Firemní platební karty: Vyplácí se nebo je lepší hotovost? Rozhodněte!

Úvod Blog Firemní karty

Firemní platební karty: Vyplácí se nebo je lepší hotovost? Rozhodněte!

Duel „firemní karty VS hotovost“ rozehrajeme na příkladě dvojic situací a výhod, které každý způsob distribuce firemních představuje. A protože karty, které firmám ve Fidoo vydáváme, známe nejlépe, použijeme pro srovnání právě je. 

#1 – Za co všechno zaplatíte?

Firemní karty: SFidoo prepaid kartami lidé zfirmy zaplatí vČR i vzahraničí za ubytování, obědy s klientem, zboží, palivo, online reklamu, letenky, webináře, veřejnou dopravu, dárky pro klienty… a cokoli vás ještě napadne.  

Hotovost: Platby v hotovosti mohou být flexibilní, ale přinášejí také svá úskalí. Bez jasné kontroly nad tím, kdo, kdy a za co peníze utrácí, se snadno ztratí přehled i zodpovědnost. Ve firmách se tak mohou objevit skryté náklady, které v účetnictví nevypadají ideálně. A pokud někdo zapomene účtenku? Peníze se často nedohledají. 

Hotovost navíc otevírá prostor pro neformální platby, které se hůře kontrolují a které mohou komplikovat jak interní procesy, tak případné audity. 

#2 – Který způsob přeje podvodům?

Firemní karty: Je nám líto, ale pokud chcete ve firmě zaměstnancům umožnit pohodlné zneužívání firemních peněz a podvodné nákupy pro vlastní potřebu, Fidoo karty jsou nejhorší možná volba. 

Každý výdaj totiž osoba s rozhodovací pravomocí schvaluje v aplikaci. Klidně hned poté, co přijde notifikace v mobilní aplikaci Expense managent. Pokud je vše v pořádku, ihned se výdaj odesílá k zaúčtování do účtárny. 

Aby zaměstnanci neplatili za svoje osobní nákupy nebo třeba za účet v kasinu, na Fidoo kartách můžete nastavit individuální omezení, které vyloučí zneužití firemních peněz. Zakážete třeba platby nad určitý rámec, u některých typů obchodníků anebo je omezíte jen na pracovní dny a pracovní dobu. To vše nikoli plošně, ale přímo konkrétním lidem, týmům nebo oddělením. 
 

Hotovost: Protože zcela chybí vzdálená kontrola, jde o mnohem lepší způsob, jak umožnit zaměstnancům dlouhodobě zneužívat firemní peníze. S účtenkami se dá „čarovat“, zvlášť, když je vaši zaměstnanci odevzdávají do účtárny jednou měsíčně jako hromadný balík. Ve vzniklém chaosu se pak snadno ztratí mnoho sporných výdajů. 

#3 – Jaký typ platby přináší slevu na palivo?

Firemní karty: Pokud máte firemní karty, jde o jednoduchou záležitost: stačí natankovat firemní vozila na kterékoli čerpací stanici sítě ORLEN v ČR a na každém litru paliva vaše firma ušetří 2,50 Kč. Automaticky. Slevy za každé tankování vám pak pošleme zpět pohromadě vždy jednou měsíčně. 

Čítá-li vaše firemní flotila dejme tomu 10 vozů, ročně tak ušetříte okolo 170 000 Kč. 

Bez zbytečné byrokracie, přehledně a tak, že účtárna s tím bude mít minimum práce. 

Hotovost: Lidem s preferencí ke složitým a nákladnějším řešením ji doporučujeme všemi deseti. Tankování za hotové a schraňování účtenek přidělá práci jak samotnému zaměstnanci, tak účtárně. A vy přece nechcete, aby vaši lidé chodili domů dřív a do práce se vraceli lépe odpočinutí? 

#4 – Papírování a zbytečná práce

Firemní karty: Milovníky papírování a byrokracie zklameme – používáním Fidoo karet se správa výdajů a provozních nákladů ve firmě stane 100% bezpapírovou. Stejně tak výrazně poklesne využívání jednoho z nejoblíbenějších pomocníků, slovutného Excelu. 

