10 způsobů zneužívání firemních prostředků zaměstnanci

„Nic jsem neplatil a ta částka absolutně nesouhlasí…“ Kdo by neznal tuhle legendární hlášku českých fotbalistů. Zaměstnanci, kteří podvádějí při proplácení firemních účtenek by si ji s menší úpravou mohli směle vypůjčit: „Všechno jsem to platil a ta částka absolutně souhlasí“.

Co v článku najdete:

Drobné každodenní podvůdky i sofistikované okrádání zaměstnavatele, ale ve výsledku každopádně díra do firemních financí. Tady je přehled nejčastějších způsobů, jak zaměstnanci zneužívají proplácení firemních výdajů ke svému obohacení.

Natankuju i pro sebe – Jeden z nejčastějších způsobů, jak si zaměstnanci pokoušejí přilepšit, je čerpání pohonných hmot do soukromých aut. Stačí předložit účtenku za palivo a vykázat ji jako pracovní výdaj. Některé systémy umožňují s pomocí GPS sledovat pohyb firemních aut, ale většinu zaměstnaců od podobného jednání odradí už jen samotná povinnost používat k placení firemní kartu. Fidoo karta zároveň ihned po zaplacení vyzývá prostřednictvím mobilní aplikace k vyfocení účtenky a tedy do firmy okamžitě putuje detailní informace o uskutečněném nákupu.
Dneska zve firma – Soukromý oběd vykázaný jako obchodní jednání je jeden z nejběžnějších způsobí, jak pustit firmě nenápadně žilou. Pochutnat si s přáteli nebo rodinou, k účtence připsat info o fiktivní pracovní schůzce a hurá za účetní.
Ale co když všichni vědí, že jste skutečně vedli jednání s obchodním partnerem, ale už nevědí, že oběd platil on? Toho si přeci nikdo nevšimne. Nebo..? S Fidoo kartou lze snadno ověřit místo, čas a kontext platby, což zvyšuje transparentnost. Navíc informace o platbě se v aplikaci objeví okamžitě, takže ji lze také okamžitě zkontrolovat. To vše odrazuje od podobných praktik “malá domů”.
Jen to trochu poladím – Tradiční ručně vypsaná účtenka to je pro finanční kutily hotový poklad. Že je na ní napsáno 87 Kč? Ale kdeže! Stačí přidat 1 nebo rovnou 2 na začátek a hned je stovka dvě v kapse. A co je lepší než tradiční ručně vypsaná účtenka? No přeci tradiční bianco účetní bloček. Pokud si ale v rámci vnitřních pravidel firma nastaví, že zaměstnanec musí účtenku s pomocí mobilní aplikace Fidoo přenést bezodkladně po uskutečněné platbě, pak nadřízený nebo účetní opět vše vidí v reálném čase, zná kontext a může platbu zkontrolovat a případně neschválit. Případný podvod se neschová tak snadno, jako při hromadném zracování účtenek jednou za měsíc.
Byl jsem na služebce. Akorát že vůbec – Někteří zaměstnanci neváhají věnovat čas a energii dokonce k vytváření falešných dokladů a vykazovat třeba i služební cestu, která se nikdy neuskutečnila. Vytvoří falešné účtenky za ubytování, stravování nebo dopravu. Zatímco dřív jim v tom pomáhaly profesionání grafické programy typu Photoshop a kvalitní kopírky, dnes mají k ruce i nástroje umělé inteligence.
Používáním chytrých karet se automaticky zaznamenává místo a čas každé transakce. Díky tomu lze snadno ověřit, zda se zaměstnanec skutečně nacházel v deklarované lokalitě služební cesty. navíc umožňují okamžité nahrávání účtenek přes mobilní aplikaci, což ztěžuje falšování dokladů.
Zneužití “diet” – Když zaměstnanec vyrazí na služební cestu, má ze zákona nárok na příplatek v podobě stravného i ostatních výdajů. To je ideální příležitost, jak tyto výdaje dublovat. Zaměstnanec si jednak nechá proplácet např. obchodní obědy, ale zároveň si nechá v plné výši vyplatit i stravné. Pravda je, že podobné duplicity firmy často mlčky tolerují resp. berou jako drobné odškodné za nepohodlí spojení s pracovní cestou.
