámý zdroj (SMS aj.) chce údaje o vaší kartě, aby bylo možno provést nákup nebo prodej přes inzerát. 

Jak reagovat: Nedělejte to. Ohledně inzerce komunikujte vždy jen a pouze na stránkách nebo v inzertní aplikaci. 

8. Obnovení hesla

Typický scénář: E-mail vás vyzývá k aktualizaci přihlašovacích údajů nebo k obnově hesla do bankovních a jiných aplikací. Vy ale nevíte o žádném důvodu či problému.  

Jak reagovat: Banky ani jiné finanční instituce své klienty takto NIKDY neoslovují. Smažte ten e-mail a jděte dělat něco užitečnějšího, než sedat na lep podvodníkům. 

9. E-shopy a skvělé zboží, které svět neviděl (doslova) 

Typický scénář: „Cože? Tahle skvělá značka za tak málo peněz? To musím hned objednat, určitě někde udělali chybu, pitomci“, říkáte si a už už se chystáte u obchodníka nakoupit.    

Jak reagovat: Je jedno, jestli se jedná o oblečení, autokosmetiku, dětské zboží nebo zahradní nábytek. Před „výhodným“ nákupem, který samozřejmě zahrnuje i číslo vaší platební karty, si obchodníka řádně proklepněte. Třeba přes jeho obchodní podmínky, recenze na internetu nebo třeba sídlo firmy.  

Teď víte vše, abyste ochránili své peníze a užili si pohodové léto bez zbytečného mrzení.  

Rádi jsme pomohli! 

Zjednodušte správu svých firemních výdajů!

Mohlo by se vám líbit...

5 otázek pro navigaci v FX a zahraničních platbách

5 tipů pro směnu měn a zahraniční platby
Úvod 2024 Strana 3

5 otázek pro navigaci
ve směně měn a zahraničních platbách

Vyznat se ve světě směny měn a převodů peněz do zahraničí je běh na dlouho trať. Výsledky ale přichází v nemalé míře. Čím začít? Zaměřte se na těchto 5 klíčových bodů, které pomohou každé firmě na cestě k chytřejšímu finančnímu řízení v globálním měřítku.

1. Máte své multiměnové cash flow pod kontrolou?

Jako první věc – jak dobře máte pod kontrolou své multiměnové cash flow? Pokud toto téma neřešíte, je vysoká pravděpodobnost, že narazíte na velmi nevýhodný kurz. Jak to vypadá v praxi? Když vám obchodní partner pošle EUR platbu na účet v CZK, dojde k automatické konverzi podle kurzovního lístku. A ten vám do karet zrovna nehraje. To stejné platí i pro odchozí platby v jiné měně, než je měna vašeho účtu. Je třeba nastavit efektivní mechanismy, které vás ochrání před finančními riziky a zachrání výraznou ztrátu na zisku.

2. Jak moc je pro vás individuální kurz transparentní?

Vyjednávání o výhodnějších kurzech může připomínat trnitou cestu. Když už se doberete do cíle, neznamená to hned, že máte vyhráno. Pokud netrváte na transparentnosti. V opačném případě je zde riziko, že je dohodnutý kurz sice lepší než kurzovní lístek, ale pořád o hodně horší než mezibankovní trh – a pro vás reálně dosažitelný kurz. Pro porovnání výhodnosti vám může pomoci získat ve stejný okamžik více cen od různých partnerů. Nebo pochopení logiky marží. Ta může například odpovídat objemu 1 transakce. Pro vás je pak výhodnější dělat méně transakcí s větším objemem

3. Sledujete aktuální vývoj tržního kurzu?

Být v obraze a mít přehled o aktuálním tržním kurzu je zásadním a nezbytným krokem. Jeho pohyby v rámci dne mohou být větší, než s bankou vyjednaná marže. Devizový trh je velmi volatilní a sazby mají tendence se rychle měnit. Přístup k informacím v reálném čase vám dovolí činit chytřejší rozhodnutí a zvolit lepší načasování pro získání výhodnějších sazeb. Pro aktuální a nezpožděná data můžete navštívit například Oanda.com.

