Digitalizace cesťáků a vyúčtování
DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti DEZA a zjistěte, jak se dají také řešit cesťáky.
O společnosti
Firma DEZA je výrobcem základních organických látek určených pro další chemické využití. S roční zpracovatelskou kapacitou 450 000 tun černouhelného dehtu a 160 000 tun surového benzolu patří mezi významné podniky v oboru na světě.
Sídlo
Masarykova 753
757 01 Valašské Meziříčí – Krásno nad Bečvou
Velikost firmy
1000-1200 zaměstnanců
Odvětví
Chemický průmysl
Hlavní potíže
- Schvalování cesťáků
- Výdaje na cestách
- Opožděné dodávání cesťáků
Řešení
- Využití schvalování v aplikaci
- Platba kartou Fidoo
- Digitalizace byrokracie kolem cesťáků
Hlavní přínosy
- Rychlé schvalování
- Rychlé vyúčtování
- Rychlé odevzdávání cesťáků
Jedna cesta, mnoho papírů
Firma DEZA je zpracovatelem černouhelného dehtu a surového benzolu, což jsou dva vedlejší produkty koksáren. Firma zaměstnává přes 1000 pracovníků, včetně těch, kteří mnohokrát vyrážejí na pracovní cesty a kvůli kterým často vznikaly nepříjemnosti spojené s papírovou byrokracií. Počínaje papírovým formulářem pro zažádání o pracovní cestu, až po její finální vyúčtování.
„Všechno znamenalo oběh mnoha dokumentů. Dále s tím bylo spojeno odstraňování spousta chyb, ve výpočtu cestovních náhrad, a ten celý proces byl komplikovaný a zaměstnal velké množství lidí.“
Cesťáky a výdaje
Na pracovní cestu vyjede každý rok bezmála 200 zaměstnanců, z nichž každý pracuje v jiné části areálu. Už jen přenos takových papírů je pro firmu zátěž. Pan Hruška se sám přiznává, že nemá rád papíry a činnosti s nimi spojené, jako je například archivace takovýchto dokumentů. Častokrát se stávalo, že se cesťák musel vyplnit dodatečně a samozřejmě docházelo k problémům při přiřazování jednotlivých výdajů k daným cestám. Samotné schvalování byl boj s časem, neboť jet na cestu, bez schváleného cesťáku je problém i z právního hlediska. A papírový formulář není dostatečně flexibilní, neboť ho musel někdo přinést, nechat si ho schválit a ztrácelo se tím mnoho času. Dnes už si zažádají zaměstnanci o schválení cesty pohodlně na dálku.
Fidoo od karet po cesťáky
„My s Fidoo začali již dávno, když ještě poskytovalo pouze platební karty, které pro nás byly výrazně levnější než ty z banky.“ svěřil se nám pan Hruška. Časem firma začala využívat nové funkce, které Fidoo postupně vydávalo.
Jak firma funguje dnes?
Dnes je pro zaměstnance velmi snadné zažádat o schválení pracovní cesty ještě z domu a stejně tak je pro nadřízené pohodlné tuto cestu schválit. Jen pomocí mobilu a během pár vteřin. Zároveň je velké plus, že když se na cestě vytvoří jakýkoli výdaj, zobrazí se ihned v aplikaci a není nutné ho do cesťáku nijak zpětně dokládat. Cesťáky tak vznikají mnohem rychleji a nevznikají tak měsíční prodlevy, jaké DEZA měla v minulosti. Velká pomoc je to i pro účetní, kterým odpadá práce s kompletováním výdajů a zdlouhavou kontrolou a to zpracování je tedy mnohem rychlejší a příjemnější.
„... dlouhodobě jsem se snažil toto řešení prosadit a jsem ráda, že máme veškerý přehled a údaje na jednom místě.“
Účetní a důvěra k Fidoo
Účetní mají rádi papíry a přestup na digitalizaci zaměstnaneckých výdajů nebrali zrovna pozitivně. Zároveň všechno rádi kontrolují třikrát a trvalo celkem dlouho než si k Fidoo vytvořili důvěru, že jeho systém dává čísla spolehlivá, a že mu lze věřit. Po čase v něm ale našli značný přínos.
