Digitalizace a archivace účetních dokladů
Chcete přejít na digitalizaci účtenek, tak abyste měli perfektně účetní doklady archivované, mohli jste žádat o vratky DPH a vaše firma byla dobře připravena na případnou kontrolu finančního úřadu?
Při dodržení platné legislativy a určitých principů je možné účtenky uchovávat pouze v digitální podobě. Vždy však doporučujeme konzultaci s vaším finančním úřadem, protože právě on bude provádět případnou kontrolu.
Jak se na digitalizaci a archivaci dívá platná legislativa?
Problematika digitalizace a archivace účetních dokladů je řešena v několika zákonech, směrnicích a prováděcích vyhláškách. Mezi klíčové patří:
Informace GFŘ k pravidlům fakturace
Ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH. Upřesňuje a dále rozvíjí principy uvedené v zákoně o DPH především s ohledem na převod listinných daňových dokladů do elektronické podoby.
Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.
Zejména § 34, 35 a 35a zákona, který upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě.
Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb.
Řeší především daňovou uznatelnost výdajů (nákladů) a dle § 24 odst. 1 tohoto zákona je důležitá prokazatelnost vynaložení na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.
V § 33 definuje především jak správně pracovat s účetním záznamem, jeho podobou, a to i s ohledem na jeho technickou formu.
Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.
Jak se má firma připravit na uchovávání účtenek v digitální podobě?
V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:
Auditní stopa
Při převodu dokladů z listinné podoby do elektronické a jejich následné archivaci je potřeba vždy myslet na 3 principy: (1) věrohodnost původu, (2) neporušitelnost obsahu a (3) čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Přikládáme návod, jak zajistit auditní stopu ve vašich procesech.
Focení účtenek
Zaměstnanci by měli vědět, jak mají správně a čitelně fotit účtenky. Jak pracovat s dlouhými účtenkami, jejich kvalitou a mnoho dalšího. Jejich čitelnost by pak měl vždy potvrdit pověřený zaměstnanec vaší firmy.
Archivace a export dat z archivu
Doklady jsou archivovány v rámci aplikace Fidoo a veškeré změny dokladů (výdajů) jsou logovány a tím je zajištěna neporušitelnost jejich obsahu. Doklady k výdajům můžete sami kdykoliv exportovat z aplikace Fidoo.
Skartace papírových dokladů
Doporučujeme, aby každý zaměstnanec uchovával originální doklady v listinné podobě nebo v elektronické podobě, pokud je tak obdržel, do doby, než oprávněný zaměstnanec vaší firmy potvrdí, že tyto doklady jsou v aplikaci uložené v čitelné podobě. Následně je skartace možná, ale platí, že prokazatelnost dokladu v listinné podobě je vždy větší než v elektronické podobě.
Jak připravit žádost o stanovisko na finanční úřad?
V rámci implementace digitalizace účtenek však vždy doporučujeme podat žádost o kvalifikovaný dotaz na váš finanční úřad. Případnou kontrolu bude provádět právě váš finanční úřad a je dobré vědět, jak se na tuto problematiku dívá. Pro usnadnění přípravy tohoto dotazu jsme pro vás připravili vzor žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů.
Jak pracovat s vyjádřením od finančního úřadu?
Poté, co obdržíte vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů od vašeho finančního úřadu, doporučujeme jeho důkladné prostudování. Je potřeba se připravit na to, že většinou stanovisko finančního úřadu není zcela jednoznačné a většinou uvádí, že pokud bude dodržena platná legislativa a výše uvedené principy, tak se nebude negativně vymezovat vůči konverzi dokladu z listinné podoby do elektronické. Je tedy pak na vašem uvážení, zda se pro tento krok rozhodnete nebo ne. Fidoo se vám snaží v rámci aplikace celý proces maximálně usnadnit a naplnit principy uvedené v příslušné legislativě. Finální rozhodnutí je však na vaší společnosti. Ukázku toho, jaké stanovisko dostalo Fidoo od svého finančního úřadu, najdete zde.