Novinky ve Fidoo

Zvýšení zabezpečení Fidoo aplikace

Nově jsme implementovali tzv. dvoufaktorové ověření uživatelů, což se dotklo i procesu resetu hesla do Fidoo aplikace, změny telefonního čísla uživatele (využívá-li se k dvoufaktorovému ověřování uživatele) a  generování API klíčů. V těchto případech je doručována výzva k zadání nejen hesla, ale také kódu doručeného přes SMS nebo e-mail. 

Dále jsme zapracovali i možnost správy důvěryhodných webových prohlížečů (viz. obrázek níže). Ty lze nyní nejen přidávat, ale také je jednoduše odstraňovat v sekci Můj profil – záložka Správa důvěryhodných zařízení.

Úpravy v exportech osobního vyúčtování a cesťáků nyní umožní určení nároku na stravenky 

XML i XLSX export osobního vyúčtování je nově rozšířen o nové pole „travel_report_meals_days_count“ a XML i XLSX export zpráv cesťáků o nové pole „meals_days_count“. Data v těchto polích zaznamenávají počet dní s nárokem na stravné a/nebo počet dní se zajištěním stravy v rámci služebních cest zaznamenaných v cesťácích (třeba i jen částečné zajištění stravy). 

Tento nový údaj je možné využívat v případech nutné identifikace těchto nároků na stravné, či jiné zajištění stravy v daných dnech třeba pro ověření, nároku zaměstnance na čerpání benefitu v podobě stravenek. 

Sjednocení číselníků uživatelů

Sjednocení číselníků nyní řeší možnost výskytu více uživatelů se stejným jménem a příjmením v rámci jedné firmy. Nově lze doplnit jméno a příjmení o číslo zaměstnance. Číslo je nutné zadat do profilu uživatele.  

Tímto vylepšením došlo k zajištění jednoznačné identifikace uživatelů, což může být důležité např. v případech výběru daného uživatele do pozice schvalovatele, kdy mohou být mezi uživateli osoby shodných jmen i příjmení. 

Opakované jízdy i pro delší období
Nebaví vás vyplňovat stejné jízdy každý měsíc? Pak vás potěšíme skvělým řešením – nově je možné nastavit si opakovanou jízdu pro delší období a vybrané dny v nadcházejících měsících. 

Výchozí zobrazení naposledy otevřeného měsíce

Začněte tam, kde jste skončili. Pro váš největší komfort a efektivnější evidenci jízd na pravidelné bázi jsme jako výchozí měsíc zvolili ten, který jste upravovali naposledy. A stejně je tomu u vozidla. Toto nastavení je vázané na konkrétního uživatele, nikoliv na zařízení.

Úpravy v exportech
Do obecných XML-exportů dostupných v sekci Účetní agenda (tzn. do exportů cesťáků, výdajů, karetních transakcí a transakcí na Fidoo účtu) byl přidán nový element „metadata“, který obsahuje: název exportu, datum exportu, export od, export do.

Úpravy ve Fidoo public API

Nové API load-cards

• Umožňuje hromadně nabít karty vaší společnosti z Fidoo účtu.
• Tato funkcionalita vám může významně zefektivnit, zrychlit a usnadnit celý proces dobíjení Fidoo karet.

Nové API get-accounts

• Lze zjistit informace o vašem Fidoo účtu jako je celkový zůstatek, zůstatek na účtu, celkovém zůstatku na kartách a jejich blokace.

Úprava API get-transactions

• Přidána vazba na poplatky, které se strhávají z Fidoo účtu. Pokud poplatek je zároveň svázán s uživatelem (Poplatek za obnovu karty), tak je uvedeno číslo a ID uživatele.

Nové API unload-cards

• Umožňuje hromadně vybít karty vaší společnosti a převést peníze zpět na Fidoo účet.

Nové API load-status

• Proces nabití karty trvá v rozmezí cca 9 – 30 vteřin. Díky tomuto API můžete zjistit, v jakém stavu je proces nabití karty.

Nové API unload-status

• Proces vybití karty trvá v rozmezí cca 9 – 30 vteřin. Díky tomuto API můžete zjistit, v jakém stavu je proces vybití karty.

Úprava get-cards-transaction

• Přidána property uživatel, který provedl transakci jako držitel karty (userId, employeeNumber).

Úprava get-cards

• Přidána property employeeNumber, což je číslo uživatele, kterým je aktuální držitel karty.

Úprava load-card

• Přidána property callbackTime, který říká, kdy volat load-status pro zjištění stavu nabití karty.

Úprava unload-card

• Přidána property callbackTime, který říká, kdy volat unload-status pro zjištění stavu vybití karty.

Do Knihy jízd ve Fidoo aplikaci jsme nyní přidali možnost zaznamenat poznámku ke každé jednotlivé jízdě. Tuto poznámku je možné využit kdykoli podle potřeby – např. k upřesnění účelu jízdy, uvedení způsobu úhrady za tankování PHM atd.

