Digitalizace cesťáků a vyúčtování
V Charitě ČR už řeší cesťáky a vyúčtování zcela digitálně
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Charita ČR, která si poradila jak s cesťáky, tak s vyúčtováním.
O společnosti
Nejstarší dobročinná organizace s celostátní strukturou v České republice jsme rovněž největším nestátním poskytovatelem sociálních i zdravotních služeb. Naši síť tvoří více než 320 Charit různé velikosti.
Sídlo
Vladislavova 12
110 00 Praha 1
Velikost firmy
78 zaměstnanců
Odvětví
Sociální služby
Hlavní potíže
- Zdlouhavá a komplikovaná agenda cesťáků
- Zdržení podkladů pro vyúčtování
- Neaktuální cesťákové formuláře
- Papírování
Řešení
- Předplacené karty pro zaměstnance
- Elektronické zasílání podkladů pro vyúčtování
- Digitální cesťáky
- Digitální archivace účtenek
Hlavní přínosy
- Digitalizace a automatizace procesu
- Eliminace papírování
- Zjednodušení distribuce podkladů od zaměstnanců
- Propojení se mzdovým a účetním systémem
Zaměstnanci pomáhají po celé ČR a v zahraničí
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci Charity ČR poskytují služby po celé ČR a i v zahraničí, řešili řadu cestovních výdajů. Byla s tím spojena spousta administrativy a času. Hledali efektivní nástroj pro zpracování služebních cest a vyúčtování.
Podle Jitky Jandákové, vedoucí ekonomicko-správního oddělení, byla nejhorší neefektivita práce. A ta spočívala zejména v tom, že zaměstnancům, kteří jeli na služební cestu, trvalo vyplnění excelového souboru na služební cestu, žádosti a vyúčtování, spoustu času. Nepoužívali totiž aktuální formuláře, nedodávali účtenky, dodávali vše pozdě. A to poté obtěžovalo nebo komplikovalo práci kolegům Jitky v ekonomickém oddělením, kteří museli vše kontrolovat, vracet k doplnění a čekat na to.
Mně tam stručně řečeno štvala neefektivita práce. Když pracujete s dotacemi a projekty, tak veškeré procesy, které zdržují vyúčtování, jsou komplikované.
Propojení s docházkovým systémem
V Charitě ČR zavedli docházkový systém a hledali takový systém, který s ním bude kompatibilní. Prošli výběrovým řízením, prověřili asi tři systémy a rozhodli se pro Fidoo.
Používají jej od roku 2O21, kdy nejprve začali pilotně pracovat na pár zaměstnancích. Zavedli 1-2 týmové karty, vše zkoušeli to a postupně přidali téměř všechny uživatele.
Dynamika procesu a napojení na účetní software
Veškerá agenda spojená se služebními cestami a jejich vyúčtováním teď podle Jitky probíhá dynamicky a bez papírů. Zaměstnanci mají čas na svoji práci místo toho, aby papírovali a vyplňovali formuláře.
Šlo o velkou změnu, ale jelikož byla žádaná odspodu, přesvědčit zaměstnance, aby se naučili nový systém nebylo tak složité. Sami totiž vnímali, že jim dosavadní systém nevyhovoval.
V Charitě ČR se ale v používání Fidoo posunuli ještě o krok dál a místo exportu dat v rámci vyúčtování a následného nahrávání do jejich účetního systému, funguje nyní Fidoo přes API s účetním softwarem napřímo.
Fidoo do celé sítě charit
Tuto pozitivní zkušenost se povedlo převést v rámci sítě mezi arcidiecézní a diecézní charity. Zaměstnancům pomáhá Fidoo nejenom při zpracování žádosti, ale také při archivaci účtenek.
