Category: Accountant

Posted on

My profile

Each Fidoo user has a profile where they can manage and set up their information.

Change of telephone contact

  1. In the web app, click on your name (top left) – My Profile – the green Change icon icon next to your phone number.
  2. Enter the new phone number and Save number change.
    Change your phone number
  3. Enter the six-digit code you received for your new phone and go on.
  4. In case you do not have access to the application, please request a change of telephone contact for the main administrator of the application.

Setting up the Shortcut feature

  1. In the web app, click on your name (top left) – Proxy.
  2. Select Add Shortcut, select a shortcut from the list of users, and enter the shortcut time.
    Setting up a crowd
  3. Confirm with the Set button.

Adjusting the queue time

  1. In the web app, click on your name (top left) – Proxy.
  2. For the shortcut you want to edit, select Edit.
  3. Adjust the time and confirm with the Set button.

Termination of the crowd

  1. In the web app, click on your name (top left) – Proxy.
  2. For the queue you want to terminate, select Terminate.
  3. Confirm with the End Shortcut button.

Login to the account of the represented person

Web app

  1. Click on your name (top left) – Switch user.
  2. Select the user you want to represent.

Mobile app

  1. After logging in, information about the possible crowd will appear for a few seconds, click on
    Switch
     or select

    Next.


  2. Click on your name in green and select the person you want to represent.

Setting up notifications in a queue

  1. Click on your name (top left) –
    My profile.
  2. Select a tab
    Notifications.
  3. If you have notifications set up on your company, tick
    Individual settings.
  4. Scroll through to turn on/off the Notifications section of the Tab, and
    Save
    .

Frequently asked questions about representation

You will always receive an informational email when you set up, change or terminate a shortcut.

Web app

  1. Click on your name in the top left corner.
  2. Select Back to my account from the menu. The app will then switch you to your account.

Mobile app

  1. Click on Next and the name of the person you are representing in green.
  2. Select My Profile.

The moment you switch to the represented profile, the personal profile field turns purple. You can get back to your account the same way.

The representative will see and do almost everything that the represented user is entitled to. However, there are some sensitive areas that the representative will not be able to access or see, but will not be able to edit.

In the profile of the represented user:

  • change password
  • view of sensitive information
  • modifications in the profile
  • permanent card blocking and PIN display
  • acceptance of the renewed card

Generally in the application:

  • setting roles and rights
  • approval settings
  • view of Fidoo account
  • charging cards
  • AML acts

Change language version

Web app

  • Click on your name (top left) – Change language and select.

Mobile apps for iOS

  1. On your phone, select Settings and find the Fidoo app.
  2. Click on Language and select the variant you want to use.

Mobile apps for Android

The Fidoo app is set up according to the language settings on your phone as follows:

  • The phone is set to Czech and Slovak language, the application is in Czech.
  • The phone is set to any other language, the app is in English.

Change your login password

  1. In the web app, click on your name (top left) – Change password.
  2. Enter the original and new passwords and confirm with the Change Password button.

Switching between multiple companies

If you are elected as a so-called. super user, you will receive an email accepting or rejecting the role.

  1. In the web app, click on your name (top left) – Switch company.
    Switching companies in FIdoo
  2. Click on the selected company to be redirected.

Notification settings

  1. In the web app, click on your name (top left) –
    My profile.
  2. Select a tab
    Notifications
    and tick
    Individual settings.

  3. Slide the button

    /


    to turn on/off


    messages or notifications, and


    Save


    .

Frequently asked questions about my profile

The main administrator provides support to all users of the Fidoo application. So if you need to find out who in your company has this role, do the following:

  1. Log in to the web app.
  2. In the bottom left corner, click Main Administrators.
  3. This will open a window with information about the administrators.
  1. Make sure you’ve set up notifications to be sent directly to you in the downloaded Fidoo mobile app:


    Next – Settings – Push notifications
     – The slider is on (shown in green)
  2. Check the notification settings on your phone:

    Settings – Notifications
     – Find and select the Fidoo app.
    Enter
    Find and select Fidoo and select Fidoo.
    .

Sometimes it happens that when the phone with iOs is set to “silent mode” i.e. has the side button switched in the down position (you can see red) – push notifications are not displayed.

