Search
Close this search box.

Vytvoření cesťáku – zpráva

  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – Přidat cesťák (uprostřed nahoře) – Zpráva. V levé části obrazovky se objeví mapa, do pravé části vyplňte vše potřebné následovně:
  2. Informace o cestě – zadejte název cesty a osobu, která byla na cestě. Můžete zvolit někoho jiného než sebe a zprávu vyplnit za ní/něj. Zpráva se objeví v cesťácích vám i osobě, která je v ní uvedená.
  3. Trasa – popište celou trasu, tedy odkud a kam jste jeli a jaký dopravní prostředek zvolili.
    – Kliknutím na Tlačítko přidat (vlevo mezi body) nebo na Přidat další bod trasy (uprostřed pod sekcí Trasa) přidáte další úseky trasy.
    – Kliknutím na :Koš_ikona:(vpravo) smažete úsek trasy
    – Při zahraniční cestě můžete kliknutím na +přidat přechod zvolit datum a čas přechodu hranic.
  4.  Doplňující informace – vyplňte nákladové středisko a projekt, případně vyberte spolucestující ze seznamu uživatelů.
    Doplňující informace
  5. Stravování – zaškrtněte dny, kdy jste měl/a zajištěné stravování.
    Stravné v cesťáku
  6. Výdaje – klikněte na Přidat existující výdaj, zaškrtněte v seznamu otevřených výdajů ty, které se vztahují ke služební cestě a zvolte Přidat vybrané. V případě, že se jedná o hotovostní výdaj a není dosud vytvořený, klikněte na Vytvořit nový výdaj, zadejte povinná pole, přiložte účtenku a Uložte. V případě, že přiložíte špatný výdaj, smažete ho kliknutím na křížek vpravo vedle částky.

  7. Přehled nákladů – ukazuje přehled cestovních nákladů, detaily zobrazíte po kliknutí na Zobrazit detaily nákladů pod přehledem.
  8. Zprávu Uložte nebo Uložte a odešlete ke schválení.

Vytvoření Zprávy ze Žádosti

  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – záložka Žádosti – vyberte Žádost.
  2. Klikněte na zelené tlačítko Vytvořit zprávu (vpravo nahoře).
  3. Upravte podle skutečnosti, v části Výdaje klikněte na Přidat existující výdaj, zaškrtněte v seznamu otevřených výdajů ty výdaje, které se vztahují ke služební cestě a zvolte Přidat vybrané.
  4. Zprávu Uložte nebo Uložte a odešlete ke schválení.

Duplikace Zprávy

  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – záložka Zprávy – klikněte Zprávu, kterou chcete duplikovat. 
  2. Klikněte na (vpravo nahoře) a zvolte Duplikovat Zprávu. 
  3. Zadejte termín, na který si přejete duplikovanou Zprávu posunout a zvolte Posunout termín. 

Nejčastější dotazy k tvorbě zpráv u cesťáků

Spolucestující můžete přidat pouze do otevřené Žádosti či Zprávy v části Doplňující informace tak, že je vyberete ze seznamu uživatelů (může jich být více). Po uložení a odeslání ke schválení se všem spolucestujícím vytvoří v jejich aplikaci stejná Žádost/Zpráva, kterou následně sami odešlou ke schválení. Upravit Zprávu ze služební cesty a přidat k ní výdaje však musí každý sám.

  1. Ve webové aplikaci zvolte sekci Moje/Týmové finance → Cesťáky.
  2. Kliknete na zelené tlačítko Přidat cesťák.
  3. Zvolte, zda si přejete zadat Žádost či Zprávu.
  4. V sekci Informace o cestě vyplňte jako Cestovatele osobu, které chcete cesťák vytvořit.
  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – Žádosti/Zprávy klikněte na Žádost/Zprávu.
  2. Klikněte na   a zvolte Odeslat kopii dalším cestujícím. 
  3. Vyberte uživatele a zadejte Odeslat kopii. 

Vytvoření cesťáku – žádost

  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – Přidat cesťák (uprostřed nahoře) – Žádost.

    V levé části obrazovky se objeví mapa, do pravé části vyplňte vše potřebné následovně:

  2. Informace o cestě – zadejte název cesty a osobu, která o cestu žádá. Můžete zvolit někoho jiného než sebe a žádost vyplnit za ní/něj. Žádost se objeví v cesťácích vám i osobě, která je v ní uvedená.
    Informace o cestě
  3. Trasa – popište celou trasu, tedy odkud a kam jedete a jaký dopravní prostředek zvolíte.
    – Kliknutím na Tlačítko přidat (vlevo mezi body) nebo na Přidat další bod trasy (uprostřed pod sekcí Trasa) přidáte další úseky trasy.
    Kliknutím na :Koš_ikona: (vpravo) smažete úsek trasy.        
    Při zahraniční cestě můžete kliknutím na +přidat přechod zvolit datum a čas přechodu hranic.

  4. Doplňující informace – vyplňte nákladové středisko a projekt, případně vyberte spolucestující ze seznamu uživatelů.
    Doplňující informace
  5. Stravování – zaškrtněte dny, kdy máte zajištěné stravování.
  6. Odhad dalších nákladů – vyplňte všechny náklady, které budou spojené s pracovní cestou. 
    Poznámka: Pokud máte nastavené schvalování cesťáků až od určitého limitu, budou se tyto ostatní náklady + peníze na cestu do limitu započítávat. 
  7. Peníze na cestu
    Zvolte způsob zaslání peněz zaškrtnutím jedné z možností.
    – Zadejte částku a v případě hotovosti měnu, při volbě výplaty na kartu zvolte kartu a datum nabití.