4. Víte, kdy v rámci dne sjednat nejlepší kurz?

Pochopení toho, kdy během dne o sazbách vyjednávat, dokáže významně ovlivnit podmínky, které si zajistíte. Na začátku nebo na konci dne může být likvidita trhu nižší, což způsobuje rozšíření tržního bid-ask spreadu (rozpětí mezi nákupní a prodejní cenou). To stejné platí i v okamžiku oznámení významných makroekonomických informací, jako je rozhodnutí centrálních bank o úrokových sazbách.

5. Máte interní kurzovou strategii?

Máte zavedenou strategii pro cílení na konkrétní směnné kurzy v určitém období? Tato strategie se může promítnout do cenotvorby a finančního plánování. Definováním cílových kurzů a použitím technik k zajištění kurzového rizika můžete stabilizovat své finanční výsledky a chránit se proti nepříznivým pohybům na trhu. Příkladem může být uzavření forwardových obchodů, čímž si zajistíte konkrétní úrovně kurzu pro konverze s vypořádáním v budoucnu.

Začněte hned!

Efektivní řízení FX a zahraničních plateb spočívá v kladení správných otázek a zavádění strategií, které jsou v souladu s potřebami vašeho podniku. Proaktivními kroky ke kontrole multiměnového cash flow a získáním informací o tržních podmínkách můžete ochránit podnikání před kurzovým rizikem a vylepšit své finanční výsledky.

Objevte novou éru FX a zahraničních plateb!

Mohlo by se vám líbit...

Jak si nenechat přerůst předplatná přes hlavu?​

Rostoucí počet předplatných
Úvod 2024 Strana 3

Jak si nenechat přerůst předplatná přes hlavu?

V poslední době se marketingové, komunikační a PR agentury stále více spoléhají na předplatná služeb. Tento trend je poháněn zejména rozvojem nástrojů využívajících umělou inteligenci (AI), které přinášejí nové možnosti.  Zároveň se ale jedná o další položky v rybníčku firemních výdajů. Podle našich dat průměrný počet předplatných na agenturu stoupá a s ním roste i objem financí utrácených za služby, které nejsou využívány.

S počtem předplatných rostou i ceny

Z analýz Fidoo vyplývá, že průměrná agentura využívala v minulém roce 7,1 předplatného, což představuje výrazný nárůst. Jen od roku 2021 se číslo zvýšilo o 2,6 předplatného. A předpokládáme, že číslo dále poroste,  za další 3 roky by se mohlo až zdvojnásobit.

Cena za jednotlivá předplatné se také zvýšila na průměrných 7,25 USD za uživatele. Hlavními pohonnými silami tohoto trendu jsou nové AI nástroje a rozšíření stávajících služeb o AI funkcionality.

Většina agentur platí za služby, které nevyužívá

Problém ‚šedých předplatných‘ je stále aktuálnější. Tyto služby jsou často zapomenuty po skončení zkušební doby nebo po odchodu zaměstnance, což vede k nechtěným výdajům. Alarmující je, že až 76 % agentur se setkalo s případy, kdy platily za službu, která nebyla využívána déle než tři měsíce.

Jak mít v předplatných pořádek?

Pro lepší kontrolu nad předplatnými doporučujeme zavést jasné procesy:

  • Zodpovědná osoba: Každé nové předplatné by mělo být aktivováno pouze zodpovědnou osobou, což minimalizuje riziko nechtěné aktivace.
  • Předplacené platební karty: Využití předplacených platebních karet pro hrazení výdajů zvyšuje přehlednost transakcí a umožňuje lepší kontrolu nad výdaji.
  • Pravidelné revize: Pravidelné kontroly a audit skutečného využívání služeb pomáhají odhalit a zrušit nevyužívané předplatné.

Žebříček nejvíce využívaných služeb

Marketingové a další agentury typicky předplácejí následující služby:

  • Office software (např. MS 365)
  • Cloudové úložiště
  • Komunikační platformy (Slack, ClickUp, Notion)
  • Grafické editory (Canva, Figma, Photoshop)
  • Nástroje pro správu sociálních médií a webovou analytiku

S Expense managementem vás nic nepřekvapí

Vzhledem k tomu, že počet předplatných dále poroste, je důležité, abyste zavedli efektivní strategie pro jejich správu.