Posted on

Types of Fidoo cards

The Fidoo card is a classic payment card from Mastercard. The card allows classic payments at a merchant’s terminal, ATM withdrawals or online payments.

Personal Fidoo card

  1. If your name is on the card, it is a personal card.
  2. Only you use this card.

Team Fidoo card

  1. If the card has a team name or a license plate number instead of a name, it is a team card.
    The team card can be named at your discretion, but it must not be the name of the app user to avoid confusion with a personal card.
  2. The team card is shared and can be passed around within the team and can be used by anyone in the team.
  3. However, a team card always has only one holder who is responsible for it.

More about Fidoo cards

Want more information about Fidoo cards? We’ve got the support to do it own separate section.

Posted on

Accounting for individual actions in Fidoo

Just like you, other clients are struggling with how to account for Fidoo. That’s why we’ve put together their experiences and it’s up to you and your needs which path you choose.

Fidoo as a bank account

Fidoo as a backup

Fidoo as a cash register

Legend

Expenses made with the KB card

Legend

Posted on

Návody na integrace – Money S3 export Karetních transakcí

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní, případně jej zapněte.
    (Nastavení – Integrace – Money S3).
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označené v Money S3.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části “Karetní transakce” a zároveň v části “Transakce na Fidoo účtu”, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Money S3 a vy na tomto bankovním účtu v Money S3 uvidíte přehled a stav, kolik máte finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách).

    Pokud si v Money S3 založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce Karetní transakce a zkratku druhého do části Transakce na Fidoo účtu, tak docílíte toho, že Money S3 povedete zvlášť přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a zvlášť na Fidoo účtu (Nastavení – Integrace – Money S3).

Příprava a nastavení na straně Money S3

V Money S3 aplikaci je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

  • Při importu je potřeba zadat typ dokladu pro příjmy i výdaje
  • Typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
  • Číselnou řadu
  • Předkontaci v případě potřeby zaúčtování
  • Členění DPH v případě potřeby zaúčtování

Nastavení provedete tak, že projdete celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíte všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijete nastavené konfigurace.

Varianta bez modulu XML DE Profi 

  1. V sekci Bankovní doklady zvolte volbu XML Přenosy – Import z XML.
  2. Zvolte Výběr nastavení a dále  _BD (bankovní doklady). Potvrďte tlačítkem Další.
  3. Přes zvolte soubor, který chcete importovat.

  4. Nyní si nastavte na typu příjmového dokladu číselnou řadu, členění DPH a předkontace.  Zvolte si typ příjmového dokladu pro importované transakce tlačítkem a výběrem typu Banka příjem.

  5. Při zvoleném typu dokladu Banka příjem zvolte tlačítko Opravit. 

  6. V nastavení si zkontrolujte, případně doplňte Banku, Předkontaci, Členění DPH a Číselnou řadu, které se mají použít pro importované karetní transakce.  
    Pole banka můžete nechat nevyplněné a importované transakce se budou automaticky přiřazovat do té banky, která je vyplněna v nastavení Fidoo v poli pro zkratku banky (viz Příprava a nastavení na straně Fidoo). 
    Zkratka banky nastavená na straně Fidoo se musí shodovat se zkratkou banky nastavené na straně Money S3. 

  7. Nastavení potvrďte zeleným tlačítkem OK.

  8. Nyní to samé nastavení, jako jste provedli na příjmovém dokladu, provedete i na výdajovém dokladu. 
    Zvolte si typ výdajového dokladu pro importované transakce tlačítkem  a výběrem typu Banka výdej. 

  9. Zde si buď upravte jeden z existujících dokladů nebo si vytvořte nový.

  10. V případě nového typu dokladu zvolte název a zkratku a v nastavení si opět zkontrolujte, případně doplňte Banku, Předkontaci, Členění DPH a Číselnou řadu, které se mají použít pro importované karetní transakce.  
    Pole banka může zůstat nevyplněné a importované transakce se budou automaticky přiřazovat do té banky, která je vyplněna v nastavení Fidoo v poli pro zkratku banky (viz Příprava a nastavení na straně Fidoo). 
    Zkratka banky nastavená na straně Fidoo se musí shodovat se zkratkou banky nastavené na straně Money S3. 