  8. Dokumenty – sem můžete nahrát např. pozvánku nebo třeba písemné vyslání na služební cestu.
  9. Přehled nákladů – ukazuje přehled cestovních nákladů, detaily zobrazíte po kliknutí na Zobrazit detaily nákladů pod přehledem.
  10. Žádost Uložte nebo Uložte a odešlete ke schválení.
  11. Pokud jste zadali spolucestující, zkontrolujte zobrazený seznam, případně nevyhovující odznačte a poté Odešlete ke schválení.

Duplikace Žádosti

  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – záložka Žádosti – klikněte Žádost, kterou chcete duplikovat. 
  2. Klikněte na   (vpravo nahoře) a zvolte Duplikovat Žádost. 
  3. Zadejte termín, na který si přejete duplikovanou Žádost posunout a zvolte Posunout termín. 

Nejčastější dotazy k vytváření cesťáků (žádosti)

Spolucestující můžete přidat pouze do otevřené Žádosti či Zprávy v části Doplňující informace tak, že je vyberete ze seznamu uživatelů (může jich být více). Po uložení a odeslání ke schválení se všem spolucestujícím vytvoří v jejich aplikaci stejná Žádost/Zpráva, kterou následně sami odešlou ke schválení. Vytvořit Zprávu ze Žádosti a přidat k ní výdaje však musí každý sám.

  1. Ve webové aplikaci zvolte sekci Moje/Týmové finance → Cesťáky.
  2. Kliknete na zelené tlačítko Přidat cesťák.
  3. Zvolte, zda si přejete zadat Žádost či Zprávu.
  4. V sekci Informace o cestě vyplňte jako Cestovatele osobu, které chcete cesťák vytvořit.
  1. Sekce Moje finance – Cesťáky – Žádosti/Zprávy klikněte na Žádost/Zprávu. 
  2. Klikněte na a zvolte Odeslat kopii dalším cestujícím.
  3. Vyberte uživatele a zadejte Odeslat kopii.

Rozdíl mezi žádostí a zprávou

Jedná se o agendu spojující výkazy o pracovní cestě s připojenými výdaji a výpočtem stravného, kapesného a případných náhrad za danou cestu. V aplikaci můžete cesťáky vytvářet, schvalovat i vyúčtovat. Celý proces probíhá pomocí dvou formulářů.

  1. Žádost o služební cestu vyplňujete před cestou. Popíšete plánovanou trasu, případně zažádáte o kapesné.
  2. Zprávu ze služební cesty vyplňujete po cestě. Můžete jí vytvořit ze Žádosti o služební cestu.

Dvoufaktorové ověření platby Fidoo kartou na internetu

Potvrzení platby Fidoo kartou na internetu v mobilní aplikaci Fidoo

V okamžiku, kdy v platební bráně obchodníka zadáte údaje z Fidoo karty, můžete být vyzváni k potvrzení platby v mobilní nebo počítačové verzi aplikace Fidoo. 

  1. Po zadání údajů z Fidoo karty v platební bráně obchodníka obdržíte na svůj mobilní telefon upozornění, abyste potvrdili platbu kartou.
  2. Po otevření upozornění vám zobrazíme detaily k prováděné platbě a možnosti platbu zamítnout nebo schválit.


    Kliknutím na „Schválit platbu“ pokračujte k autorizaci a ověření platby.
    Kliknutím na „Zamítnout platbu“ nebo na křížek v horním rohu okna platbu zamítnete.
  3. Nyní následuje ověření, které můžete provést pomocí:
    a) otisku prstu, skenu obličeje – postupujte dle pokynů telefonu tak, jak jste zvyklí.



b) zadáním PIN
– pokud váš telefon nepodporuje biometriku nebo jste se rozhodli ji nevyužít, postupujte dle instrukcí ve vašem mobilním telefonu. Vaše ověření proběhne pomocí PIN či jiného kódu, který využíváte pro své ověření.

  1. Po úspěšném ověření všech požadovaných prvků v mobilním telefonu dojte k potvrzení platby

.

Neprovedení platby

Platbu neprovedeme, pokud nastane jedna z následujících situací:

  • Zvolíte „Zamítnout platbu“ nebo zavřete okno s potvrzením platby křížkem.
  • Od zahájení potvrzení platby uplynulo 5 minut a vy jste nerozhodli, zda platbu potvrdíte nebo zamítnete.
  • Nebyl zadán správný PIN kód a již jste vyčerpali pět pokusů.

V takovém případě vám zobrazíme informaci o zamítnutí platby. Tuto informaci najdete i v platební bráně obchodníka.

V případě, že vám přijde k potvrzení platba, kterou jste nezadali, doporučujeme okamžitě kartu zamknout či zablokovatpřípadně kontaktovat naše klientské centrum. 

Potvrzení platby Fidoo kartou na internetu ve webové aplikaci Fidoo

V okamžiku, kdy v platební bráně obchodníka zadáte údaje z Fidoo karty, budete vyzváni k potvrzení platby v mobilní nebo počítačové verzi aplikace Fidoo. V tomto návodu zjistíte, jak platbu potvrdit v počítačové aplikaci Fidoo dostupné na https://fidoo.com/app. 

  1. Přihlaste se do Fidoo tak, jak jste zvyklí na https://fidoo.com/app.
  2. Po přihlášení vám zobrazíme okno, ve kterém máte možnost platbu schválit nebo zamítnout.