S Fidoo získáte řešení, které každodenně pomáhá malým a středním podnikům snižovat riziko zbytečných výdajů a pomáhá k chytřejšímu finančnímu řízení. Od bezhotovostního placení výdajů, digitalizaci účtenek, online cesťáky a knihu jízd po rychlé schvalování a vyúčtování na jedno kliknutí!

Automatizujte správu firemních výdajů

Mohlo by se vám líbit...

Obnova Fidoo karty

Kdy je nutné kartu obnovit

Standardní platnost každé platební karty je tři roky. Na platební kartě tak vždy najdete údaje, do kterého měsíce a roku platí. Po tomto termínu již s kartou nezaplatíte. Abychom předešli situaci, kdy vám karta přestane platit a vy nemáte novou – obnovenou kartu k dispozici, automaticky s předstihem spouštíme proces na obnovu karty, tedy vydání nové karty se stejným číslem s novou tříletou dobou platnosti.

Kdo může kartu obnovit

  • Dva měsíce před koncem platnosti karty informujeme jak hlavního správce Fidoo, tak držitele karty o tom, že se blíží konec její platnosti.
  • Od tohoto okamžiku má hlavní správce čas několik týdnů, aby se rozhodl, zda vám kartu obnoví či nikoliv.

Jak potvrdit převzetí obnovené karty

Webová aplikace

  1. Sekce Úkoly Potvrzení převzetí obnovené kartyOtevřít.
  2. Zaškrtněte pole s potvrzením o převzetí a zadejte Potvrdit.

Mobilní aplikace

  1. Spodní menu Další – Úkoly – klikněte na úkol Potvrzení převzetí obnovené karty.
  2. Zvolte Převzít kartu, karta se stává aktivní.

Nejčastější dotazy k webové či mobilní aplikaci

Potvrzením převzetí karty a její aktivací přestává fungovat původní karta a platí již jen karta obnovená s novou dobou platnosti. Před potvrzením převzetí karty se tak vždy ujistěte, že již máte k dispozici novou kartu.

Původní karta v expiraci ke konci své platnosti přestane platit a obnovená karta zůstane v neaktivním stavu až do okamžiku, kdy kartu zaktivujete potvrzením jejího převzetí.

Standardní platnost každé platební karty je tři roky. Na platební kartě tak vždy najdete údaje, do kterého měsíce a roku platí. Po tomto termínu již s kartou nezaplatíte. Abychom předešli situaci, kdy vám karta přestane platit a vy nemáte novou – obnovenou kartu k dispozici, automaticky s předstihem spouštíme proces na obnovu karty, tedy vydání nové karty se stejným číslem s novou tříletou dobou platnosti.

Dva měsíce před koncem platnosti karty informujeme jak hlavního správce Fidoo, tak držitele karty o tom, že se blíží konec její platnosti. Od tohoto okamžiku má hlavní správce čas několik týdnů, aby se rozhodl, zda kartu obnoví či nikoliv, zda potřebuje změnit jméno držitele nebo zda změní adresu pro její doručení. Přibližně měsíc před koncem platnosti posíláme všechny informace k obnovovaným kartám do výroby a poté vám do pěti dnů dorazí obnovená platební karta s novou tříletou platností.

O tom, že se blíží konec platnosti platební karty, informujeme e-mailem hlavního správce Fidoo a držitele karty. Dále tuto informaci zobrazujeme přímo ve Fidoo u jednotlivých platebních karet.

 

V platebních kartách si také můžete vyfiltrovat ty, kterým končí platnost.

Ano, v mobilní aplikaci v seznamu karet zobrazujeme informace o blížící se expiraci karty a její obnově. V detailu karty potom zobrazujeme bližší popis k procesu obnovy – datum expirace, zda je obnova zrušená či nikoliv a kdy vám novou kartu doručíme. Uvedené notifikace slouží pro vás jako uživatele pouze informačně, v případě požadavků na jakékoliv změny je potřeba kontaktovat vašeho hlavního správce.

