Připravte firemního řidiče na cokoliv: Proč je "prepaid" karta lepší řešení než obálka s hotovostí?

Na českém trhu je přes deset tisíc firem, které se v našem logistickém rybníčku starají o to, aby ostatní firmy dokázaly dostat své zboží a služby k zákazníkům i zpět, pokud si to zákazník bude přát, a aby k tomu firmám nechyběly vstupy. Další tisíce firem posílají své pracovníky na služební cesty autem. Na cestách je mohou potkat rozmanité situace, přinášející nečekané náklady. A čím méně připravený zaměstnanec na cestu vyjede, ať už s nákladem, nebo bez, tím mohou být tyto náklady dražší.

Ať už jde o nečekané nutné opravy, zahraniční poplatky nebo ztrátu hotovosti, dobrá příprava může ušetřit spoustu stresu i peněz. Jaké jsou nejčastější problémy zaměstnanců na cestách a jak se s nimi vypořádat? Problémů i řešení je více – řidiči může pomoci vybruslit třeba i z komplikací kvůli náledí například platební karta, na kterou lze pravidelně dobíjet libovolnou částku a nastavit na ní různá omezení.

Co v článku najdete:

Co všechno může řidiče na cestách potkat a firmu stát peníze navíc

Řidič jede, dodává, tankuje, jede dál. Ideální scénář. Jenže realita je jiná – ať už jede po Česku, nebo do zahraničí, vždycky je tu něco, co ho může zdržet a zvýšit celkové náklady na cestu. Na silnicích platí pravidlo, že nečekané výdaje nejsou otázkou „jestli“, ale „kdy a v jaké výši“. Toto jsou ty nejčastější:

Technické problémy – porucha motoru, defekt pneumatiky, závada na elektroinstalaci. Zejména v odlehlých oblastech v zahraničí nemusí asistenční služba přijet několik hodin, a i kdyby přijela, zdaleka to neznamená, že řidiči rovnou „zapřáhne“ nový tahač. A překládat obsah zaplombovaného návěsu nepřipadá v úvahu – řidič by k tomu potřeboval celníky, několik párů rukou a velké množství času, který nemá. I v případě cesty osobním vozidlem není stále standardem všech balíčků pojištění, že by asistenční služba přijela rovnou s náhradním vozem. Jedinou šancí tak je často poradit si přímo na místě a využít služeb nejbližšího autoservisu. A takový náklad proplatí pojišťovna až zpětně.
Náklady na trasu – dálniční známky, tunely, trajekty, parkovné. Elektronické mýtné vyřeší palubní jednotka a u menších aut lze dálniční známku často pořídit online – stále to ale není pravidlem všude v EU a mimo Evropu už vůbec ne. Stejně tak řadu poplatků za průjezd tunely, nebo třeba nakládku vozu na trajekt, není možné koupit předem. Platbě na místě se řidič na zahraniční cestě nevyhne, i kdyby mělo jít jen o parkovací hodiny.
Palivo – co když se řidič ocitne tam, kde tankování stojí o 30 % více? Ceny paliv v posledních letech ukázaly, že je zdaleka neovlivňují jen sezónní vlivy. Válka na Ukrajině, situace na Blízkém Východě, politika Donalda Trumpa i řízené omezení těžby ropy organizací OPEC+ – to vše má vliv na ceny ropy a přeneseně i na ceny pohonných hmot. Není jisté, kolik bude stát nafta třeba v Chorvatsku, až tam váš řidič dojede – v každém případě ji ale bude muset koupit, pokud má dovézt náklad na místo určení a auto zpátky.
Pokuty – od přetížení až po chybějící povinnou výbavu. Odlišnosti v předpisech, nebo třeba i v důslednosti orgánů veřejné moci mohou řidičům v zahraničí zadělat na problém. Přetížení nebo chybějící povinná výbava, jejíž složení se navíc může v růstných zemích lišit – to vše zvláště na západ od Česka často končí pokutou mastnější než ten nejvypečenější bratwurst na čerpací stanici. Pomoci může uhrazení blokové pokuty na místě.
Náhlé ubytování – uzavřená dálnice, extrémní počasí, povinný odpočinek, zdraví. Při plánování cesty lze a mělo by se kalkulovat s časovou rezervou, počasí se ale naplánovat nedá. Může se stát, že viditelnost klesne do té míry, že se pojede krokem. Nebo dojde k rozsáhlé uzávěrce dálnice a nepojede se vůbec. A než se řidič naděje, dovrší maximální dobu řízení nebo se přiblíží povinnému odpočinku. Případně se dostaví zdravotní komplikace – třeba nevolnost nebo úraz při vykládce, a kromě parkování na nezbytně nutnou dobu bude potřeba řešit i ubytování.