Kliknutím na „Schválit platbu“ pokračujte k ověření a potvrzení platby.
Kliknutím na „Zamítnout platbu“ nebo zavřením okna pomocí křížku vpravo nahoře platbu zamítnete.

  1. V dalším kroku potvrzení platby vás vyzveme k zadání hesla do aplikace Fidoo a jednorázového kódu z SMS. SMS vám zašleme na vaše telefonní číslo uvedené ve Fidoo aplikaci.

Kliknutím na „Potvrdit“ pokračujte na potvrzení platby.
Kliknutím na „Zamítnout platbu“ nebo zavřením okna pomocí křížku vpravo nahoře platbu zamítnete.

  1. Po úspěšném zadání hesla do aplikace a kódu z SMS platbu úspěšně potvrdíte.
  2. Nyní už pokračujte na stránkách obchodníka.

Neprovedení platby

Platbu neprovedeme, pokud nastane jedna z následujících situací:

  • Zvolíte „Zamítnout platbu“ nebo zavřete okno s potvrzením platby křížkem.
  • Od zahájení potvrzení platby uplynulo 5 minut a vy jste nerozhodli, zda platbu potvrdíte nebo zamítnete.
  • Nebylo zadáno správné heslo do aplikace a/nebo kód z SMS a již jste vyčerpali pět pokusů.

V takovém případě vám zobrazíme hlášku o zamítnutí platby nebo o vypršení časového limitu pro potvrzení platby.

V případě, že vám přijde k potvrzení platba, kterou jste nezadali, doporučujeme okamžitě kartu zamknout či zablokovat, případně kontaktovat naše klientské centrum.

Nejčastější otázky k dvoufaktorovému ověřování plateb na internetu

Notifikace k potvrzení karetní transakce ve webové aplikaci se vám zobrazí na profilu ve firmě, jejíž kartou chcete zaplatit. Společnost si můžete přepnout v pravém horním rohu.

V mobilní aplikaci se notifikace k potvrzení zobrazí bez ohledu na profil, který máte v tom okamžiku nastavený a nemusíte se přepínat mezi jednotlivými společnostmi.

Potvrzování pomocí notifikace probíhá pouze v aktuální verzi mobilní aplikace Fidoo jak pro iOS či Android. Doporučujeme stáhnout si nejnovější verzi a mít notifikace povolené.

Druhým důvodem může být, že obchodník (daný e-shop) tuto metodu ověření nevyžaduje.

Kontaktuje Hlavního správce aplikace a zkontrolujte správnost vašeho telefonického kontaktu.

Úvod do světa cestovních příkazů: co jsou a jak je vyplnit?

Cestovní příkazy článek
Úvod 2024 Strana 5

Úvod do světa cestovních příkazů: vše, co potřebujete vědět
(... a trochu víc)

Cestovní příkazy, nebo jak jim s oblibou říkáme – „cesťáky“ – mohou znít jako byrokratická noční můra. Když ale víte jak na ně a celý proces zefektivníte, stanou se vaším tajným superhrdinou. Pojďme se ale napřed mrknout na to, co vlastně cestovní příkazy jsou, proč a kdo je musí vyplňovat a jak to celé zvládnout s úsměvem.

Co je cestovní příkaz? 

Cestovní příkaz je dokument, který zaznamenává všechny důležité informace o služební cestě zaměstnance. Myslete na něj jako na deník cestovního dobrodružství – kdo, co, kde, kdy a hlavně… kolik to bude stát. 

Tento dokument je klíčový pro účetní oddělení, aby mohlo správně vyúčtovat náklady spojené s cestou, a pro zaměstnance, aby dostal spravedlivou kompenzaci za své pracovní úsilí mimo kancelář – diety a cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, což se může hodit například v případě řešení pracovního úrazu.

Kdy je potřeba vyplnit cestovní příkaz a jak?

Jakmile vašeho kolegu čeká výlet za pracovními povinnostmi mimo jeho obvyklé pracoviště, je čas vyplnit cestovní příkaz. Ať už je to konference ve vedlejším městě, nebo schůzka s klientem na druhém konci země, cesťák vás kryje. Postará se o to, aby byla každá koruna vynaložená na cestu správně zaznamenána a vyrovnána.

  1. Před cestou: Zde zaznamenáte základní informace – kdo, kam, proč a kdy. Je to jako plánovat dovolenou, akorát bez moře a koktejlů. Obvykle vás čeká vyplnění osobních údajů, počátku cesty, cílové destinace, účelu cesty, dopravního prostředku a dalších údajů vyžadovaných zaměstnavatelem.
  2. Po cestě: Po návratu ještě zbývá doplnit skutečné výdaje, trasu a jakékoli nečekané peripetie, které stojí za zmínku (a náhradu). Ve Fidoo aplikaci Expense managementu tomuto kousku říkáme “zpráva” – snadno ji přiřadíte k již vytvořenému příkazu. V papírové verzi vás bude čekat vyplnění zadní části cestovního příkazu.

Zní to jednoduše, že? Nuže, dokud nezačnete řešit papírování, sazby, legislativu…

Fyzický cestovní příkaz a jeho varianty

Věřte tomu nebo ne, tradiční papírový cesťák zůstává v některých firmách stále favoritem. Pro jeho vyplnění není třeba žádné technické zdatnosti ani jiné super schopnosti. Šablonu si snadno stáhnete na internetu nebo vytvoříte vlastní, která odpovídá vaším interním potřebám a procesům. Připravte se ale na řadu výzev, které vám nedají pokoj – manuální výpočty náhrad, pravidelné hlídání legislativy, velké riziko chyb a ztrát, nahánění kolegů, kteří nedodali podklady a lavina papírování každý měsíc.

