V obci Kamýk nad Vltavou jsme zrušili hotovostní zálohy
Správa obecních výdajů. Na první pohled běžná rutinní agenda, ve skutečnosti časově i finančně náročný proces, který starostům, účetním i zaměstnancům komplikuje život.
O obci
Kamýk nad Vltavou je malebná obec ve Středočeském kraji, rozkládající se na obou březích řeky Vltavy. Dominantou obce je zřícenina hradu Vrškamýk, významný královský hrad ze 13. století nebo kostel Narození Panny Marie. Obec je nejen historicky bohatá, ale také inovativní, čímž přitahuje turisty i obyvatele hledající moderní a pohodlné zázemí.
Velikost obce
980 obyvatel
Výchozí situace: Hromady papírů a 100 000 Kč u popelnice
V Kamýku nad Vltavou se celá agenda opírala o procesy, které se jednou nastavily a od té doby ležely ladem. Metoda tužka, papír, kalkulačka na všechno, hotovostní zálohy, fronty na účtárně a probírání se hromadou papírových účtenek jsou receptem k úspěchu. Teda pokud je vašim cílem vyvolání frustrace na všech stranách – od účetní po zaměstnance v terénu. A kdykoliv došlo k akutnímu problému, chaos narůstal.
„Když jsme řešili havárii vody, opakovali jsme toto kolečko třeba desetkrát za den. Zaměstnanec musel z terénu přijet pro hotovostní zálohu, odjel nakoupit, přinesl doklad a pak to vše paní účetní ručně zaúčtovala. Když účetní nebyla v práci – a věřte, nebo ne, načasování prasklé vodovodní trubky nenaplánujete – musel jsem situaci řešit sám, třeba i penězi z vlastní kapsy.”
Doklady byly často zašpiněné nebo poškozené (co taky čekat, když se krčily v kapse pracovních kalhot) a peníze z pokladny bylo nutné pravidelně odnášet do banky. To vše s sebou přinášelo nejen vysokou pravděpodobnost chyb, ale i pěkně drahé riziko.
„Jednou jsem zapomněl tašku s hotovostí položenou u popelnice. Naštěstí tam na mě čekala, ale tehdy jsem si uvědomil, jak moc riskujeme. Něco se muselo změnit.“
Fidoo: Řešení pro starosty, kteří chtějí fungovat bez starostí
Díky předplaceným kartám mohou zaměstnanci platit za vše, co potřebují, bez zbytečných návštěv úřadu. Ať už jde o pořízení květin na vítání občánků, špekáčků ke stavění májky nebo nářadí. Stačí jen zaplatit Fidoo kartou, na kterou lze dobít libovolnou částku, ihned po nákupu vyfotit účtenku a nahrát ji přímo do aplikace. Vyúčtování je pak otázkou pár kliknutí, bez chyb a stresu.
Přehled o výdajích je okamžitý a jejich schvalování probíhá ihned po zaplacení, na konci měsíce tak není nutné složitě vzpomínat, k čemu že daný výdaj byl. Stejně tak jako není třeba každý měsíc strávit celé dopoledne tím, že namísto starostování podepisujete jeden doklad za druhým. A že jich býval pořádný štos.
„Každý zaměstnanec, který potřebuje za něco platit, dostal předplacenou kartu s přednabitou částkou, kterou na nich udržujeme – v našem případě 5 000 Kč. Díky tomu jsme eliminovali nutnost hotovostní pokladny. Doklady jsou nyní snadno dohledatelné, bezpečně archivované a celý proces je mnohem rychlejší.“
Částku 100 000 Kč, která dřív dřímala v hotovostní pokladně, obec snížila o 50 %. A ta zbylá půlka zůstala jen proto, že se mezi občany stále najdou milovníci drobáků po kapsách, se kterými chodí platit obecní poplatky. I tento nešvar se však v obci snaží vymítit – ať už pohodlnými QR kódy pro bezhotovostní platby nebo vkladovým automatem.
Shrnutí klíčových benefitů
- Jednodušší distribuce peněz: Zaměstnanci zaplatí kartou jakýkoliv výdaj – nově i tankování se slevou 2,50 Kč/l v síti ORLEN.
- Žádné fronty na účtárně: Zaměstnanci fotí účtenky hned po zaplacení, push notifikace zařídí, že nikdy nezapomenou. Doklady putují rovnou do aplikace za paní účetní.
- Okamžitý přehled, 100 % kontrola: Starostové vidí výdaje v reálném čase a mohou je jedním kliknutím schválit. Ať jsou kdekoliv. Peníze na kartách jsou odděleny od bankovního účtu, vše běží, jak na drátkách.
- Integrace na účetní a ERP systém: Všechna data jsou připravena k hladkému přenesení přímo do vašeho účetního systému – ať přes API nebo exporty. Jen díky tomu se zbavíte zbytečné ruční práce a rizika chyb.
- Úspora času účetní: Co k tomu dodat? Jak řekl pan Halada: „Když si to spočítáte, tak jedna účetní operace stojí kolem 17 Kč, takže i celá práce účetní je zbytečně drahá. Tak proč to neeliminovat?”
Ano. Jde to i u vás.
Nechte nás hádat – běží vám hlavou, že vaše účetní žádné změny nepřijme a s novým systémem to nezvládne? Ale zvládne. Hravě. „Já si občas dělám srandu a říkám, že když to naše paní účetní nezkusí, nahradím ji umělou inteligencí. Ale vypadá to, že to potřeba nebude. Aplikace je tak jednoduchá, že se v ní vyzná opravdu každý,” zakončuje pan Halada.
Přidejte se mezi 1100 firem, kterým ročně ušetříme 250 milionů Kč