Tady se jako chytré řešení nabízí elektronické cestovní příkazy. V aplikaci Fidoo je lze snadno založit, průběžně zanášet jednotlivé cestovní výdaje a na konci celý “cesťák” stejně jednoduše uzavřít a vyúčtovat. Přesnou výši náhrad dopočítá Fidoo automaticky buď dle platné legislativy nebo podle vašich vlastních firemních pravidel.
Trochu to přifouknu – Zveličené nebo uměle navýšené výdaje může být těžší rozeznat. Zaměstnanec například skutečně absolvuje pracovní cestu, nebo nakoupí zboží do firmy, ale podobně jako u pohonných hmot do svého auta si k nákupu něco přihodí. Nebo část zboží vrátí, ale původní účtenku předloží k proplacení. A někdy za tím ani nemusí být zlý úmysl, prostě si jen k načerpanému palivu potřebujete rychle koupit i něco k pití a spěchat dál, nebo dokonce zaměstnanec má právo používat kartu i k soukromým účelům.
V řešení od Fidoo je každá transakce ihned viditelná, lze ji snadno zkontrolovat a proces vyúčtování umožňuje snadno oddělit firemní a soukromý výdaj.
U mě doma tomu bude líp – Někdy je i velmi těžké odhalit, že nákup neobohatil firmu, ale jen jednoho zaměstnance. Například, když ten použije firemní kartu k zaplacení online služeb určených pro soukromé účely (předplatné aplikací, kurzy apod.). Pokud firma nemá nastavené automatické notifikace a kontroly podezřelých transakcí, projdou tyto platby často bez povšimnutí. Na jednotlivých Fidoo kartách si navíc můžete nastavit omezení a zákazy – třeba právě online plateb, výběrů hotovosti nebo omezit funkčnost karet jen na vybrané dny.
Dvojité proplacení – Drzost některých lidí nezná mezí, a tak jsou schopni pro pracovní účely koupit dražší produkt (třeba mobil, na který mají nárok), nechat si jej proplatit a obratem zboží vrátit obchodníkovi. Podmínky některých prodejců nebo prodej zboží přes internet k takovému jednání přímo vybízejí.Díky využívání nástrojů expense managementu zahrnující digitalizaci účtenek a propojení s účetním systémem je možné snadno detekovat duplicitní žádosti o proplacení.
I platební karty se dají zneužít – Není karta jako karta. Běžné bankovní karty nabízejí jen omezené možnosti kontroly realizovaných nákupů. A tak se některým zaměstnancům vyplatí riskovat a na karty “bez dohledu” nakupovat i věci pro osobní potřebu. Chytré firemní karty naopak umožňují detailní nastavení pravidel – například omezení plateb pouze na určité typy obchodů či služeb nebo jen ve všední dny, zákazat či povolit určitý typ operací (výběr hotovosti, nákup na internetu) apod. Transakce mimo povolené kategorie jsou zamítnuty nebo označeny jako podezřelé a zaslána notifikace odpovědné osobě.
Hlavně bez obav – Hlavně aby se mi někdo nenaboural do mého účtu; hlavně aby mě v autobuse neokradli; hlavně neztratit kartu… Obavy spojené s financemi známe všichni i ze svého soukromí. Naštěstí pryč je doba, kdy před firemní cestou bylo třeba nafasovat hotovost. Ale co taková ztráta karty? Fidoo karta funguje na principu dobíjení – automatického nebo manuálního. Navíc ji lze snadno uzamykat nebo blokovat. Případná ztráta nebo zneužití tak představuje jen drobnou lapálii, nikoliv noční můru v podobě vyluxovaného účtu.