Při vyplnění poznámky se uživateli u dané jízdy zobrazí také ikona znázorňující právě připojenou poznámku k jízdě. Tyto poznámky byly zároveň přidány do XML a obecného XLSX-exportu knihy jízd, a to pro služební i soukromé jízdy (v XLSX-exportu byl přidán sloupec „note“ v záložce „journeys“).

Úpravy v exportech:

Do obecného XML–exportu osobního vyúčtování byla přidána pracovní pozice uživatele. Obecný XLSX–export
bude v návaznosti na toto rozšíření upraven později.

Do Fidoo aplikace jsme přidali potřebný doplněk – přehled schvalování. V něm lze (např. v roli Hlavního správce) nově zobrazit výpis vybraných schvalovatelů pro jednotlivé agendy, a to pro: Lidé, Karty, Týmy a Projekty. Nachází se v sekci Nastavení – Firma – Schvalování v záložce „Přehled schvalování“.

Tato funkcionalita umožní rychle a přehledně zobrazit aktuální přehled nastavených schvalovatelů ve Fidoo aplikaci. K tomu lze využít i filtr pro zobrazení jednoho nebo více požadovaných schvalovatelů. Operativně zde také lze provádět požadované úpravy v nastavení schvalování, a to díky prolinkování schvalovaného uživatele / karty / týmu / projektu v prvním sloupci tabulky do příslušné sekce nastavení schvalování v aplikaci, ze které je možné se volbou „zpět“ ve webovém prohlížeči vrátit do přehledu schvalování.

Toto vylepšení poskytuje nejen jasný a strukturovaný pohled na nastavení schvalování ve firmě, ale zejména komplexní kontrolu nad důležitou agendou schvalování.

V generovaném dokumentu z Fidoo aplikace „Přehled Fidoo účtu a Fidoo karet“ proběhla úprava tak, aby se nezobrazovaly i karty blokované po delší době a nebyly v souhrnném přehledu nahodile řazeny mezi aktivními kartami. Toto řazení mohlo způsobit nepřehlednost a kvůli uvádění i nepotřebných karet blokovaných již před delší dobou byl tento přehled navíc často značně obsáhlý.

Nově proto došlo k úpravě a řazení přehledu karet v dokumentu tak, že aktivní karty jsou uváděny jako první, poté následují karty v dalších stavech a blokované karty se v přehledu uvádějí jako poslední, a to jen v následujících případech:

• Stav karty se změnil na „Blokovaná“ až v uvedeném období na přehledu
• Na blokované kartě vznikl jakýkoliv pohyb v období uvedeném na přehledu (tzn. připsány či strženy peníze)
• Na blokované kartě je nenulový zůstatek

V tomto sprintu jsme se věnovali zejména vylepšení a zefektivnění práce s osobním vyúčtováním ze strany účetních a provedli jsme několik dalších úprav a užitečných vylepšení ve Fidoo aplikaci. V neposlední řadě jsme se zaměřili i na několik úprav v exportech karetních transakcí, knihy jízd a také úprav ve Fidoo public API. Dále jsme implementovali možnost dobíjet Fidoo karty i z mobilní aplikace ze strany uživatelů, kteří nejsou v pozici Správce karet ani Hlavní správce, ale disponují právem dobíjet Fidoo karty (doposud jen) z webové aplikace Fidoo. A zapomenout nesmíme ani na opravu chyb ve Fidoo aplikaci.

Přepočet cizoměnových hotovostních výdajů v osobním vyúčtování

V uplynulém sprintu jsme se zaměřili zejména na vylepšení a zefektivnění práce s osobním vyúčtováním ve Fidoo aplikaci. Jedna z dotčených oblastí je i přepočet cizoměnových hotovostních výdajů. Pokud byl hotovostní výdaj v cizí měně připojen k cesťáku, správně se přepočítával kurzem k prvnímu dni pracovní cesty. Pokud však docházelo k vyrovnání hotovosti přes osobní vyúčtování ve Fidoo aplikaci, byl kurz vyrovnán dle vyhlašovaného kurzu ČNB ke dni, který uživatel v aplikaci zvolil ještě před vyrovnáním. V aplikaci však nebyla propojena hotovost s výdaji, které pokrývala a tyto části byly v aplikaci oddělené nezávisle na sobě. To bylo pro zpracování účetní agendy týkající se osobních vyúčtování pro účetní nekomfortní a velice pracné.

Abychom vyšli maximálně vstříc vašim požadavkům a námětům a zjednodušili jsme vám práci s osobními vyúčtováními, zapracovali jsme do aplikace několik úprav, které zajišťují automatické vyrovnání cizoměnových hotovostních výdajů kurzem ke správnému datu v závislosti na tom, jsou-li tyto výdaje připojeny k cesťáku či nikoliv. Fidoo aplikace tak v rámci zpracování osobních vyúčtování umožňuje:

Vyrovnat cizoměnový výdaj vůči zaměstnanci v sekci Osobní vyúčtování, který není dodatečně přepočten žádným kurzem, ale převezme se jeho hodnota v CZK

• Vyrovná se zaškrtnutím check-boxu v části Hotovostní výdaje a volbou vyrovnat jeden či více výdajů.
  • Vyrovnáním výdaje či více výdajů současně se vytvoří hotovostní transakce v peněžence pro každý vyrovnaný výdaj.