  11. Nastavení potvrďte tlačítkem OK a zvolený (nový) typ dokladu potvrďte také zeleným OK.

  12. Nezapomeňte si zaškrtnout dávkové zpracování, abyste nemuseli každý importovaný bankovní doklad ručně odklikávat a potvrďte tlačítkem Dokončit. 

  13. Po potvrzení se spustí import transakcí. Nastavení, které jste provedli, vám už zůstane připravené pro příště. 

    Import karetních transakcí do bankovních dokladů s prvotním nastavením konfigurace je hotov.

Varianta s modulem XML DE Profi 

Pokud máte zakoupený a zprovozněný modul XML DE Profi v Money S3, tak si můžete při importu vytvořit a uložit vlastní pokročilou konfiguraci zpracování importu, která vám bude během importu transakce např. rovnou párovat na příslušné přijaté faktury nebo závazkové dokumenty. 

Nastavení opět provedete prvotním průchodem celého importního procesu, při kterém provedete i prvotní nastavení.  

  1. V sekci Bankovní doklady zvolte volbu Import z XML.
  2. Zvolte Výběr nastavení a dále  _BD (bankovní doklady). Pokračujte tlačítkem vedle “výběru nastavení” do editace konfigurace položky _BD (bankovní doklady).
  3. V editaci konfigurace zpracování _BD (bankovní doklady) vytvořte vlastní konfiguraci zpracování tím, že vytvoříte kopii stávající konfigurace a uložíte si jí jako naší novou konfiguraci zpracování bankovních dokladů s novým názvem a značkou.

  4. Následně si v této vlastní konfiguraci zpracování můžete nastavit svá vlastní pravidla, která se při importu použijí včetně např. automatického párování rovnou při importu.

  5. Podobným způsobem si zde nastavíte i číselné řady, předkontace, členění DPH, případně další parametry, které se mají použít při importu.

Export z Fidoo

Exportovat transakce lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad jakýmkoliv seznamem transakcí (např. Moje Finance – Karty – Transakce).
2. V účetní agendě v části Export karetních transakcí.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně a vyexportovat transakce, které nejsou ještě zúčtovány (tj. jsou ve stavu “blokace”).
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem karetních transakcí kdekoliv v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem karetních transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam transakcí na kartě
    (Moje Finance – Karty – Transakce)
    nebo
    (Týmové finance – Karty – Transakce)
    nebo
    (Firemní Finance – Karty – Transakce)

  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – Karty – Transakce)

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na kartách zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Karty – Transakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat. 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Karty – Transakce).

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou bankou zúčtovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export transakcí na kartě. 
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a proces exportu započněte zeleným tlačítkem Exportovat.
  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na kartách ve všech
    dostupných/aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S3 a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.


    Export karetních transakcí je hotov.

Import do Money S3

  1. V sekci Bankovní doklady zvolte volbu Import z XML.
  2. Zvolte Výběr nastavení a dále _BD (bankovní doklady) a potvrďte tlačítkem Další.

  3. Výběr vstupního souboru zahajte tlačítkem a vyberte soubor vyexportovaný z Fidoo. 

  4. Zkontrolujte, že máte správně vybrané typy dokladů pro příjem a výdej, které jste si dříve nakonfigurovali, případně je zvolte a vyberte.  
    (Pozn. Jak nastavit parametry dokladů pro příjem a výdej – viz část Příprava a nastavení na straně Money S3.)  
    Nezapomeňte si zaškrtnout dávkové zpracování, abyste nemuseli každý importovaný bankovní doklad ručně odklikávat a potvrďte tlačítkem Dokončit. 
  5. Naimportují se transakce na kartách z Fidoo a vy je uvidíte v Money S3 jako bankovní doklady. 

    Import karetních transakcí do bankovních dokladů je hotov.

Popis formátu – Money S3 export Karetních transakcí

Posted on

What to prepare

Cost centres and projects

Download the sample import file and add the name and abbreviation of the centre or project

VAT breakdown and pre-contraction

Prepare a list of VAT breakdowns and precharges that you will allocate to expenses.

Posted on

Export expenditure

Creating an export of expenses

  1. Section Accounting agenda – Export of expenses.
  2. Select Set up filter (right), enter the necessary data and confirm by clicking Filter expenses.
  3. Click Export (bottom right), fill in the name and select Create Export.

