Vše, co byste měli vědět o digitalizaci účetních dokladů

Opravdu mají v dnešní době štosy papírových účtenek své místo? Jejich dokládání a ruční skladování je jednou z nejnepříjemnějších aktivit správy výdajů. Digitalizace účetnictví může pro vaše podnikání znamenat obrovský skok – a digitalizace účtenek s Fidoo může být správným krokem.

Co v článku najdete:

Co je digitalizace účetních dokladů

Nastal čas nahradit neohrabané kartotéky! Digitalizace účetních dokladů je převod papírových dokladů, jako jsou faktury či účtenky, do elektronické podoby. Nejde jen o jejich skenování nebo focení, ale o vytvoření systému, který umožňuje jejich snadné ukládání, vyhledávání a předložení v případě kontroly. Díky tomu můžete mít všechny důležité doklady vždy po ruce, ať jste kdekoliv.

Výhody digitalizace účtenek s Fidoo

Samotných aplikací na účtenky, které se starají o jejich evidenci, už pár existuje. Je ale několik výhod, které Vám přináší komplexní řešení pro správu zaměstnaneckých výdajů. Vaše cesta k digitalizaci dokladů bude díky tomu o poznání jednodušší!

Na účtenku už nikdy nezapomenete

Mějte klidnou mysl a vypusťte stres z odevzdávání účtenek z hlavy. Ihned po každé platbě předplacenou Fidoo kartou dostanete upozornění v mobilní aplikaci, že máte účtenku vyfotit. Ta se automaticky spáruje s transakcí a vznikne výdaj. Žádné prodlevy, schvalovatel výdaj bleskově přijme (nebo zamítne) a schvalovací proces se tak zkrátí z několika dnů na otázku pár kliknutí a několika vteřin.

Flexibilita a rychlé vyúčtování

Doplňte výdaj a účetní doklad kdykoliv a odkudkoliv. Naše aplikace umožňuje, aby bylo vykazování výdajů ve vaší firmě mnohem flexibilnější a probíhalo v průběhu měsíce. Doklady spojené s výdaji lze zaznamenat ihned po nákupu a eliminuje se tak riziko chybějících účtenek, když je na čase vyúčtování. Už žádné fronty na účtárně na konci měsíce.

Integrace s účetním softwarem

Významným benefitem digitalizované správy účtenek s Fidoo Expense managementem je možnost integrace s Vaším účetním softwarem. Snížíte riziko duplicit, minimalizujete riziko chyb a urychlíte celý proces správy výdajů a vyúčtování.

Lepší přehled a vyšší produktivita

Všechny účtenky budou uloženy do jednoho centralizovaného prostoru. Ušetří vám i vaším zaměstnancům spoustu času při hledání účtenek, když jsou potřeba. Své úsilí můžete směřovat na důležitější úkoly a být celkově produktivnější. Každý, od běžných zaměstnanců přes vedení až po finanční oddělení, může sledovat potřebné doklady a mít přehled o výdajích.

Bezpečná archivace bez kopírování a skenování

Ve Fidoo aplikaci můžete účetní doklad přiřadit ke každému výdaji. Ať už vyfocením papírové účtenky nebo přiložením PDF souboru. Ke všem dokladům se vždy dostanete zpětně a v případě potřeby můžete reportovat finančnímu úřadu snadno a rychle.

Na co se zaměřit, než začnete s digitalizací

Česká legislativa související s digitalizací účtenek

Jestli čekáte na jeden souhrnný zákon, který vám předá všechny potřebné informace, tak vás zklameme. Dobrou zprávou je, že jsme vybrali čtyři klíčové zákony, vyhlášky a směrnice, které se touto problematikou zabývají – mrkněte na náš detailnější popis.

- Informace GFŘ k pravidlům fakturace
- Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.
- Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb.
- Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.

Jak se připravit na digitalizaci účtenek

Kromě nastudování příslušné legislativy doporučujeme také zamyšlení se nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:

- auditní stopa,
- focení účtenek,
- archivace a export dat z archivu,
- skartace papírových dokladů.

Na detailní popis každého z bodů se můžete mrknout v našem shrnutí.

Ještě, než se do všeho pustíte po hlavě, pošlete dotaz na svůj finanční úřad. Ten se vyjádří, zda je pro vás elektronická archivace účtenek dostačující. Konec konců to budou právě oni, kdo vás případně navštíví.

Moderní firmy potřebují digitalizované účtenky

Vyhněte se potížím spojenými s manuální správou papírových účtenek. S Fidoo Expense management máte o jednu starost méně. S klidnou hlavou, protože víte, že vaše účtenky jsou automaticky evidovány způsobem zajišťujícím integritu a bezpečnost informací a jsou rychle a snadno vyhledatelné.