Firemní platební karty: Vyplácí se nebo je lepší hotovost? Rozhodněte!

Duel „firemní karty VS hotovost“ rozehrajeme na příkladě dvojic situací a výhod, které každý způsob distribuce firemních představuje. A protože karty, které firmám ve Fidoo vydáváme, známe nejlépe, použijeme pro srovnání právě je.

Co v článku najdete:

#1 – Za co všechno zaplatíte?

Firemní karty: S Fidoo prepaid kartami lidé z firmy zaplatí v ČR i v zahraničí za ubytování, obědy s klientem, zboží, palivo, online reklamu, letenky, webináře, veřejnou dopravu, dárky pro klienty… a cokoli vás ještě napadne.

Hotovost: Platby v hotovosti mohou být flexibilní, ale přinášejí také svá úskalí. Bez jasné kontroly nad tím, kdo, kdy a za co peníze utrácí, se snadno ztratí přehled i zodpovědnost. Ve firmách se tak mohou objevit skryté náklady, které v účetnictví nevypadají ideálně. A pokud někdo zapomene účtenku? Peníze se často nedohledají.

Hotovost navíc otevírá prostor pro neformální platby, které se hůře kontrolují a které mohou komplikovat jak interní procesy, tak případné audity.

#2 – Který způsob přeje podvodům?

Firemní karty: Je nám líto, ale pokud chcete ve firmě zaměstnancům umožnit pohodlné zneužívání firemních peněz a podvodné nákupy pro vlastní potřebu, Fidoo karty jsou nejhorší možná volba.

Každý výdaj totiž osoba s rozhodovací pravomocí schvaluje v aplikaci. Klidně hned poté, co přijde notifikace v mobilní aplikaci Expense managent. Pokud je vše v pořádku, ihned se výdaj odesílá k zaúčtování do účtárny.

Aby zaměstnanci neplatili za svoje osobní nákupy nebo třeba za účet v kasinu, na Fidoo kartách můžete nastavit individuální omezení, které vyloučí zneužití firemních peněz. Zakážete třeba platby nad určitý rámec, u některých typů obchodníků anebo je omezíte jen na pracovní dny a pracovní dobu. To vše nikoli plošně, ale přímo konkrétním lidem, týmům nebo oddělením.

Hotovost: Protože zcela chybí vzdálená kontrola, jde o mnohem lepší způsob, jak umožnit zaměstnancům dlouhodobě zneužívat firemní peníze. S účtenkami se dá „čarovat“, zvlášť, když je vaši zaměstnanci odevzdávají do účtárny jednou měsíčně jako hromadný balík. Ve vzniklém chaosu se pak snadno ztratí mnoho sporných výdajů.

#3 – Jaký typ platby přináší slevu na palivo?

Firemní karty: Pokud máte firemní karty, jde o jednoduchou záležitost: stačí natankovat firemní vozila na kterékoli čerpací stanici sítě ORLEN v ČR a na každém litru paliva vaše firma ušetří 2,50 Kč. Automaticky. Slevy za každé tankování vám pak pošleme zpět pohromadě vždy jednou měsíčně.

Čítá-li vaše firemní flotila dejme tomu 10 vozů, ročně tak ušetříte okolo 170 000 Kč.

Bez zbytečné byrokracie, přehledně a tak, že účtárna s tím bude mít minimum práce.

Hotovost: Lidem s preferencí ke složitým a nákladnějším řešením ji doporučujeme všemi deseti. Tankování za hotové a schraňování účtenek přidělá práci jak samotnému zaměstnanci, tak účtárně. A vy přece nechcete, aby vaši lidé chodili domů dřív a do práce se vraceli lépe odpočinutí?

#4 – Papírování a zbytečná práce

Firemní karty: Milovníky papírování a byrokracie zklameme – používáním Fidoo karet se správa výdajů a provozních nákladů ve firmě stane 100% bezpapírovou. Stejně tak výrazně poklesne využívání jednoho z nejoblíbenějších pomocníků, slovutného Excelu.

Výdaj vznikne, projde schválením a odešle se k zaúčtování přímo v aplikaci. Tam také najdete všechny možné přehledy s možností exportu nebo přímé integrace na účetní systém přes API. Žádné doklady se neztrácejí, vše běží jako na drátkách, nikdo nezažívá infarktové stavy…

Hotovost: Jak jsme psali výše u tankování, cesta k oceánu zbytečné práce vede přes používání hotovosti. Přepočítávání vrácených peněz, chyby, bedlivé střežení účtenek (pokud ji zaměstnanec ztratí, výdaj mu přece neproplatíte), stres z vysokých objemů hotovosti, které s sebou zaměstnanci vozí, vyúčtování nákladů fyzicky na hlavní účtárně (ideálně aspoň 130 km od bydliště zaměstnance), úmorné počítání a kalkulace ze strany účtárny – to vše jsou krásné příležitosti, jak zajistit, aby ve vaší firmě bylo co nejvíce stresu a přesčasů.

#5 – Jak je to na cestách?

Firemní karty: Služební cesty díky výdajům placeným Fidoo kartami a jejich propojení s aplikací Expense management ztrácejí kouzlo dobrodružné nejistoty.

Pokud kartu někdo ztratí nebo mu ji někdo ukradne, firma nepřijde ani o haléř – karty lze totiž kdykoli na dálku okamžitě uzamknout či rovnou zablokovat. Karty navíc nejsou napojeny na hlavní firemní bankovní účet a lze na nich držet částku v jakékoliv výši. Klidně nulovou.

I propojení výdajů do konkrétního cesťáku se stává až příliš jednoduchou záležitostí, stejně jako vyúčtování diet a náhrad (i v různých měnách), které nezabere víc než několik vteřin – my je totiž automaticky vypočítáme za vás podle aktuální platné legislativy.

Hotovost: Na rozdíl od bezhotovostního placení zažijí vaši zaměstnanci s hotovostí mnoho starostí. Nejde jen o to, aby peníze neztratili, správně si přepočítali vrácené drobné a za nic na světě neztratili účtenky.

To pravé dobrodružství začíná např. při okradení. Kromě šoku pak zaměstnanec procvičí svou toleranci na stres a zvýší schopnost zvládat problémy. Třeba tak, že bude volat na firmu a řešit, kde a jak si vyzvednout náhradní peníze. (A kdo ví, jestli ty ztracené nebude muset vrátit z vlastní kapsy.) Pikantní to bude zejména ve vzdáleném zahraničí.

Shrnutí

S Fidoo firemními platebními kartami a aplikací Expense management máte vždy jasný přehled o každé transakci – a to nejen kvůli finanční disciplíně, ale i kvůli klidnějšímu spánku CFO.