 Moc lákavě to nezní, co?

Online nebo elektronický cesťák

Asi není tajemstvím, že už někoho napadlo tuto mnohdy bolestnou cestu usnadnit a digitalizovat. Voilá, jednodušší, přehlednější a chytřejší cesťáky jsou na světě! Lze je snadno vyplnit a v některých případech i spravovat prostřednictvím účetních programů nebo interních systémů, což přináší i automatické vyplňování některých polí a snadné sdílení mezi zaměstnanci a schvalovateli.

Co kdybyste si to celé ulehčili s Fidoo?

Odhoďte papíry a tabulky, zkuste to chytřeji – s řešením, které zpříjemní život každému, kdo se s cesťáky musel kdy potýkat. Čeká vás svět, kde:

  • Automatické výpočty náhrad se postarají o všechnu matematiku za vás. Vždy přesně, bez chyby a podle platné legislativy.

  • Flexibilní nastavení sazeb vám umožní ušít cesťák na míru vašim potřebám. Pokud například chcete svým kolegům dopřát víc, stačí jednoduchá úprava na pár kliknutí.

  • Snadné připnutí výdajů z cest promění proces vyúčtování v otázku pár minut.

  • Schvalovat cesťáky i výdaje můžete díky mobilní aplikaci odkudkoli a kdykoli potřebujete.

  • Žádná práce navíc je dobrá práce. Již vytvořené cesťáky můžete snadno kopírovat a v případě cesty s kolegou jedním kliknutím vytvoříte cestovní příkaz i pro něj.

A to nejlepší? Všechno je online, dostupné 24/7 a připravené na export/propojení s vaším účetním systémem. Expense management od Fidoo dělá z vyplňování cestovních příkazů hračku – takže místo papírové džungle budete mít čas prozkoumat tu skutečnou!

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Předplacené platební karty: vše, co potřebujete vědět

Fidoo karty
Úvod 2024 Strana 5

Firemní předplacené karty: Vše, co potřebujete vědět

Ve světě podnikání je několik věcí jistě daných – jednou z nich je potřeba utrácet peníze, abyste jich mohli vydělávat více. Ať už jde o software, cestování, nebo kancelářské potřeby, každá koruna investovaná do vašeho podnikání má svůj účel. A tady přicházejí do hry předplacené karty pro zaměstnance, které slibují zjednodušení celého procesu správy výdajů. Tak pojďme na to, bez zbytečného otálení!

Co jsou předplacené karty a proč vás budou bavit?

Přijde vám, že předplacené platební karty jsou jen další kus plastu v peněžence? Tak to úplně není. Představují chytrý způsob, jak udržet firemní výdaje pod kontrolou – a to bez nutnosti zdlouhavého vyplňování formulářů nebo čekání na schválení výdajů. Předplacené karty lze nabít předem určenou částkou a použít je prakticky kdekoliv, což vašim zaměstnancům umožní efektivně a bez problémů spravovat jejich pracovní výdaje.

Začněme u základů… 

V digitální době, ve kterém žijeme, je důležité držet krok s nejnovějšími finančními nástroji, které vám mohou usnadnit život. A předplacené karty jsou jedním z nich. Umožňují snadno sledovat výdaje, nastavovat rozpočty a dokonce zvyšovat bezpečnost vašich firemních financí. A to vše s minimálním úsilím.

Jaké jsou výhody předplacených karet?

  • Kontrola rozpočtu na dosah ruky: Nastavte limity výdajů a sledujte, kam vaše peníze míří v reálném čase. Nastavte na Fidoo kartě omezení jen na vybraný typ plateb, nebo zakažte výběry hotovosti.

  • Bezpečnost na prvním místě: V případě ztráty nebo krádeže karty je riziko omezeno pouze na částku, kterou jste na kartu nahráli. Fidoo kartu můžete navíc pohodlně uzamknout nebo trvale zablokovat přímo z mobilní appky.

  • Flexibilita, kterou potřebujete: Ať už jsou vaši kolegové kdekoliv, mohou používat předplacené karty pro širokou škálu plateb platby – od kancelářských potřeb po služební cesty.

Jak to celé funguje?

Je to jednoduché. Vyberete si poskytovatele, jako je třeba Fidoo, karty nabijete potřebnou částkou ze svého firemního bankovního účtu a vaši zaměstnanci mohou začít platit za vše, co ke své práci potřebují. Díky moderním technologiím můžete výdaje sledovat v reálném čase a získávat užitečná data, která vám pomohou lépe pochopit, jak se vaše peníze utrácejí.

 

Proč si zamilujete Fidoo předplacené karty?  

  • Mistr automatizace: Zapomeňte na ruční dobíjení. S Fidoo kartou jde vše jako mávnutím kouzelného proutku – automaticky, pohodlně a přesně podle vašich pravidel. 

  • Rychlost blesku: Vaši zaměstnanci mohou mít finanční prostředky na kartě dříve, než řeknete „káva na účet firmy“. Ať platí odkudkoliv. Pro Fidoo kartu navíc nemusíte do banky – stačí si o ni online zažádat a do pár dnů je na stole. 

  • Přehlednost na prvním místě: Vítejte ve světě, kde má každá koruna svůj digitální stín. S Fidoo sledujete výdaje v reálném čase a máte firemní finance pod kontrolou. Navíc s možností schvalovat výdaje kdykoli a odkudkoli bez zbytečných prodlev. 