• Po vyrovnání výdajů se tyto výdaje zapíší do peněženky.

• Již vyrovnané výdaje jsou v osobním vyúčtování vyznačeny ikonou peněženky.

Vrátit vyrovnání výdaje v osobním vyúčtování poté, co byl tento výdaj vyrovnán

• Vrátit vyrovnání výdaje je možné pomocí ikonky na každém řádku vyrovnaného výdaje v Souhrnu vyrovnání peněženky.
• Tuto akci nelze provádět hromadně pro více výdajů.

Pro lepší pochopení realizovaných vylepšení můžete shlédnout tuto nahrávku, která zaznamenává vylepšený proces uzavření a vyrovnání výdajů ve Fidoo aplikaci v sekci Účetní agenda – Osobní vyúčtování.

Věříme, že toto vylepšení výrazně ulehčí a zefektivní práci zejména všem účetním, kteří/které funkcionalitu „Osobní vyúčtování“ ve Fidoo aplikaci již aktivně využívají. A zároveň přesvědčí o výhodách, které přináší, i všechny ostatní, aby ji minimálně také vyzkoušeli a začali aktivně využívat.

Úpravy ve filtrování Fidoo karet v aplikaci

Upravili jsme filtrování karet ve Fidoo aplikaci. Nově budou ve filtru „Všechny karty – bez blokovaných“ také expirované karty, které mají následníka/obnovenou kartu čekajícího na aktivaci. Dosud byly tyto karty ve filtru „Expirované karty“, což však bylo pro uživatele v roli Hlavního správce matoucí.

Navíc byl vytvořen nový filtr: „Karty připravené k aktivaci“ v části Stav obnovy, který vám rozšířil stávající možnosti filtrování.

Sjednocení fulltextového vyhledávání napříč Fidoo aplikací

V rámci Fidoo aplikace byly doposud implementovány různé formy fulltextového vyhledávání. Na některých místech v aplikaci proto bylo možné vyhledávat pouze podle jednoho zadaného slova, resp. podle zadané sekvence znaků. To bylo nedostatečné a mohlo to být pro vás i matoucí. Týkalo se to např. sekcí:

• Firemní finance – Projekty
• Nastavení – Projekty
• Nastavení – Výdaje – Členění DPH

Touto úpravou došlo nejen ke sjednocení forem fulltextového vyhledávání, ale i k jeho vylepšení a zpřesnění pro vás – koncové uživatele. Nově je proto při vyhledávání možné zadat např. i více slov oddělených mezerou či v libovolném pořadí, a to na všech místech aplikace, včetně těch výše uvedených.

Zobrazení odeslaných žádostí o přidání uživatele – tzv. „super usera“

Abychom vám Fidoo aplikaci ještě více zpřehlednili, zejména pak uživatelům v roli Hlavní správce a dalším osobám zodpovědným za správu uživatelů, zaměřili jsme se na vylepšení procesu přidávání dalšího uživatele, který je již ve Fidoo aplikaci registrován v jiné či více společnostech zároveň – tedy tzv. uživatel – „super user“.

Po vytvoření uživatele, tzv. „super usera“, se tento uživatel objeví Hlavnímu správci v přehledu všech uživatelů aplikace, až po akceptaci žádosti o přidání super usera. Mohlo se tak stávat, že v mezidobí Hlavní správce ztratil přehled, vytvořil-li už tohoto super usera či nikoliv.

Aby měl Hlavní správce tento proces plně pod kontrolou, přidali jsme vám do sekce Nastavení – Lidé ve Fidoo aplikaci také přehled žádostí o přidání super usera (viz. obrázek). Ten se vám bude zobrazovat jen v případě, že takové žádosti existují a čekají na přijetí/odmítnutí z vaší strany, jakožto Hlavního správce. Ten zde má také možnost danou žádost smazat nebo ji znovu odeslat jako připomenutí k vyřízení.

Možnost dobíjení Fidoo karet i z mobilní aplikace vybranými uživateli

Doposud jste měli možnost dobíjet Fidoo karty ostatním držitelům karet z mobilní aplikace Fidoo pouze z pozice Správce karet, příp. i Manažera týmu, a to pouze členům svého týmu.

Vzhledem k přání z vaší strany týkající se možnosti dobíjet Fidoo karty nejen z webové aplikace, ale i z mobilní aplikace osobami výše neuvedenými, které však přesto disponují oprávněním dobíjet karty, rozhodli jsme se tuto funkcionalitu

do mobilní aplikace také zapracovat. Nově již tedy mohou všichni uživatelé, kteří mají právo dobíjet Fidoo karty z webové aplikace, tyto karty dobíjet kdykoliv a odkudkoliv i ze své mobilní aplikace. Stačí si ji ve svém mobilu aktualizovat přes Google Play nebo App store a následně se v ní zobrazí i karty, které má daný uživatel právo dobíjet.