Hotovost vs. digitální platby

Všechny uvedené situace mají jedno společné – k jejich řešení je dobré, aby měl řidič čím zaplatit. Jak to ale řidiči umožnit s ideálně co nejpříznivějším poměrem cena/výkon? Obálka pod sedačkou je spíše záležitostí předminulé dekády, i když nějaké ta rezerva má stále smysl – hlavně tam, kde digitální platby nefungují.

Hotovost – univerzální, ale snadno se ztratí nebo „ztratí“. Navíc se složitě vyúčtovává – sehnat na konci měsíce od zaměstnanců účtenky je obtížné i ve vnitrostátním prostředí, natožpak na zahraničních cestách – transakce přitom nebudou malé. Nehledě na to, že se účetní o útratách dozví až na konci měsíce, což je pro finanční řízení podniku už pozdě. Podle dat Fidoo se v loňském roce dařilo firmám, které sledují náklady v reálním čase, nakupovat až o deset procent efektivněji. Samozřejmě ale platí, že někde to bez hotovosti nejde, a na cestách mohou nastat situace, kdy se právě s hotovostí operuje nejlépe.
Platební karty – snižují riziko krádeže, umožňují lepší kontrolu, ale ne všude jsou přijímány. Zároveň je potřeba, aby na kartě bylo k čerpání dost peněz, ale ne příliš. Řešením může být tzv. prepaid karta, třeba ta, kterou dostanete v rámci služby Expenese Management od Fidoo. S tou má jednak firma přesnou kontrolu nad útratami, může na ni řidiči kdykoli dobít peníze, omezit její fungování jen na vybrané dny, zakázat výběry hotovosti a online platby, nebo povolit pouze transakce spojené s autodopravou. Zároveň se tak zefektivní účetnictví – řidič každou účtenku, kterou při nákupu dostane, rovnou vyfotí, nahraje do aplikace a pak ji může klidně vyhodit. Díky spolupráci se sítí čerpacích sítí ORLEN navíc řidiči v rámci ČR ušetří 2,50 Kč za každý litr paliva. Platit za tankování s Fidoo kartou však samozřejmě mohou i za hranicemi.
Zahraniční platby – to jsou i směnné kurzy, výběry z bankomatů a nečekané blokace. Ať už firma vsadí na hotovost, nebo nabitou platební kartu, pravděpodobně se nevyhne transakčním poplatkům – ona i ta hotovost může dojít. Současný celní cyklon z USA rozkolísal finanční trhy a vytváří tak nejistotu i ohledně kurzů. Plná nádrž tak může vyjít dráž, než se předpokládalo. A stejně tak i výběr z bankomatu – někteří poskytovatelé, a jsou to právě ti nejrozšířenější, si účtují výrazně vyšší poplatky než jiní.

Připravte řidiče na nečekané výdaje

Čím lépe je řidič připraven, tím méně telefonátů typu „šéfe, mám problém“ lze očekávat. Šanci, že se na cestě objeví nákladná komplikace, lze snížit:

Před cestou – kontrola povinné výbavy, dostatečná rezerva paliva, přehled o poplatcích na trase.
Na cestě – plánování tankování, ubytování a stravy, aby se vyhnul předraženým místům.
Nouzové situace – jasný postup pro případ ztráty hotovosti/karty, technického problému nebo nehody.
Chytré řešení výdajů – digitalizovat evidenci účtenek a urychlit vyúčtování, aby se řidič nemusel zabývat papírováním.

Silnice jsou plné překvapení – některá příjemná, jiná méně. Správná kombinace plánování, chytrých platebních metod a digitalizace výdajů může ušetřit nejen nervy, ale i firemní rozpočet.