Kompletní automatizace zpracování účtenek
Navitec systems si užívá plně automatizované zpracování účtenek
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Navitec systems, která kompletně automatizuje vše kolem účtenek.
O společnosti
Společnost pomáhá svým klientům optimalizovat své hospodaření a procesy zavedením podnikového systému Microsoft Dynamics 365 Business central (dříve Microsoft Dynamics NAV nebo ještě dříve Navision) a dalších obchodních a kancelářských aplikací Microsoftu.
Sídlo
Ševcovská 3667
760 01 Zlín
Velikost firmy
15 zaměstnanců
Odvětví
IT
Hlavní potíže
- Nevyhovující platební karty vydávané bankou
- Prodleva v dodávání a následném zpracování podkladů
- Neefektivní uchovávání účtenek
- Složitý vývoj a řešení elektronického archivu
- Nedostatek kontroly nad výdaji zaměstnanců
Řešení
- Předplacené karty pro všechny zaměstnance
- Elektronické zpracování účtenek
- Elektronická archivace účtenek
- Automatické zpracování výdajů
- Okamžitý online přehled o zaměstnaneckých výdajích
Hlavní přínosy
- Rychlejší a včasné zpracování výdajů a dokladů
- Zrychlení účetní agendy
- Digitalizace a automatizace procesu
- Přehled nad zaměstnaneckými výdaji v reálném čase
- Elektronická archivace
Zdlouhavé vydávání platebních karet a pozdě dodávané účtenky
Společnosti Navitec systems s.r.o. nevyhovovalo vydávání platebních karet ze strany banky, protože bylo moc zdlouhavé a zároveň nechtěli udělit plný přístup přímo k firemnímu bankovnímu účtu každému zaměstnanci.
Podle finančního ředitele Daniela Barneta také kontinuálně řešili problémy s dokládáním papírových účtenek, které se nedostávaly včas do účtárny. V horším případě se dokonce ztrácely, což potom přinášelo další práci účetnímu oddělení, které muselo obvolávat a obepisovat jednotlivé dodavatele, kteří účtenky vystavovali.
Konkrétně mě štvalo to, že jsem neměl vůbec přehled v čase o vynaložených výdajích, jak na služební cesty nebo ostatní výdaje spojené například s platbou hardwarových prvků, které si zaměstnanci nakupují sami.
Kostrbaté řešení archivace účtenek
Uchovávání účtenek bylo velmi kostrbaté, protože účtárna musela účtenku nejdřív naskenovat a poté uložit ve formě PDF někde na sdílený disk nebo uložiště, ke kterému měl Daniel přístup. Stejně však řešil, jak se k těmto jednotlivým účtenkám dostat jednoduše. Vývoj a propojení informačního systému na sdílené uložiště přestavovalo spoustu úsilí.
Na řešení Fidoo narazili skrze obchodního zástupce . Když byl Danielovi a jeho týmu produkt představen, bez jakéhokoliv váhání se rozhodli, že ho chtějí vyzkoušet. Agendy, které nyní ve Fidoo využívají, probíhají plně automaticky.
Plně automatické zpracování a okamžitý přehled
Zaměstnanec provede výdaj například za pohonné hmoty nebo za placení balíku na dobírku. V tom okamžiku už vyfotí účtenku nebo fakturu a ta se během 10 minut dostává do informačního systému Navitec Systems. Jak scan této účtenky, tak podklady pro zaúčtování pro účtárnu.
V reálném čase se tak Daniel může podívat na provedený výdaj a získává okamžitou informaci, jestli není náhodou přečerpaný rozpočet pro daného zaměstnance.
Méně starostí a snížení nákladů
Dlouhodobě má používání Fidoo dopad především na snížení nákladů na účetní služby, protože najednou zaúčtování účtenky trvá 3 minuty namísto 20 minut.
Archivace těchto dokladů probíhá elektronicky víceméně bez zapojení jakéhokoliv účastníka mimo daného zaměstnance, který má zodpovědnost pouze ofotit účtenku. Automatizace ve spojení s Fidoo znamená pro Daniela a jeho kolegy na účtárně daleko méně starostí.