Věříme, že toto vylepšení významně přispěje ke zvýšení spokojenosti nejen vás – klientů Fidoo, ale zejména i vašich zaměstnanců – držitelů karet, kteří se tak mohou spolehnout, že již v žádné situaci nezůstanou bez finančních prostředků na svých Fidoo kartách.

Úpravy v exportech

Obecný XLSX export karetních transakcí byl rozšířen o typ karty (card_type) a alias (card_alias).

Byl upraven obecný XLSX export pro knihu jízd, kde jsou buňky těchto sloupců formátovány jako číslo, pokud obsahují číslo:

• vehicle_price
• fuelings_price
• fuelings_amount
• fuelings_cost_per_liter
• amount_to_tax

V obecném XLSX exportu transakcí byl upraven sloupec transaction_type, kde byl přidán popisek nového typu transakce „Vratka výběru z bankomatu“.

Úpravy ve Fidoo public API

Do Fidoo public API byla k endpointu „get-expenses“ přidána položka „hasItems“ (true/false). Na základě této nově přidané položky již proto nemusíte provolávat endpoint „get-expense-items“, pokud výdaj nemá žádné položky.

Tato úprava vám tak umožní předcházet případným nepříjemnostem vyplývajícím z existujícího omezení v podobě nastaveného denního limitu max. 12.000 requestů (API rate-limit).

Úpravy v exportech

Do XML-exportu karetních transakcí byly přidány dva atributy, a to alias karty a typ karty (cardType), aby bylo možné rozlišit, jedná-li se o týmovou či osobní kartu a dle toho zobrazovat buď název nebo alias karty. Úprava exportu ve formátu XLSX bude provedena později.

Změna přidělování role AML zmocněnce

V rámci tohoto sprintu jsme přepracovali a vylepšili celý proces přidělování role AML zmocněnce. Také jsme upravili s tím související proces nezbytného AML školení a jeho obnovy a zapracovali jsme několik dalších vylepšení, která vám usnadní a zefektivní práci ve Fidoo aplikaci.

Roli AML zmocněnce může uživateli přidělit jakýkoliv statutární zástupce, a to nově již bez nutnosti schválení tohoto úkonu také ostatními statutáry, je-li jich ve vaší firmě více. Po přidělení role AML zmocněnec statutárem se danému uživateli v aplikaci vytvoří úkol na přijetí této role. Pokud uživatel tuto roli přijme, již mu není odesílán e-mail obsahující zmocnění k provádění identifikace uživatelů, jako tomu bylo doposud, protože je již obsaženo v Obchodních podmínkách Služby Fidoo.

Dále Fidoo aplikace uživatele po přijetí role AML zmocněnce informuje o nutnosti absolvovat také AML školení. Již k tomu uživateli není vytvářen úkol v aplikaci, ale školení může absolvovat kliknutím přímo na link „AML školení“ v zobrazovaném modálu a následně na tlačítko „Odeslat“ pro potvrzení proškolení. Školící prezentace je nově AML zmocněnci k dispozici po celou dobu, kdy vykonává tuto roli, a to včetně datumu expirace. Zobrazit, příp. prodloužit si AML školení může jednoduše ve Fidoo aplikaci v sekci Můj profil – záložka Profil – sekce Doplňující informace.

AML školení je i nadále platné po dobu 1 roku. Sedm dní před vypršením platnosti tohoto školení je uživateli odesílán e-mail s odkazem na AML školení, které je třeba absolvovat znovu.

Změna sazeb DPH od 1. 1. 2024

S účinností od 1. ledna 2024 dochází ke změně sazeb DPH, a to 0 %, dále snížená 12 % a základní 21 %. 

Aplikace Fidoo již dnes reflektuje nové sazby, ale s přechodem do 2024 jsou k dispozici i sazby původní. Tím je zajištěna plynulost přechodu na nové sazby. 

Nastavení oznámení o nízkém zůstatku na Fidoo účtu 

Uživatel v roli Finanční správce má nově možnost si při aktivaci oznámení o nízkém zůstatku na Fidoo účtu v sekci Nastavení – Firma – Fidoo účet – Oznámení zůstatku na Fidoo účtu nastavit toto oznámení nejen pro svou roli, ale také pro další adresáty. Provádí-li dobíjení Fidoo účtu nyní např. účetní, díky tomuto nastavení také získá kompletní přehled o aktuálním zůstatku na Fidoo účtu.

Doručení notifikace může proběhnout v rámci aplikace nebo jako zpráva do e-mailu. Reagovat na ni může příjemce zcela samostatně bez další součinnosti Finančního správce. (Ten byl doposud jediným možným adresátem tohoto oznámení.)