   

Na detailu platební karty najdete v horní části s upozorněním na blížící se konec platnosti odkaz „Zrušit obnovu karty“. Po kliknutí na tento odkaz vás ještě jednou požádáme o potvrzení, zda si opravdu přejete obnovu karty zrušit či nikoliv.

 

 

Pokud zrušení obnovy karty potvrdíte, uvidíte i na detailu karty informaci, že obnova byla zrušena a karta s uplynutím data platnosti expiruje.

V detailu karty je napravo v části informující o blížící se obnově karty odkaz „Změnit adresu“, pomocí kterého můžete otevřít okno pro zadání nové doručovací adresy nacházející se v České republice.

Kliknutím na odkaz se vám otevře následující okno:

Zadáním nové adresy a uložením nastavení si tuto adresu zaznamenáme ke konkrétní kartě a jakmile bude vyrobená, zašleme vám ji na nově uvedenou adresu. Novou adresu také můžete vidět opět v pravé části v detailu karty.

Skvělé. To znamená, že celý proces obnovy karty proběhl v pořádku a vy už držíte v ruce kartu novou, s novou dobou platnosti. Postupujte následovně:

  1. Zkontrolujte si údaje na kartě, zda jsou v pořádku a souhlasí. Číslo karty zůstalo stejné, změnila se platnost.
  2. Je-li vše v pořádku, přejděte do aplikace Fidoo, kde ve složce Úkoly najdete úkol na potvrzení převzetí karty.

 

Potvrzením převzetí karty a její aktivací přestává fungovat původní karta a platí již jen karta obnovená s novou dobou platnosti. Před potvrzením převzetí karty se tak vždy ujistěte, že již máte k dispozici novou kartu.

Původní karta v expiraci ke konci své platnosti přestane platit a obnovená karta zůstane v neaktivním stavu až do okamžiku, kdy kartu zaktivujete potvrzením jejího převzetí.

Ano, karta nadále zůstává vidět ve Fidoo, jen je označená jako „expirovaná“. Transakce provedené touto kartou jsou stále dostupné stejně jako u kterékoliv jiné karty.

Obnovenou kartu Vám i přesto doručíme, ale bude nefunkční.

V takovém případě je potřeba ihned po potvrzení převzetí nové karty aktualizovat údaje o kartě i u těchto společností. Obnovením karty se mění její platnost, což je jeden z údajů zadávaných při nastavování platebních instrumentů a následující platby by neproběhly.

Ve Fidoo můžete hromadně změnit adresu pro doručení obnovované karty nebo hromadně zrušit obnovu úplně.

V sekci Firemní finance -> Karty si pomocí filtru zobrazte ty karty, ze kterých budete vybírat karty k hromadným změnám.

  1. Karty, u kterých chcete změny provést, vyberte pomocí označení před názvem karty.
    TIP: Chcete vybrat karty hromadně? Označte první kartu, stiskněte a držte klávesu Shift a označte poslední kartu.
  2. Pod třemi tečkami najdete volby pro hromadné změny. U obnovovaných karet také varianty
    a. Změnit adresu doručení
    b. Zrušit obnovu
  3. Následně potřebné změny provedete a potvrdíte.

    Hromadné změny pro obnovu karet ve Fidoo
    Hromadná změny adresy pro doručení karet ve Fidoo

Peníze na kartě

Zjištění zůstatku na kartě

Webová aplikace

  1. Sekce Moje finance – Karty – máte-li více karet, pokračujte na Informace o kartách a zvolte kartu, jejíž zůstatek chcete vidět.
  2. V pravé části obrazovky vidíte disponibilní zůstatek na kartě a blokovanou částku.
    Zůstatek na kartě

Mobilní aplikace

  1. Spodní menu – Karty – klikněte na kartu, jejíž zůstatek chcete vidět.
  2. V detailu karty vidíte disponibilní zůstatek na kartě a blokovanou částku.
    Zůstatek na kartě v mobilu

Žádost o dobití peněz

Webová aplikace

  1. Sekce Moje finance – Karty – máte-li více karet, pokračujte na Informace o kartách a zvolte kartu, kterou chcete dobít.
  2. Klikněte na Dobít kartu (vpravo nahoře).
  3. Napište částku a zvolte Dobít.

