Úvod do světa cestovních příkazů: vše, co potřebujete vědět
(... a trochu víc)

Cestovní příkazy, nebo jak jim s oblibou říkáme – „cesťáky“ – mohou znít jako byrokratická noční můra. Když ale víte jak na ně a celý proces zefektivníte, stanou se vaším tajným superhrdinou. Pojďme se ale napřed mrknout na to, co vlastně cestovní příkazy jsou, proč a kdo je musí vyplňovat a jak to celé zvládnout s úsměvem.

Co v článku najdete:

Co je cestovní příkaz?

Cestovní příkaz je dokument, který zaznamenává všechny důležité informace o služební cestě zaměstnance. Myslete na něj jako na deník cestovního dobrodružství – kdo, co, kde, kdy a hlavně… kolik to bude stát.

Tento dokument je klíčový pro účetní oddělení, aby mohlo správně vyúčtovat náklady spojené s cestou, a pro zaměstnance, aby dostal spravedlivou kompenzaci za své pracovní úsilí mimo kancelář – diety a cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, což se může hodit například v případě řešení pracovního úrazu.

Kdy je potřeba vyplnit cestovní příkaz a jak?

Jakmile vašeho kolegu čeká výlet za pracovními povinnostmi mimo jeho obvyklé pracoviště, je čas vyplnit cestovní příkaz. Ať už je to konference ve vedlejším městě, nebo schůzka s klientem na druhém konci země, cesťák vás kryje. Postará se o to, aby byla každá koruna vynaložená na cestu správně zaznamenána a vyrovnána.

Před cestou: Zde zaznamenáte základní informace – kdo, kam, proč a kdy. Je to jako plánovat dovolenou, akorát bez moře a koktejlů. Obvykle vás čeká vyplnění osobních údajů, počátku cesty, cílové destinace, účelu cesty, dopravního prostředku a dalších údajů vyžadovaných zaměstnavatelem.
Po cestě: Po návratu ještě zbývá doplnit skutečné výdaje, trasu a jakékoli nečekané peripetie, které stojí za zmínku (a náhradu). Ve Fidoo aplikaci Expense managementu tomuto kousku říkáme “zpráva” – snadno ji přiřadíte k již vytvořenému příkazu. V papírové verzi vás bude čekat vyplnění zadní části cestovního příkazu.

Zní to jednoduše, že? Nuže, dokud nezačnete řešit papírování, sazby, legislativu…

Fyzický cestovní příkaz a jeho varianty

Věřte tomu nebo ne, tradiční papírový cesťák zůstává v některých firmách stále favoritem. Pro jeho vyplnění není třeba žádné technické zdatnosti ani jiné super schopnosti. Šablonu si snadno stáhnete na internetu nebo vytvoříte vlastní, která odpovídá vaším interním potřebám a procesům. Připravte se ale na řadu výzev, které vám nedají pokoj – manuální výpočty náhrad, pravidelné hlídání legislativy, velké riziko chyb a ztrát, nahánění kolegů, kteří nedodali podklady a lavina papírování každý měsíc.

Moc lákavě to nezní, co?

Online nebo elektronický cesťák

Asi není tajemstvím, že už někoho napadlo tuto mnohdy bolestnou cestu usnadnit a digitalizovat. Voilá, jednodušší, přehlednější a chytřejší cesťáky jsou na světě! Lze je snadno vyplnit a v některých případech i spravovat prostřednictvím účetních programů nebo interních systémů, což přináší i automatické vyplňování některých polí a snadné sdílení mezi zaměstnanci a schvalovateli.

Co kdybyste si to celé ulehčili s Fidoo?

Odhoďte papíry a tabulky, zkuste to chytřeji – s řešením, které zpříjemní život každému, kdo se s cesťáky musel kdy potýkat. Čeká vás svět, kde:

Automatické výpočty náhrad se postarají o všechnu matematiku za vás. Vždy přesně, bez chyby a podle platné legislativy.
Flexibilní nastavení sazeb vám umožní ušít cesťák na míru vašim potřebám. Pokud například chcete svým kolegům dopřát víc, stačí jednoduchá úprava na pár kliknutí.
Snadné připnutí výdajů z cest promění proces vyúčtování v otázku pár minut.
Schvalovat cesťáky i výdaje můžete díky mobilní aplikaci odkudkoli a kdykoli potřebujete.
Žádná práce navíc je dobrá práce. Již vytvořené cesťáky můžete snadno kopírovat a v případě cesty s kolegou jedním kliknutím vytvoříte cestovní příkaz i pro něj.

A to nejlepší? Všechno je online, dostupné 24/7 a připravené na export/propojení s vaším účetním systémem. Expense management od Fidoo dělá z vyplňování cestovních příkazů hračku – takže místo papírové džungle budete mít čas prozkoumat tu skutečnou!