Výdaj vznikne, projde schválením a odešle se k zaúčtování přímo v aplikaci. Tam také najdete všechny možné přehledy s možností exportu nebo přímé integrace na účetní systém přes API. Žádné doklady se neztrácejí, vše běží jako na drátkách, nikdo nezažívá infarktové stavy…  

Hotovost: Jak jsme psali výše u tankování, cesta k oceánu zbytečné práce vede přes používání hotovosti. Přepočítávání vrácených peněz, chyby, bedlivé střežení účtenek (pokud ji zaměstnanec ztratí, výdaj mu přece neproplatíte), stres z vysokých objemů hotovosti, které s sebou zaměstnanci vozí, vyúčtování nákladů fyzicky na hlavní účtárně (ideálně aspoň 130 km od bydliště zaměstnance), úmorné počítání a kalkulace ze strany účtárny – to vše jsou krásné příležitosti, jak zajistit, aby ve vaší firmě bylo co nejvíce stresu a přesčasů. 

#5 – Jak je to na cestách?

Firemní karty: Služební cesty díky výdajům placeným Fidoo kartami a jejich propojení s aplikací Expense management ztrácejí kouzlo dobrodružné nejistoty.  

Pokud kartu někdo ztratí nebo mu ji někdo ukradne, firma nepřijde ani o haléř – karty lze totiž kdykoli na dálku okamžitě uzamknout či rovnou zablokovat. Karty navíc nejsou napojeny na hlavní firemní bankovní účet a lze na nich držet částku v jakékoliv výši. Klidně nulovou.  

I propojení výdajů do konkrétního cesťáku se stává až příliš jednoduchou záležitostí, stejně jako vyúčtování diet a náhrad (i v různých měnách), které nezabere víc než několik vteřin – my je totiž automaticky vypočítáme za vás podle aktuální platné legislativy. 

Hotovost: Na rozdíl od bezhotovostního placení zažijí vaši zaměstnanci s hotovostí mnoho starostí. Nejde jen o to, aby peníze neztratili, správně si přepočítali vrácené drobné a za nic na světě neztratili účtenky. 

To pravé dobrodružství začíná např. při okradení. Kromě šoku pak zaměstnanec procvičí svou toleranci na stres a zvýší schopnost zvládat problémy. Třeba tak, že bude volat na firmu a řešit, kde a jak si vyzvednout náhradní peníze. (A kdo ví, jestli ty ztracené nebude muset vrátit z vlastní kapsy.) Pikantní to bude zejména ve vzdáleném zahraničí. 

Shrnutí

S Fidoo firemními platebními kartami a aplikací Expense management máte vždy jasný přehled o každé transakci – a to nejen kvůli finanční disciplíně, ale i kvůli klidnějšímu spánku CFO. 

 

Spravujte firemní výdaje jednodušeji a chytřeji!

Mohlo by se vám líbit...

Mobilní platby: Jak přidat Fidoo kartu do Apple Pay?

Úvod Blog Firemní karty

Mobilní platby rychle a bezpečně: Jak nastavit Fidoo kartu v Apple Pay?

Představte si, že jste na služební cestě. Právě jste dorazili na obchodní oběd a na stole se hromadí účtenky. Zatímco někteří loví peněženky nebo hledají firemní kartu v tašce, vy prostě přiložíte telefon k terminálu a je hotovo. Žádný stres, žádné papírování a výkazy pro účetní navíc. Apple Pay a Fidoo firemní karta dělají z placení jednoduchou a přehlednou záležitost, a to při veškerých firemních výdajích, jako jsou cestovní náhrady, per diem či ubytování. 

Pro firmy je to ideální způsob, jak mít své zaměstnanecké výdaje pod kontrolou, aniž by se museli zaměstnanci starat o hotovost nebo tradiční bankovní karty. Vše je rychlé, bezpečné a přehledné. Díky Apple Pay máte přístup k penězům odkudkoliv, kdykoliv, a navíc s jednoduchým nastavením přímo z mobilní aplikace Fidoo. A pro jistotu jsou peníze vždy bezpečně odděleny od hlavního firemního účtu. Zjistěte více o Fidoo kartách i Apple Pay, ať je dokážete využít na maximum. 

Apple Pay: Platba z mobilu vždy po ruce 

Hotovost? To už je pryč. Fyzické karty? Chtějí se vám při každém placení hledat? Firmy po celém světě stále více sází na mobilní platby a Apple Pay patří mezi ty nejpopulárnější. V roce 2023 už více než 70 % všech firemních výdajů ve vyspělých ekonomikách probíhalo digitálně, a mobilní peněženky se stávají normou i v B2B prostředí.  

