Jednodušší práce s doklady a archivací
Ve Stillking Films už nemusí čekat do konce měsíce na reporting rozpočtu jednotlivých projektů
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Stillking Films a zjistěte, jak začali rychleji uzavírat jednotlivé filmové projekty.
O společnosti
Stillking Films je mezinárodní produkční společnost se sídlem v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském Městě. Natáčení probíhá napříč Evropou a Afrikou.
Sídlo
Kříženeckého nám. 322
152 00 Praha 5-Hlubočepy
Odvětví
Filmový průmysl
Hlavní potíže
- Předávání hotovosti jednotlivým producentům
- Zdlouhavý proces a prodleva ve zpracování podkladů
- Velká zátěž týmu kvůli zpracování
- Absence přehledu a kontroly nad výdaji a projekty průběžně
- Nutnost uchovávat účtenky papírově
Řešení
- Vlastní karty pro jednotlivé členy týmu
- Efektivní nabíjení peněz na karty
- Elektronické zpracování účtenek
- Projektové schvalování
- Průběžné vyúčtování jednotlivých projektů
- Zrušení papírové části procesu
Hlavní přínosy
- Zjednodušení práce pro všechny zaměstnance
- Rychlejší a průběžné vyúčtování celého měsíce
- Digitalizace procesu a archivace
- Snadná dostupnost dokladů
Sbohem vybírání hotovosti pro filmové producenty
Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, které u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films.
Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům a různým profesím, které nakupují. Proces začínal objednáním dané částky v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtování, které obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny na jednom formuláři.
Formuláře, které tým finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často, jak početní chyby, tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.
"Největší problém, který jsem měl já osobně jako finanční manažer byl ten, že jsem neměl přehled o skutečných zálohách a nevyúčtovaných nákladech jednotlivých producentů do doby, než se ručně zaúčtovaly všechny výdaje do našeho účetnictví."
Zbytečná prodleva v zaúčtování
Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět, jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.
Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného účetního a na konkrétním projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti zejména s důrazem na řešení bez papírů. O společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.
Digitalizace účtenek raz dva
V současné době díky tomuto řešení omezili ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů, kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.
Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí. Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.
I účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.
Úspora archivu a klid v účtárně
Stillking Films využívají Fidoo více než rok kompletně s celou agendou vyúčtování. Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý aplikaci využívá. Z dlouhodobého hlediska to společnosti přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů a také jednodušší práci s doklady.
Účetní mohou dokonce pracovat z domova, protože doklady vidí přímo v aplikaci v elektronické podobě a nemusí jezdit do práce pro jejich papírovou verzi. Aplikace Fidoo pro Stillking Films znamená klid v účtárně a přehled o našich financích.