Finanční správce může nastavit zasílání oznámení o nízkém zůstatku na Fidoo účtu nejen na jiného Fidoo uživatele, ale komukoliv na libovolnou e-mailovou adresu. Toto flexibilní řešení tak řeší případy dobíjení Fidoo účtu např. v rámci externí spolupráce nebo je potřeba informaci zasílat i na jiné e-mailové adresy než jsou ve Fidoo aplikaci. 

Fidoo aplikace hlídá platnost dokladů totožnosti

Již dříve jsme do Fidoo aplikace i do exportu uživatelů doplnili příznak blížící se expirace dokladu totožnosti a příznak expirovaného dokladu totožnosti. 

Nově zde také naleznete další systémovou kontrolu, která hlídá aktuální platnost dokladu totožnosti držitelů Fidoo karet, a to vždy před: 

• aktivací obnovené karty 
• předáním týmové karty novému uživateli

V případě, že aplikace odhalí již expirovaný doklad, neumožní držiteli karty aktivovat obnovenou kartu, resp. neumožní ani předat týmovou kartu novému uživateli s expirovaným dokladem totožnosti. Původní držitel týmové karty je pak v aplikaci informován o této skutečnosti. Po úspěšném provedení identifikace uživatele bude moci být aktivace obnovené karty dokončena anebo bude moci být týmová karta tomuto uživateli předána.  

Mobilní platby

Jednou z hlavních agend společnosti Direct Fidoo byl v poslední době zejména vývoj mobilních plateb. Ke spuštění Google Pay došlo teprve nedávno. Nyní přicházíme se službou Apple Pay a tím i s možností plateb Fidoo kartou nejen ve vašem iPhonu, ale ve všech vašich Apple-zařízeních.

Tato novinka jistě potěší všechny „jablíčkáře“. Veškeré detaily k ní Vám byly představeny v samostatné zprávě.

Cesťáky – vazba mezi Žádostí a Zprávou

Ve Fidoo aplikaci došlo k několika podstatným vylepšením týkajících se cesťáků. Aplikace tak pro vás bude v této oblasti mnohem intuitivnější a práce s ní jednodušší a přehlednější.

Zaměřili jsme se na lepší propojení mezi žádostí a zprávou z cesťáku. Již by tak nemělo docházet k tomu, že s dříve vytvořenou žádostí nebude propojena zpráva cesťáku ke konkrétní služební cestě. Dosavadní řešení neumožňovalo jednoduše zjistit, byla-li k dané žádosti vytvořena zpráva či nikoliv.

A co se tedy v cesťácích ve Fidoo aplikaci změnilo a vylepšilo?

• Při vytváření samostatné zprávy (nikoliv jen ze žádosti) se vám zobrazí modál s nabídkou přiřazení žádosti, která nebyla přiřazena k jiné zprávě, splňuje časové okno a má shodného cestovatele.
• Možnost přiřadit ke zprávě již existující žádost je nově přidána i do formuláře zprávy (viz. obrázek níže).
• Po přiřazení žádosti ke zprávě se vám zobrazí možnost načtení všech dat ze žádosti do zprávy.
• U žádostí/zpráv s existujícím přiřazením zprávy/žádosti se vám nově v listingu zobrazí ikona umožňující rozpoznat existenci tohoto propojení žádosti a zprávy (viz. obrázek níže).
• V záložce „Informace“ v sekci „Podrobnosti“ u konkrétní žádosti/zprávy byl přidán prolink s ID propojené zprávy/žádosti (viz. obrázek níže).

Přiřazení již schváleného výdaje do cesťáku nově i běžným uživatelem

Ve Fidoo aplikaci nově umožňujeme přiřadit do cesťáku běžným uživatelem i výdaje, které jsou v jiném stavu než jen „Otevřený“, a to až do stavu „Uzavřený“. To vám umožňuje si do cesťáku jednoduše přidat i dříve schválený výdaj (např. za nákup letenky nebo úhradu ubytování), nikoliv jen výdaj ve stavu „Otevřený“. Tuto možnost přiřazení již schváleného výdaje doposud měl pouze uživatel v roli Účetní.

Push notifikace uživatelům při zamítnutí transakce

Provedli jsme nezbytné systémové úpravy, abychom byli schopni držitelům Fidoo karet posílat push notifikace v případě, že došlo k zamítnutí držitelem uskutečněných karetních transakcí. Kliknutím na notifikaci se vám po přihlášení do aplikace zobrazí detail dané transakce.

Držitel karty tak má nově možnost se obratem dozvědět i přesný důvod zamítnutí karetní transakce, ať už se jedná o nedostatek finančních prostředků na kartě, expiraci karty, chybně zadaný PIN anebo třeba překročení max. limitu pro platby kartou.

Tyto notifikace si můžete vypnout/zapnout ve webové verzi Fidoo aplikace v notifikačním centru v sekci „Karty“ (položka „Zamítnutí transakce“). Ve výchozím stavu jsou tyto push notifikace zapnuty.