Trendy směřují k tomu, že fyzické karty brzy ustoupí rychlým a bezpečným mobilním platbám, což firmám umožňuje efektivnější správu financí, minimalizuje ztráty a zpříjemňuje denní operace. Rychlost, jednoduchost a bezpečí díky šifrování jsou výhodami, které ocení samotní uživatelé i jejich zaměstnavatelé. S firemní prepaid Fidoo kartou totiž mají dokonalý přehled o výdajích zaměstnanců a navíc rázem ubyde i náročnějších hotovostních operací. 

Jak platit Fidoo kartou s Apple Pay? 

S Fidoo kartou dostanou firemní výdaje úplně nový rozměr. Proč se vyplatí mít ji po ruce, a jak usnadní správu výdajů celé firmy? 

  • Transparentní přehled o všech výdajích v reálném čase. 
  • Možnost vytvoření karty pro zaměstnance i celý tým nebo pro SPZ daného vozu. 
  • Oddělení prostředků na prepaid kartě od firemního bankovního účtu. 
  • Možnost nastavit limity a pravidla pro každého zaměstnance individuálně. 
  • Rychlé blokování a odblokování karty přes mobilní aplikaci. 
  • Automatické nebo manuální dobíjení a notifikace o transakcích. 
  • Bezpečné a snadné propojení s Apple Pay pro mobilní platby. 

Fidoo prepaid karty přináší spoustu výhod pro zaměstnance i celé firemní procesy. S Apple Pay je vše navíc ještě mnohem jednodušší. Platit budete snadno, bezpečně a rychle ze svých mobilních zařízeních odkudkoli a kdykoli 

Nemusíte hledat fyzickou kartu, ani ji mít u sebe. Bude nahraná ve vašem mobilu, který stejně máte pořád s sebou – a tím také budete platit. A jako zaměstnavatel či účetní budete mít naoplátku v reálném čase přehled o každé transakci. 

Nastavte si Apple Pay ještě dnes

Každý zaměstnanec si může snadno přidat svou osobní Fidoo kartu do Apple Wallet a okamžitě začít platit ještě pohodlněji. Jen nezapomeňte, že tato funkce se vztahuje pouze na osobní karty, na týmové karty se funkce zatím nevztahuje. 

  • V aplikaci Fidoo jděte do sekce „Karty“, zvolte svou Fidoo kartu a klikněte na „Přidat do Apple Pay“.
  • Nebo ručně v aplikaci Apple Wallet klikněte na „Přidat do peněženky“ a poté na „Nová kreditní nebo debetní karta“. Klikněte na „Pokračovat“ a podle pokynů na obrazovce přidejte novou kartu. Pokud máte spárované hodinky Apple Watch, získáte zároveň možnost přidat kartu do hodinek. 
  • Podrobný návod, jak přidat platební metodu do vaší Apple peněženky, najdete zde: Přidání způsobu platby k vašemu Apple ID – Podpora Apple (CZ) 
  • Na závěr vše jen potvrdíte a schválíte. 

Automatizujte správu firemních výdajů i vy 

Cestovní náhrady, diety, obchodní oběd… Výdajů, které vaši zaměstnanci mají, může být opravdu dost. Proto jsou Fidoo platební karty ideálním řešením, jak mít firemní finance pod kontrolou a s digitalizací si usnadnit i vyúčtování. 

S Fidoo prepaid kartou a službou Apple Pay je to navíc ještě jednodušší. Zaplatíte mobilem, účetní doklad s ním vyfotíte a nahrajete do aplikace, kde jej spárujete s výdajem. A vyúčtování už bude otázkou vteřinky, včetně kompletního odpočtu DPH. 

Líbí? Inspirujte se třeba tím, jak Fidoo karty pomohly firmě INSET snížit objem hotovostních transakcí o 70 %. Oceníte i možnost nastavení limitů nebo automatické dobíjení, aby zaměstnanci na cestách nezůstali bez prostředků. Vy máte přehled, účetní dostanou vše připravené a papírová účtenka může v klidu letět do koše. Začněte s automatizací i vy. 

Směňujte konečně výhodně, transparentně a bez skrytých přirážek

Mohlo by se vám líbit...