Mobilní aplikace

Žádost o nabití karty
  1. Spodní menu – Karty – klikněte na kartu, kterou chcete dobít.
  2. Zvolte Nabít kartu a uveďte částku.
  3. Potvrďte kliknutím na fajfku (vpravo nahoře).

Nejčastější dotazy k penězům na kartě

Placení kartou

Placení na terminálu u obchodníka

  • Při platbě do výše 500 Kč stačí přiložit kartu k terminálu.
  • Při platbě nad 500 Kč přiložte kartu k terminálu a zadejte PIN.

Placení na internetu

Webová aplikace

  1. Po volbě platební metody budete přesměrováni na platební bránu.
  2. Zadejte celé číslo karty, datum expirace, CVV/CVC kód a potvrďte.


    Fidoo karta

  3. Přihlaste se do Fidoo, kde se zobrazí okno s potvrzením platby.
  4. Klikněte na Schválit platbu.
  5. Zadejte heslo pro přihlášení do aplikace a SMS kód, který vám přijde na telefon a Potvrďte.
  6. Zavřete okno s potvrzenou platbou a vraťte se na stránky obchodníka.


    Externí karta
    Ve třetím kroku už jen potvrdíte platbu na stránkách vaší banky dle jejich instrukcí.

Mobilní aplikace

  1. Po volbě platební metody budete přesměrováni na platební bránu.
  2. Zadejte celé číslo karty, datum expirace, CVV/CVC kód a potvrďte.
  3. Klikněte na notifikaci, kterou jste obdrželi do telefonu.
  4. Klikněte na Schválit platbu.
  5. Potvrďte otiskem prstu, scanem obličeje nebo zadáním PIN pro přihlášení do aplikace.
  6. Zavřete okno s potvrzenou platbou a vraťte se na stránky obchodníka.

Výběr z bankomatu

  1. Vložte kartu do bankomatu a zadejte PIN.
  2. Zvolte Výběr hotovosti, zadejte nebo vyberte částku, potvrďte a dále pokračujte dle pokynů v bankomatu.

MO/TO platby

Co jsou MO/TO platby a k čemu se využívají?

MO-TO platby je označení transakcí probíhajících „na dálku“ (tj. např. přes telefon nebo email).
Využívají se např. při rezervaci hotelu, vypůjčení auta anebo objednávce zboží či služeb po telefonu.
Platba v praxi probíhá tak, že držitel karty poskytne druhé osobě citlivé údaje o kartě bez dalšího
zabezpečení (číslo karty, datum platnosti a CVC/CVV kód) a tato platba poté může být úspěšně
realizována.

V současnosti se již MO/TO transakce využívají minimálně, protože je nahradily platební brány. Pokud
se však držitel karty s takovýmto typem transakce setká, doporučujeme obezřetnost a ověření
obchodníka, kterému údaje předává.


MO/TO transakce a Fidoo karty

Fidoo karty podporují i MO/TO transakce při zachování odpovídající míry bezpečnosti. Již v okamžiku
aktivace Fidoo karty je tento způsob plateb automaticky povolen.
Pro úspěšné uskutečnění MO/TO platby je však často klíčové, jakým způsobem tuto platbu zadá ke
zpracování přímo obchodník, u kterého držitel karty platbu provádí. Pro eliminaci možných problémů
doporučujeme využívat platby pomocí terminálů anebo platebních bran.

Nejčastější dotazy k placení kartou

Jedná se o trojčíslí uvedené na zadní straně karty u podpisového proužku. Je to kód, který slouží pro identifikaci karty při platbě na internetu.

Potvrzování pomocí push notifikace probíhá pouze v aktuální verzi mobilní aplikace Fidoo jak pro iOS či Android. Doporučujeme stáhnout si nejnovější verzi.