Refundace – vytvořený výdaj přiřazený držiteli karty je možné editovat

Provedli jsme drobné vylepšení Fidoo aplikace, které majiteli karetního výdaje umožní v případě vratky (refundace) tuto vratku editovat, tzn. doplnit k ní potřebné údaje nebo fotku stejně, jako je to možné u klasického výdaje. Po odeslání ke schválení proběhne klasický schvalovací proces a následně se bude vratka chovat stejně jako běžný výdaj, ale se zápornou částkou.

Úpravy v dokumentu „Přehled Fidoo účtu a Fidoo karet“

Abychom zejména účetním více zpřehlednili obsah stávající položky „Poplatky Fidoo“ obsažené v tomto dokumentu v sekci „Přehled Fidoo účtu“, došlo k jejímu rozdělení na dvě nové, a to „Poplatek za služby Fidoo“ a „Poplatek za vydání/obnovu Fidoo karet“.

Kniha jízd – historie aktivit a událostí

Abychom vám umožnili mít ještě lepší přehled o prováděných aktivitách nebo změnách v knize jízd, zapracovali jsme na určitých vylepšeních i v této oblasti. Nově vám proto zaznamenáváme prováděné aktivity včetně změn v knize jízd, jejich autory a také přesné okamžiky těchto aktivit a ty vám zobrazujeme v historii událostí knihy jízd, která obsahuje:

• Datum a čas události
• Název a předmět události
• Jméno a příjmení uživatele, který událost realizoval

Historie těchto událostí ať už ke konkrétní jízdě anebo k celé knize jízd bude pro uživatele ve Fidoo aplikaci dostupná kliknutím na ikonu v pravé horní části knihy jízd a volbu „Historie událostí“ viz. obrázek níže. Tato historie událostí bude dostupná uživatelům v roli Fleet manažer pro sdílená i přiřazená vozidla a řidičům jen pro jejich přiřazená vozidla.

Kniha jízd – rozšíření exportu o jízdy po vozidlech

Ve Fidoo aplikaci jsme pro potřeby Fleet manažerů vylepšili stávající export knihy jízd (ve formátu XML i XLSX) tak, aby měl Fleet manažer možnost si jednoduše z Fidoo aplikace vygenerovat kromě exportu vozidel a řidičů také tento nový export jízd. Tento export jízd po jednotlivých vozidlech byl doplněn do již existujícího exportu, ve kterém přibyla pouze další záložka „journeys“ (formát XLSX).

Toto vylepšení vám umožní si jednoduchým a rychlým způsobem vytvářet podklady pro ještě lepší a efektivnější kontrolu vozového parku a také uskutečněných jízd za dané období.

Vyhledávání dle alias karty

Ve Fidoo aplikaci jsme provedli další drobné vylepšení, které vám usnadní a zefektivní práci nejen při správě Fidoo karet. Nově je totiž v aplikaci možné vyhledávat konkrétní karty také dle aliasu karty – viz. obrázek.

Spustili jsme mobilní platby pro Google Pay

Spustili jsme možnost plateb přes Google Pay na mobilních zařízeních se systémem Android do ostrého provozu! 

Veškeré detaily k této novince Vám budou představeny v samostatné zprávě, ale již nyní se můžete podívat na některé detaily na naší stránce věnované Google Pay.

Zároveň jsou v plném proudu i práce na vývoji mobilních plateb přes Apple Pay, které Vám nabídneme později.

Vypnutí Knihy jízd v balíčcích Smart a Enterprise

Jak vám již bylo komunikováno dříve, funkcionalita Kniha jízd je nadále dostupná všem klientům využívajícím balíček služeb Smart+ a nic se pro ně nemění. Kniha jízd může být aktivována také klientům využívajícím balíček služeb „Enterprise“.

Pokud využíváte balíček služeb Smart nebo Enterprise, byla vám Kniha jízd ve Fidoo aplikaci deaktivována. Vašim řidičům tak bude v tomto případě Kniha jízd zcela skryta a uživatelům s klíčovou rolí Statutární zástupce, Hlavní správce, Finanční správce, Účetní a Fleet manager zůstane i nadále ve Fidoo aplikaci viditelná omezená verze Knihy jízd s možností si Knihu jízd vyzkoušet i v budoucnu, a to v rozsahu zadání max. 5 jízd v rámci vybraného měsíce. Omezená verze Knihy jízd je ve Fidoo aplikaci vyznačena ikonou zámku – viz. obrázek níže.

Nadále máte samozřejmě možnost si u nás Knihu jízd v případě zájmu nechat opět kdykoliv aktivovat, pokud o tom již nejednáte s naším obchodním zástupcem. O aktivaci Knihy jízd můžete požádat pomocí tlačítka ve Fidoo aplikaci v sekci Kniha jízd – viz. obrázek níže.

Aktualizace Obchodních podmínek Služby Fidoo a Podmínek používání Fidoo karet

V návaznosti na dřívější oznámení si vám dovolujeme připomenout, že s účinností od 1. 10. 2023 došlo k aktualizaci „Obchodních podmínek Služby Fidoo“. Nové Obchodní podmínky Služby Fidoo vám jsou k dispozici také na našem webu.

