Automatizace zaměstnaneckých výdajů: Od karet
po cesťáky

Ať chcete nebo ne, výdaje budou vaše podnikání doprovázet vždy. Otázkou je to, jak je řídit co nejefektivněji. Velmi rychle se totiž běžná agenda spojená se správou výdajů může stát velkým zdrojem frustrace. A to jak u vedoucích pracovníků, kteří svůj čas namísto strategického rozvoje firmy věnují rutinním úkolům, tak běžným zaměstnancům, kteří netrpělivě čekají na vyúčtování. Naštěstí existuje světlo na konci tunelu! A může vám ušetřit nejen cenný čas, ale i peníze.

Pojďte zjistit, jak na to.

Co v článku najdete:

Co si představit pod správou výdajů?

Ve své podstatě se jedná o způsob, jakým firma uskutečňuje, sleduje a kontroluje výdaje, které jsou nezbytně nutné pro chod byznysu. Od cestovních výdajů po různá předplatná. Správa výdajů může být pěkně trnitá, zejména pokud je založena na manuálních metodách (lovení účtenek po kapsách, jejich distribuce na účtárnu, výběry hotovosti nebo orientace ve sto různých tabulkách a šanonech). Čím více se vaše posádka rozrůstá, tím se proces správy výdajů stává složitějším. To často vede k zdlouhavé, těžkopádné cestě, kde i ty nejmenší chyby mohou rychle přerůst ve velké komplikace.

Proč je efektivní správa výdajů pro firmy klíčová?

Úspora času i peněz

Méně času stráveného na rutinních úkolech znamená více času pro aktivity přidávající hodnotu vaší společnosti. Ušetřete až několik desítek hodin měsíčně tím, že se zbavíte povinnosti věnovat se jednoduchým, ale časově náročným úkolům jako je neustálý výběr a distribuce hotovosti, vyplňování formulářů nebo shánění a dodávání podkladů.

Lepší přehled o výdajích

Znalost toho, kdo utrácí peníze a za co, je pro efektivní řízení firemních financí nezbytná. S automatizací získáte přehled o výdajích v reálném čase. Díky transparentnímu přehledu můžete navíc předvídat firemní výdaje a optimalizovat je pro budoucí efektivní růst firmy.

Snížení počtu chyb

I ty nejpečlivější ruce se někdy překliknou a nejbystřejší oko přehlédne významný detail. Chyby jsou strašákem každého finančního i účetního profíka. Proč ztrácet čas opravami u věcí, které můžete zvládnout za zlomek času? S Fidoo můžete mít navíc jistotu, že budou vaše výpočty vždy v pořádku. Vyúčtování probíhá podle platné legislativy a aktualizovaných vyhlášek. V souladu s vašimi interními i právními předpisy.

Zjednodušený proces schvalování

Postupy, při nichž vedoucí pracovníci a účetní tráví hodiny ruční kontrolou každého dokladu nebo zprávy z cest vedou ke zpožděnému proplácení. A ruku na srdce, tím zaměstnance nepotěšíte. Pomocí řešení jako je Fidoo můžete nastavit různé způsoby schvalování, které vyhovují vašemu podnikání, mít tak vše pod kontrolou a hotové za zlomek času. Potřebují některé výdaje zvýšenou pozornost? Zvolte druhý pár očí. Díky mobilní appce vše schválíte na pár kliknutí a odkudkoliv!

Snadné a rychlé vyúčtování

Všechna data od kolegů můžete mít na jednom místě, v průběhu měsíce je kontrolovat a snadno schvalovat. Sami si nastavíte parametry, které potřebujete sledovat a na konci měsíce vše snadno vyúčtujete. Díky Fidoo uzavřete všechny zaměstnanecké výdaje výrazně rychleji, protože výdaje a cesťáky se k vám dostávají průběžně. Veškeré bilance zaměstnanců můžete ihned vyexportovat a podklady pro mzdy tak máte okamžitě k dispozici.

Jak začít s automatizací zaměstnaneckých výdajů

Určete, co je pro vás klíčové

Prozkoumejte stávající postupy a nástroje související se správou výdajů. Zvláštní pozornost věnujte často se opakujícím procesům, schvalovacím postupům a kontrolním mechanismům. Pochopení těchto aspektů vám pomůže identifikovat oblasti přímo volající po automatizaci.

Definujte si jasné měřitelné cíle. Mezi ty může patřit třeba zkrácení doby zpracování cestovních příkazů o určité procento (s Fidoo se dostanete z XY na XY). Tyto cíle rozdělte na menší, realizovatelné kroky, kterými se budete řídit při výběru a implementaci.

Vyberte si vhodné řešení

Najděte nástroj, který odpovídá konkrétním potřebám vaší organizace. Zvažte faktory, jako je velikost organizace, rozpočet a základní funkce. Nezapomeňte, že řešení by mělo splňovat nejen vaše současné požadavky, ale i budoucí potřeby. Pokud chcete mít jedno řešení pro všechny vaše firemní výdaje, pak je Fidoo Expense management správnou volbou. Na českém trhu je jediným hráčem, který nabízí komplexní řešení – od předplacených karet po knihu jízd, vše v souladu s českou legislativou. Intuitivní rozhraní a mobilní aplikace jsou obrovskou výhodou.

Seznamte tým s novinkami

Zajistěte, aby se všichni příslušní zaměstnanci s novými procesy dobře sžili. Efektivní školení je pro přijetí změn klíčové a mělo by zahrnovat nejen základní funkce, ale také osvědčené postupy a řešení možných problémů. Předložte na stůl veškeré dotazy a obavy, abyste všem uživatelům usnadnili hladký přechod bez zamotané hlavy a nejistot. (Psssst: nebojte, nenecháme vás v tom. Se vším vám pomůžeme!)

Mějte přehled o aktualizacích a novinkách

Poskytujte zaměstnancům průběžnou podporu. Informujte tým o nových funkcích a vylepšeních a vydávejte se společně na ještě efektivnější cestu.

Měřte a vyhodnocujte

Po úspěšné implementaci sledujte výkonnost systému a získávejte zpětnou vazbu od uživatelů. Buďte připraveni na možné úpravy, abyste optimalizovali pracovní postupy a zajistili, že systém splňuje vaše obchodní cíle.

Jste připraveni na změnu?

Pokud zvažujete přechod na automatizaci správy výdajů, pak jste na dobré cestě zbavení se zbytečných režijních nákladů a časově náročných úkolů. S naším řešením je tento cíl nejen dosažitelný, ale i cenově dostupný.

Vyberete-li si pro svou práci Fidoo Expense management, můžete:

Umožnit svému týmu spravovat výdaje pohodlně a odkudkoliv a zároveň si zachováte plnou kontrolu. Budete přesně vědět, co jste schválili. (P.S. Věděli jste, že na Fidoo předplacených kartách můžete nastavit limity a omezení pro dané typy transakcí?)
Získat zpět nespočet hodin ztraceného času tím, že již nebudete muset ručně zpracovávat jednotlivé položky. Co můžeme, uděláme za vás. Třeba výpočty náhrad u cesťáků a naší elektronické Knihy jízd.
V reálném čase uvidíte, kam putují firemní peníze, a zároveň se bezproblémově integrujete se svým účetním systémem.

I když se vám může zdát, že manuální systém pro správu výdajů je nejjednodušší a nákladově nejefektivnější způsob, je pro vaši firmu skutečně vhodný?