  • Bezpečnost nade vše: Oddělené účty pro dobíjení karet znamenají, že vaše hlavní firemní pokladna zůstává v bezpečí. Žádné nemilé překvapení na obzoru.

  • Jistota licencovaných institucí: Fidoo karty jsou vydávány na základě licence společnosti Mastercard International Inc.Direct Fidoo Payments s.r.o. je platební instituce zapsaná v seznamu poskytovatelů platebních služeb vedeném Českou národní bankou s oprávněním poskytovat platební služby.

  • Flexibilita, co se neztratí: Ať už je vašich zaměstnanců pět nebo pět set, Fidoo karty se přizpůsobí každému. Platby mobilem nebo chytrými hodinkami? Samozřejmost.

  • Sbohem, papírové účtenky: Utrácení peněz může být zábava, ale shánění účetních dokladů? To už ne. S Fidoo snadno přiřadíte ke každému výdaji fotku účtenky. Dveře rychlejšímu vyúčtování se právě otevírají! 

  • Digitální revoluce ve výdajích: Hotovostní pokladny? Ty jsou retro. S Fidoo kartami je každý výdaj jen “tick” – ✔ – na displeji. A pokud přeci jen nějakou hotovost potřebujete, při výběru z bankomatu se vám automaticky založí hotovostní peněženky. Pro evidenci hotovosti bez problémů.

Není čas na změnu?  

Předplacené platební karty nabízí nový svět možností pro správu firemních výdajů – jsou bezpečné, flexibilní a umožňují vám udržet vaše finance pod kontrolou. Ať už jste startup na vzestupu nebo zaběhnutá firma, zvažte jejich zavedení do vašeho finančního arsenálu. Věřte nám, vaše budoucí já (a vaše účetní oddělení) vám poděkuje.

Teď, když už víte vše podstatné, je čas přemýšlet o tom, jak předplacené karty zapadnou do vaší firemní strategie. A pamatujte, výběr správného nástroje pro evidenci a správu výdajů, jako je Fidoo Expense management, může být klíčem k efektivnějšímu a šťastnějšímu pracovnímu prostředí. 

Tak na co ještě čekáte?

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

CFOs trendy v roce 2024, které by vám neměly uniknout

CFOs trendy 2024
Úvod 2024 Strana 5

CFO trendy pro rok 2024: Navigujte se v budoucnosti financí

CFOs a jejich týmy stojí na prahu nové éry 

Každý rok se tempo inovací zrychluje a přináší nové výzvy i příležitosti. Ale nebojte, my vás v tom nenecháme! O pár řádků níže se podíváme na klíčové trendy, které v roce 2024 formují svět CFOs a na to, jak můžete tyto poznatky využít k získání výhody a dosažení úspěchu ve své firmě.

Příprava na ESG (nefinanční) reporting 

ESG reporting není strašákem vzdálené budoucnosti, ale aktuálním tématem. Obzvlášť s novou směrnicí CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) a její blížící se platností. S totiž přichází povinnost pro více než tisíc českých firem reportovat ESG data podle jednotných Evropských standardů pro podávání zpráv o udržitelnosti, což je klíčový milník v evropské agendě udržitelných financí. 

Pro finanční týmy a CFOs to znamená, že se musí stát klíčovými hráči ve strategickém řízení ESG iniciativ. To zahrnuje nejen sběr a analýzu dat, ale i spolupráci s týmy pro udržitelnost a vedením firmy k zajištění srozumitelnosti, konzistence a transparentnosti informací.  

Od kdy a pro koho začne platit ESG reporting

Od byznys modelu po analýzu materialit

Nejčastějšími výzvami, se kterými se firmy v oblasti ESG reportingu setkávají, je zajištění přístupu k relevantním a konzistentním informacím a pochopení reportovacích standardů. Ty zahrnují například obecné informace o řízení udržitelnosti, obchodním modelu, dodavatelském řetězci, firemní ESG strategii a také analýzu materiality, která je klíčová pro identifikaci podstatných dopadů, rizik a příležitostí. Právě tato analýza je pro firmy významná, protože na ní bude záviset, které ESG indikátory bude firma reportovat. Od informací o spotřebě energií, emisích skleníkových plynů, spotřebě vody nebo zaměstnaneckých datech. 

A co s ESG tématy, které se firmy rozhodnou vynechat? Bude pro to potřeba dobré odůvodnění. To zahrnuje detailní popis procesu, jak byla významnost (materialita) dopadů, rizik a příležitostí posuzována. 

AI a digitalizace: (Ne)tajná zbraň pro vyšší efektivitu

Digitalizace, automatizace a nástroje poháněné umělou inteligencí nejsou jen přechodné trendy, ale zásadní změny v tom, jak CFOs pracují a přidávají hodnotu svým organizacím. A kdo nenaskočí hned, vlak mu ujede.  

 Jde o zásadní posun v operacích CFOs – od zjednodušení rutinních úkolů, díky čemuž se mohou finanční týmy soustředit na strategičtější aktivity, až po pokročilou prediktivní analýzu, lepší řízení rizik nebo prognózování finančních výsledků pomocí generativního AI.  

Všichni stakeholdeři chtějí relevantní data, a to hned

Zpracování dat shromážděných během delšího časového úseku už nesplňuje požadavky dnešního rychlého tempa podnikání. CFOs se musí zaměřit na zpracování dat v reálném čase, na které pak mohou společně s dalšími vedoucími pracovníky, jako jsou CEOs, COOs a vedoucí oddělení, reagovat rychleji a s lepší informovaností.  