Dále došlo s účinností od 1. 10. 2023 k aktualizaci Podmínek používání Fidoo karet. Tato aktualizace byla oznámena všem držitelům karet v samostatné zprávě a aktualizovanou verzi dokumentu naleznete také ve Fidoo aplikaci při potvrzení převzetí nově objednané Fidoo karty.

 Přiřazení projektu a nákladového střediska k uživateli  

Připravili jsme pro vás další významné vylepšení, které vám usnadní práci ve Fidoo aplikaci. Jedná se o možnost nastavit si u každého uživatele výchozí nákladové středisko nebo projekt, které se pak bude předvyplňovat na jeho výdajích a cestovních příkazech. Tito uživatelé budou mít zároveň možnost si při zadávání výdaje nebo cesťáku toto předvyplněné nákladové středisko nebo projekt jednoduše změnit dle potřeby.

Nastavení výchozího nákladového střediska nebo projektu se ve Fidoo aplikaci provádí v sekci Nastavení – Lidé – Profil – Výchozí nákladové středisko a projekt, a to kliknutím na „Upravit“. Právo nastavit, upravovat či smazat výchozí nákladové středisko nebo projekt konkrétnímu uživateli má ve Fidoo aplikaci Hlavní správce nebo uživatel disponující právem „Správa uživatelů a karet“.

 Úpravy public API a importu/exportu uživatelů  
Vytvoření možnosti přiřazení projektu nebo nákladového střediska k uživateli má dopad také do importů, exportů i public API. V rámci úprav public API jsme vám proto do všech souvisejících endpointů přidali nové fieldy pro ID projektu a ID nákladového střediska. Dále byla provedena úprava exportu, a to nejen pro formát XML, ale současně i pro formát XLSX, ve kterém došlo k rozšíření o nastavení výchozího nákladového střediska i projektu. Obdobná úprava byla provedena také pro import uživatelů, v němž došlo k nezbytnému přidání sloupců pro nákladové středisko a projekt, abyste si mohli provádět úpravy těchto parametrů automaticky.

Dále byla provedena úprava XML a současně i XLSX exportu uživatelů, do kterých byl nově přidán element idExpiration Date, abyste měli k dispozici ucelenou informaci s přehledem o expiraci dokladu totožnosti u všech vašich uživatelů Fidoo aplikace.

A také jsme pro vás rozšířili veřejný endpoint na úpravu uživatele „update-user“ o parametry firstName a lastName. Budeme tak pro vás v public API podporovat i změnu jména a příjmení uživatelů, u nichž evidujeme KYC statut „unknown“.

 Příznak expirace dokladů totožnosti uživatelů nově i ve Fidoo aplikaci 
Informaci o expiraci dokladu totožnosti jsme vám doplnili nejen do exportu uživatelů ve formátech XML i XLSX, jak uvádíme výše, ale také přímo do Fidoo aplikace do sekce Nastavení – Lidé. V případě již expirovaného dokladu se vám u daného uživatele zobrazí červená ikona a pokud má dojít k expiraci dokladu do 6 měsíců, bude se zde zobrazovat žlutá ikona.

 Vylepšení možnosti exportu Účetních kategorií
Nedávno jsme pro vás vyvinuli možnost exportu Účetních kategorií z Fidoo aplikace ve formátu XML a zároveň jsme vám slíbili, že vám dodáme možnost tohoto exportu i ve formátu XLSX. A to nyní také plníme .

Tento export vám umožní si jednoduše a pohodlně vytvořit přehled třeba pro kontrolu anebo aktualizaci existujících účetních kategorií. Funkce je dostupná v sekci Nastavení – Výdaje – Účetní kategorie.

 Nově možnost exportu Účetních kategorií   

Vzhledem k tomu, že ve Fidoo aplikaci chyběla možnost exportu účetních kategorií, rozhodli jsme se to pro vás v tomto releasu napravit a možnost tohoto exportu ve formátu XML vám nově také nabídnout. Tím vám umožníme vytvořit si přehled pro kontrolu anebo aktualizaci existujících účetních kategorií ve Fidoo aplikaci, a to jednoduše, rychle a pohodlně. Možnost exportu ve formátu XLSX bude přidána později.

Tato funkce je již nyní dostupná v sekci Nastavení – Výdaje – Účetní kategorie.

Detailnější informace k účetním kategoriím a výhodám jejich využívání naleznete na našem webu v Novinkách v aplikaci k 21.3.2023 zde: Novinky ve Fidoo aplikaci | Fidoo.

 Přepis hodnot polí Účetní kategorie a Předkontace při rozpadu výdaje na položky

V rámci Fidoo aplikace jsme vyslyšeli přání účetních a provedli jsme drobné vylepšení týkající se výdajů. Při rozpadu výdaje na položky se ve Fidoo aplikaci nově automaticky přepíše hodnota polí Účetní kategorie a Předkontace z hlavičky na položky daného výdaje s možností jejich následné editace ze strany účetní – viz. obrázek níže.