Druhým důvodem může být, že obchodník (daný e-shop) tuto metodu ověření nevyžaduje.

S Fidoo kartou je možné dobíjet Google Ads pouze jednorázovým dobíjením konkrétní částky, a to následovně:

  1. V Google Ads klikněte v levé liště na sekci FakturacePřehled.
  2. Klikněte na tlačítko Přidat prostředky.
  3. Poté si budete moci vybrat kteroukoli z platebních metod přidružených k vašemu účtu nebo přidat novou platební metodu.
  4. Zadejte údaje své Fidoo karty a částku, kterou chcete dobít.
  5. Po kontrole zadaných údajů a potvrzení se transakce ihned zobrazí ve Fidoo aplikaci. Pro více detailů jděte na nápovědu Google Ads: Provedení platby – Nápověda Google Ads

Pokud platíte kartou často nebo menší částky, může se stát, že terminál obchodníka nenaváže spojení s bankou, aby ověřil momentální zůstatek, a platbu si strhne až později. Proč se to děje? Každá online platba obchodníka něco stojí, proto někteří z nich malé částky přijímají tzv. offline. Také jim to pomáhá při rychlejším odbavení na pokladnách. Neprovede se tedy karetní blokace, jak je obvyklé a obchodník si za pár dní platbu jednoduše odečte z karty, čímž se karta může dostat do mínusu.   

Je dobré vědět, že když platba proběhne offline, tak ji v aplikaci neuvidíte. Platbu tam uvidíte až ve chvíli, kdy si ji obchodník zaúčtuje. 

Kniha jízd

Při otevření knihy jízd se zobrazí aktuální měsíc a seznam vozidel. Do jiného měsíce se přepnete tak, že kliknete na šipky umístěné vedle názvu měsíce.

Vyplnění knihy jízd

Při vyplňování knihy jízd dochází v aplikaci k průběžnému ukládání, není tedy třeba klikat na tlačítko Uložit, které v této sekci nenajdete.

 

  1. Sekce Moje finance Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízd chcete vyplňovat.
  2. Než začnete poprvé vyplňovat jednotlivé jízdy, vyplňte počáteční stav tachometru na začátku měsíce. Postupným vyplňováním jízd se vám bude dopočítávat končený stav. V případě, že vyplníte i konečný stav, ukáže vám aplikace počet kilometrů, které je potřeba zadat do daného měsíce.

  3. V požadovaném dni zvolte typ jízdy a vyplňte povinná pole pro danou jízdu: odkud, kam, délka v km, počáteční a konečný stav tachometru, doba jízdy, přestávka a účel (v případě soukromé jízdy není nutné 2 poslední údaje vyplňovat).
  4. Po vyplnění všech dní v měsíci, kdy bylo auto využito, zvolte Podepsat a znovu Podepsat.

Zadání zpětné jízdy

  1. Sekce Moje finance Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Jízda zpět.
  3. Automaticky se vyplní všechna povinná pole, čas odjezdu se posune o 1 hodinu po čase příjezdu.

Opakování jízdy

  1. Sekce Moje finance Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Opakovat jízdu.
  3. Ve zobrazeném kalendáři vyberte dny, kdy se cesta opakovala a zadejte Opakovat.

Smazání jízdy

  1. Sekce Moje finance Kniha jízd – klikněte na vozidlo, jehož knihu jízdu budete vyplňovat.
  2. Kliknutím na jízdu zobrazíte její detaily – zvolte Smazat.

Nejčastější dotazy ke Knize jízd

V BETA verzi je možné podepsat knihu jízd i bez všech nutných údajů daných zákonem. Nutností jsou pouze informace o vzdálenosti nebo stavu tachometru. Při podpisu knihy jízd se zobrazí hláška, že knihu z nějakého důvodu nelze podepsat, případně že některé cesty nejsou kompletní dle nařízení vlády. Tuto informaci si můžete ověřit tak, že kliknete na žárovku , která se zobrazí u trasy nekompletní cesty, ale i přesto, že chyby neopravíte, můžete knihu jízd podepsat.