Na významná rozhodnutí zkrátka není možné čekat do konce měsíce. Ale nezoufejte. Naštěstí žijeme ve 21. století a někoho už napadlo vymyslet řadu aplikací a systémů, které napomáhají k efektivním procesů. Takových, které už často nepotřebují manuální lidský zásah, ale zvládnou nějaký kus procesu sami.

Svět účetnictví nezůstane beze změny

Nový konsolidační balíček byl sice odsouhlasen již na konci minulého roku, nicméně s sebou přináší řadu změn, které budou CFOs a jejich týmy doprovázet po celý letošní rok. 

O čem je řeč? Od možnosti vést účetnictví v cizí měně, změnách v odvodech u dohod o provedení práce po úpravu v daňovém zvýhodnění zaměstnaneckých benefitů. Celý přehled najdete například zde 

Tím to však nekončí. Kartami zamíchá i připravovaný zákon o účetnictví, který je ve schvalovacím řízení a měl by platit od 1.1.2025. Co přesně přinese zatím není nikde doslovně vytesáno, už teď ale víme, že to bude velká změna. Už jen v rámci toho, že se zákon bude opírat o řadu věcí z IFRS (mezinárodní standardy účetního výkaznictví). Například v otázkách vykazování leasingu nebo vykazování aktiv v reálné hodnotě. 

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Jak správně vést knihu jízd a pro koho je potřebná?

Online kniha jízd Fidoo
Úvod 2024 Strana 5

Jak správně vést knihu jízd a pro koho je potřebná?

Správné ovládání knihy jízd a evidence používání pracovního vozidla mohou být stejně hladké a bezproblémové činnosti jako vaše ranní cesta do práce s kávou v ruce. Představte si, že přestane být každá služební cesta administrativní noční můrou a stane se jen dalším drobným, ale důležitým krokem ve vaší efektivní pracovní rutině. 

Chcete vědět jak na to? Čtěte dál!

Pro koho je vedení knihy jízd povinné? 

Ať už jste na cestách každý den nebo jen občas, správné vedení knihy jízd je nepostradatelné pro každého, kdo využívá motorové vozidlo k výkonu své profese.

Obecně platí, že odpovědnost za vedení knihy jízd nese provozovatel vozidla, tedy zpravidla zaměstnavatel. Doložení knihy jízd se bude vyžadovat typicky v těchto případech:

  • V případě plátců DPH (nebo neplátců, kteří nepoužívají paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem), kteří si budou nárokovat daňový odpočet za reálné náklady pohonných hmot.
  • U každého, kdo dokládá dodržování bezpečnosti práce. V tomto případě je totiž požadováno vykázat dobu čerpání povinných bezpečnostních přestávek.

Co by měla kniha jízd obsahovat?

Do knihy jízd je potřeba vyplnit řadu informací, které osvětlí každou jednotlivou cestu. K těm patří:

    • Datum a čas odjezdu a příjezdu
    • Destinace – odkud jste vyjeli a kam míříte
    • Jaký je váš účel cesty
    • Počet ujetých kilometrů – počáteční a konečný stav tachometru
    • Údaje o tankování
    • Bezpečnostní přestávky (alespoň 30 minut každé 4,5 hodiny)
    • Jméno a příjmení řidiče

V knize byste měli také uvést:

    • Typ vozidla a paliva
    • SPZ
    • Průměrnou spotřebu dle technického průkazu

Pro výpočet částky k dodanění pak ještě dodejte informace o pořizovací ceně a zda se jedná o nízkoemisní vozidlo.

Jednotlivé záznamy musí být chronologicky uspořádány a musí na sebe navazovat. Pokud používáte tištěnou verzi knihy jízd, neměl by chybět podpis řidiče.

Základní zásady pro vedení knihy jízd?

Ideálním scénářem je zapisovat údaje do knihy jízd ihned po každé cestě. Zaprvé si údaje nemusíte později pamatovat a za druhé vás nával administrativy na konci měsíce může pořádně zasypat. V případě, kdy knihu jízd vedete za účelem bezpečnosti práce, dokonce máte povinnost vést ji na denní bázi, její zpětné vyplňování je zakázáno.

Proč zvolit online knihu jízd? Čeká vás cesta plná výhod! 

Zapomeňte na papírový chaos a excelové tabulky, které z vaší kanceláře dělají archív zapomenutých dokladů. S Fidoo se vaše služební cesty stanou součástí digitálního světa, kde je všechno rychlejší, jednodušší a vždy po ruce. Přesně jak má být.

 

  1. Efektivita na prvním místě: Zapomeňte na zbytečnou administrativu. S naší appkou přidáváte, kopírujete a schvalujete jízdy hladce a bez zádrhelů. Snadné rozlišení soukromých a pracovních jízd? Samozřejmost. S Fidoo ušetříte desítky hodin, které byste jinak museli věnovat zpracování papírové nebo excelové knihy jízd.
  2. Vše pod kontrolou: Každý krok je intuitivní a zajišťuje, že je kniha jízd vždy aktuální a přesná. Na konci měsíce každý fleet manager vidí, v jakém stavu je kniha jízd jednotlivých zaměstnanců, zkontroluje ji a následovné ji může buď potvrdit, nebo zamítnout s odůvodněním.
  3. Bezchybné výpočty: Automatické výpočty prováděné v rámci naší Knihy jízd jsou vždy aktuální a v souladu s platnou legislativou. Co můžeme, uděláme za vás.