Withdrawal of export expenditure

  1. Section Accounting agenda – Export of expenses.
  2. Click on the export you want to download and type Download data.

Deleting the export of expenses

  1. Section Accounting agenda – Export of expenses.
  2. Click on the export you want to delete, type Delete and confirm with the Delete button.

FAQs on exporting expenses

  1. In My/Corporate Finance → Expenses.
  2. Click the Export Expenses arrow button and select With receipts.
  3. A zip file containing the receipts in the format in which they were added to the application is downloaded to your computer.

Keep in mind that the filter settings will affect what data (and receipts) will be downloaded.

Posted on

Accounting approval

Filtering over people and items

The app allows you to filter the data using the Set Filter button, which you can always find in the middle of the screen at the top in the following sections:

User filter: section Settings – People
Expenditure filter: section Corporate Finance – Expenditure
Card filter: section Corporate Finance – Cards – tab Information about the cards
Card Transaction Filter: section Corporate Finance – Cards – tab Transactions
Filter wallet currencies and view cash balance to date: section Corporate finance – Cash – tab Wallets
Cash transaction filter: section Corporate finance – Cash – tab Transactions
Filter travel requests: section Corporate Finance – Treasures – bookmark Applications
Filter messages for business trips: Corporate Finance – Treasures – bookmark News
Fidoo account transaction filter: section Corporate finance – tab Transactions
Vehicle filter: section Settings – Vehicles and display of cash on hand

Editing and approval of items

Expenditure

  1. Corporate Finance – Expenses – click on the expense you want to edit/approve and select Edit.
  2. Complete/edit the necessary fields and select Save or Close Expense (depending on the current status of the expense).

Travel reports

  1. Corporate Finance – Honours – Reports tab – select the report you want to edit/approve.
  2. Click Edit message (top right).
  3. Fill in/edit the necessary fields and select Save or Close message (depending on the current status of the message to the receipt).
Posted on

Exporting card transactions

Creating an export of card transactions

  1. Section Accounting agenda – Export of card transactions.
  2. Select the period (top right) and enter Export.
  3. Fill in the name and select Create export.

Withdrawal of card transaction export

  1. Section Accounting agenda – Export of card transactions.
  2. Click on the export you want to download and type Download data.

Deleting the export of card transactions

  1. Section Accounting agenda – Export of card transactions.
  2. Click on the export you want to delete, type Delete and confirm with the Delete button.

Card Transaction Export FAQs

Since the wallet is always one for one currency and employee, you can just use transaction filtering by currency. You can find it in My/Corporate Finance → Cash under the Transactions tab.

Posted on

Exporting the cessionals

Creating an export of receipts

  1. Section Accounting agenda – Export of receipts.
  2. Select the period (top right) and enter Export.
  3. Fill in the name and select Create export.

Withdrawal of export of assignments

  1. Section Accounting agenda – Export of receipts.
  2. Click on the export you want to download and type Download data.

Deleting export of assignments

  1. Section Accounting agenda – Export of receipts.
  2. Click on the export you want to delete, type Delete and confirm with the Delete button.
Posted on

Export Fidoo account

Creating a Fidoo account export

  1. Section Accounting agenda – Export Fidoo account.
  2. Select the period (top right) and enter Export.
  3. Fill in the name and select Create export.

Download the Fidoo account export

  1. Section Accounting agenda – Export Fidoo account.
  2. Click on the export you want to download and type Download data.

Deleting a Fidoo account export

  1. Section Accounting agenda – Export Fidoo account.
  2. Click on the export you want to delete, type Delete and confirm with the Delete button.

Expense Management

FX and foreign payments

Coming soon

Direct Fidoo

Nastavení cookies

© Direct Fidoo Payments s.r.o. 2023 Powered by Mastercard. Mastercard is a registered trademark of Mastercard International Incorporated. The Fidoo card is issued under license from Mastercard International Inc. Direct Fidoo Payments s.r.o. is a payment institution registered in the list of payment service providers maintained by the Czech National Bank with the authorization to provide payment services pursuant to Section 3 par. 1 lit. b), (c) and (e) of the Payment Act.