Zkrátka a jasně – přechodem na Fidoo a naši elektronickou knihu jízd nezískáte jen úsporu hodin strávených papírováním. S online cesťáky, předplacenými firemními kartami a digitalizací účtenek se dostanete na nepoznanou úroveň efektivity! 

P.S. Dejte i na jiná slova, než naše. Podívejte se, jak Expense management pomáhá firmám zbavit se zbytečné administrativy a šetří jejich čas i peníze.

 

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Bezpečné heslo: Jak ho vytvořit a chyby, kterým se vyhnout

Úvod 2024 Strana 5

Bezpečné heslo: Jak
ho vytvořit a chyby, kterým se vyhnout

V době, kdy jsou kybernetické útoky a porušení datové bezpečnosti na denním pořádku, se stává zabezpečení hesel nejen prioritou, ale nutností. A to od jedinců po firmy. Tím, že stále velké množství lidí používá extrémně slabá hesla, se jejich účty stávají velmi snadným cílem pro hackery.  

Nejčastější chyby při tvorbě hesla

Podle pátého ročníku studie NordPass bylo slovo „admin“ v roce 2023 mezi Čechy nejčastěji používaným heslem. Po číselných řadách jako je „123456“ následovalo použití osobních jmen a rodinných vztahů jako základ, například „bara1234“ nebo „maminka123“. Tendence minimalizovat námahu pro vytvoření silného hesla a preferovat snadno zapamatovatelné varianty vede k tomu, že může být během sekundy prolomeno 70 % populárních hesel. 

Tři tipy pro vytvoření bezpečného a silného hesla

Vytváření silného hesla je prvním krokem k ochraně vaší digitální identity. Zde jsou základy úspěchu: 

 

  1. Délka a složitost: Silné heslo by mělo obsahovat alespoň 12 znaků a kombinovat velká a malá písmena, čísla a symboly. Čím delší a složitější heslo je, tím je obtížnější ho prolomit.
  2. Unikátnost: Každý důležitý účet by měl mít své unikátní a komplexní heslo. Pokud vlastníte více takových účtů, můžete využít speciální aplikace „správce hesel“. Nezapomeňte ale pořádně zvážit správný výběr. Pro více info můžete mrknout na shrnutí České bankovní asociace. 
  3. Vyhněte se osobním údajům: Nikdy nevytvářejte hesla, která obsahují vaše jméno, datum narození, jména rodinných příslušníků nebo jiné snadno dostupné informace. Tyto údaje jsou pro hackery snadno zjistitelné a mohou být zneužity.

Firemní pravidla pro silná hesla a bezpečné účty 

Zabezpečení účtů představuje zásadní linii obrany proti neoprávněnému přístupu k citlivým firemním datům a osobním informacím. V nedávné době jsme byli svědky toho, jak vedoucí bezpečnostní organizace, včetně The Open Web Application Security Project (OWASP) a National Institute of Standards and Technology (NIST), přehodnotily své přístupy k bezpečnosti hesel. Do popředí se tak dostávají zásady, které jsou více orientované na uživatele, ale zároveň nekompromisně zvyšují bezpečnost. Technologičtí giganti, jako Microsoft nebo Google, přitom otevřeně podporují myšlenku bezheslového přihlašování. 

Co ale dělat, pokud vaše podnikání zatím není na tuto změnu připraveno? Nebojte, máme pro vás tipy, jak nastavit pravidla pro hesla ve vaší firmě tak, aby byla co nejbezpečnější a zároveň přívětivá ke kolegům 

 

Bezpečné uchování hesel: Nejbezpečnějším místem pro uchování hesel je vaše vlastní paměť. Pokud však spravujete více účtů, můžete se rozhodnout pro jejich uložení na bezpečném místě. Tím však rozhodně NENÍ ukládání přímo do počítače nebo do vašeho webového prohlížeče! Řešením může být použití vhodné aplikace pro správu hesel. Tyto nástroje šifrují hesla do jediného, bezpečně chráněného trezoru, který je přístupný pouze prostřednictvím jednoho hlavního hesla.  

 

Aktivace multifaktorové autentizace (MFA): MFA (někdy také vícefaktorová autentizace), pod kterou spadá například dvoufaktorová autentizace, poskytuje dodatečnou vrstvu zabezpečení vyžadováním dvou nebo více ověřovacích metod: něco, co uživatel zná (heslo), něco, co uživatel má (mobilní telefon), nebo něco, co uživatel je (biometrické údaje). I když by vaše heslo bylo kompromitováno, MFA značně ztěžuje útočníkům získat přístup k vašemu účtu.

  

Omezení počtu pokusů o přihlášení: Nastavením limitu pro neúspěšné pokusy o přihlášení můžete zabránit útočníkům v neomezených pokusech uhodnout heslo. Po dosažení limitu by měl být účet dočasně zablokován nebo by měla být vyžadována další forma ověření. 

 

Bezpečnostní školení zaměstnanců: Kybernetická bezpečnost je týmovým úsilím. Vzdělávání zaměstnanců o nejlepších postupech pro silná hesla, rozpoznávání phishingových útoků a významu bezpečnostních opatření může výrazně snížit riziko bezpečnostních incidentů. Zahrňte pravidelná školení a testování, aby byli zaměstnanci stále informováni o nejnovějších hrozbách a metodách jejich prevence. 

Zvyšte zabezpečení svých účtů, nenechte se překvapit

Výběrem několika z těchto tipů může vaše firma výrazně zlepšit bezpečnost hesel a ochranu proti kybernetickým hrozbám. Zkuste si představit, že je heslo jako klíč do vašeho domu; čím silnější a bezpečnější je, tím více chráněná jsou vaše data. Nezapomeňte, že úspěch v digitálním světě začíná silným heslem!

P.S. Znáte naše bezpečnostní desatero? Mělo by vám pomoci pohybovat se ve světe financí bezpečněji. Na stránce naší podpory navíc najdete další bezpečnostní prvky, které aplikace Expense management využívá a nejčastější bezpečnostní FAQ.

Spravujte firemní výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Jaké jsou cestovní náhrady a stravné pro rok 2024

Úvod 2024 Strana 5

Jaké jsou cestovní náhrady a stravné pro rok 2024?

Změny ve výpočtu cestovních náhrad

Chystáte se na pracovní cestu nebo pracujete na dálku? Rok 2024 přichází s novinkami v oblasti cestovních náhrad – od stravného po pohonné hmoty. Podívejte se na naše shrnutí pro jednodušší orientaci ve změnách oproti cestovním náhradám pro rok 2023, snadné vyúčtování služební cesty a bezchybný výpočet cestovních náhrad.

Tuzemské stravné pro rok 2024 

Pokud vaše pracovní cesta přesáhne pět hodin, máte nárok na stravné („diety“). Sazby tuzemských cestovních náhrad uplatňované od 1.1.2024 jsou stanoveny vyhláškou č398/2023 Sb. Tady je jejich shrnutí:

  • 140 Kč pro služební cesty trvající 5 až 12 hodin,
  • 212 Kč pro služební cesty 12 až 18 hodin,
  • 333 Kč pro služební cesty delší než 18 hodin.

Pro zaměstnance ve veřejném sektoru jsou sazby za stravné mírně odlišné, ale princip zůstává stejný:

  • 140 Kč až 166 Kč, trvá-li služební cesta 5 až 12 hodin,
  • 212 Kč až 256 Kč, trvá-li služební cesta 12 až 18 hodin,
  • 333 Kč až 398 Kč, trvá-li služební cesta déle než 18 hodin.

V případě, že zaměstnavatel nesjedná nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí.

 

Stravné tomuto zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

  • 5 až 12 hodin, byla poskytnuta dvě bezplatná jídla,
  • 12 až 18 hodin, byla poskytnuta tři bezplatná jídla.

Pokud během cesty dostane zaměstnanec jídlo zdarma a neplatíte za něj, stravné se sníží o určitý procentuální podíl v závislosti na délce cesty:

  • 70 % stravného pro pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin,
  • 35 % stravného pro pracovní cesty trvající 12 až 18 hodin,
  • 25 % stravného pro pracovní cesty trvající než 18 hodin

Zahraniční stravné pro rok 2024 

Pro ty, kteří cestují za prací do zahraničí, jsou stanoveny sazby zahraničního stravného vyhláškou č. 341/2023 Sb. Oproti loňsku se od 1. 1. 2024 změní sazby zahraničního stravného u 22 států – například u Lotyšska, Maďarska, Chorvatska, Španělska či Norska.

Tady je výčet některých Evropských zemí:

  • 35 € pro Slovensko,
  • 40 € pro Rumunsko,
  • 45 € pro Maďarsko, Německo, Polsko, Rakousko,
  • 50 € pro Francii, Itálii.

Náhrady za pohonné hmoty v roce 2024 

Výši náhrady za použité palivo vypočte zaměstnavatel jako násobek ceny a objemu spotřebovaného paliva.

Zaměstnanec musí předložit účtenky potvrzující nákup paliva, aby dokázal spojitost s pracovní cestou. Pokud zaměstnanec předloží více účtenek dokládajících nákup paliva souvisejícího s pracovní cestou, stanoví se výše náhrady z aritmetického průměru uvedených cen.

Pokud zaměstnanec nedokáže věrohodně prokázat cenu paliva, určí zaměstnavatel náhradu na základě průměrné ceny daného typu paliva.

 

Průměrné ceny pohonných hmot podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce činí:

  • 38,20 Kč za litr benzinu 95, 
  • 42,60 Kč za litr benzinu 98,
  • 38,70 Kč za litr nafty,
  • 7,70 Kč za kWh elektřiny.

Zaměstnavatel stanoví spotřebu paliva vozidla podle údajů o spotřebě, jež musí zaměstnanec doložit technickým průkazem vozidla. V případě absence těchto informací v technickém průkazu se náhrada za pohonné hmoty poskytne jen tehdy, když zaměstnanec dokáže spotřebu paliva technickým průkazem vozidla se stejným typem a objemem motoru.

K určení spotřeby paliva se využívá norma pro kombinovaný provoz dle evropských standardů. Pokud technický průkaz tuto informaci neuvádí, zaměstnavatel vypočte spotřebu paliva na základě aritmetického průměru údajů uvedených v technickém průkazu vozidla.

Zbavte se administrativy a rutinních úkolů

Digitální pomocník, aplikace Expense management, vám umožní udržet vaše cestovní náhrady v souladu s aktuální legislativou. Díky naší aplikaci dostanete přístup k online, rychlým a bezchybným cestovním příkazům a zprávám z pracovních cest s automatickými výpočty náhrad – jejich vyúčtování bude o poznání jednodušší.


Věnujte čas práci, která má skutečný význam. S Fidoo získáte nejen přesnost a efektivitu, ale i klid na duši a vědomí toho, že je všechno správně a v souladu s nejnovějšími předpisy.

Spravujte zaměstnanecké výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...