Toto řešení pro vás bude pohodlnější a nebudete si tak již muset hodnoty těchto polí pamatovat před vlastním přepnutím výdaje na položky, abyste je u položek následně správně doplnily.

 Doplnění datumu expirace dokladů totožnosti držitelů karet do seznamu karet k obnově

V rámci přílohy k e-mailu “Blíží se konec platnosti některých Fidoo karet” vám zasíláme seznam Fidoo karet, které budou brzy obnoveny. Ten obsahuje i karty držitelů, kteří mají často propadlé datum expirace dokladu totožnosti.

Nově jsme vám do této přílohy přidali také stavy dokladů totožnosti (tj. „expirováno“ / „bude brzy expirovat“ / „v pořádku“) a dále datum jejich expirace, aby váš AML zmocněnec mohl včas znovu identifikovat tyto držitele karet s propadlým dokladem totožnosti a nedocházelo tak z pohledu legislativy k nežádoucím situacím.

 Úpravy v exportech a public API   

Došlo k rozšíření Public API EP /v2/travel/get-travel-reports o parametr „state“, ve kterém si budete moci zvolit přesný status cesťáků, který požadujete získat

V tomto sprintu jsme do Fidoo aplikace zapracovali hned několik zajímavých vylepšení a věnovali jsme se také opravám chyb v aplikaci.

 Změna jména uživatele již i bez nutnosti jeho identifikace  

Pro umožnění změny jména uživatele bylo vždy nutné nejprve identifikovat takového uživatele, který ve Fidoo aplikaci doposud využíval třeba jen cesťáky a ne platební funkce.

Změna jména uživatele bez jeho identifikace bude možná jen u těch uživatelů, kteří nejsou a nebyli držiteli Fidoo karet. V opačném případě se identifikace při změně jména musí provádět.

 Vylepšení modálu pro obnovu Fidoo karty

V současném procesu obnov Fidoo karet posíláme uživateli disponujícímu právem „správa uživatelů a karet“ informaci, že budou některé karty za dva měsíce expirovat a ten má následně měsíc na to si upravit adresy pro doručení těchto Fidoo karet, je-li to třeba.

Abychom vám tento proces vylepšili a zpřehlednili, rozhodli jsme se v aplikaci přepracovat aktuální modál pro změnu adresy doručení karty.

Přepracovaný modál je již v současnosti využit pro nově objednávané karty, proto jsme jej použili i pro obnovu Fidoo karet. Stačí v něm jen zvolit adresu pro doručení karty a poté jen vybrat, má-li se tato karta doručit k rukám držitele karty anebo správci karet – jméno dané osoby se níže doplní automaticky. Zároveň zde je i možnost vybrat „Vlastní“ a zadat si jinou osobu pro doručení této karty.

 Manuální výběr země cílové destinace u cesťáku do Kosova  

Pro efektivnější tvorbu cesťáků ve Fidoo aplikaci jsme pro vás do aplikace implementovali systémovou kontrolu, načetla-li služba Google při tvorbě cesťáku ve Fidoo aplikaci úspěšně zemi na základě zadaného cíle (resp. i počátku) cesty. Pokud k tomu z nějakého důvodu nedojde, pak se vám v aplikaci nově zobrazí níže uvedený modál s žádostí, abyste vybrali zemi cílové destinace manuálně. Aktuálně tak bude tento modál využíván v případech, kdy zvolíte jako cílovou destinaci např. Kosovo.

Předešlé období jsme věnovali dokončení vývoje Beta verze Knihy jízd. Vše se podařilo a základní verzi Knihy jízd jsme dnes vypustili do světa! Jsme rádi, že můžete tuto dlouho očekávanou novinku od dnešního data používat. Nyní nastává období, kdy od vás budeme sbírat zpětnou vazbu, na základě které budeme Beta verzi Knihy jízd vylepšovat.

 Novinka: Kniha jízd ve Fidoo aplikaci

Aktuálně jsme základní verzi Knihy jízd spustili pro všechny naše zákazníky. Důvody pro to máme dva:

• Chceme, abyste si Knihu jízd vyzkoušeli nezávisle na balíčku, který ve Fidoo máte a zjistili, jestli je to funkce, kterou využijete 
• Sbíráme zpětnou vazbu a podněty pro další rozvoj Knihy jízd

Na podzim 2023 bude Kniha jízd k dispozici už jen v balíčcích Smart+ a pro zájemce v rámci balíčku Enterprise.

Neváhejte a zašlete nám zpětnou vazbu i vy! Anonymní zpětnou vazbu nám můžete zaslat pomocí tlačítek v podobě smajlíků přímo ve Fidoo aplikaci.

 Kde ve Fidoo aplikaci Knihu jízd najdete?

Knihu jízd najdete hned na několika místech. Záleží, jakou roli máte ve Fidoo aplikaci nastavenou.

• Řidič – jakýkoliv zaměstnanec v rámci firmy, který využívá přiřazené firemní vozidlo nebo sdílené firemní vozidlo. Záložka „Kniha jízd BETA“ v sekci Moje finance.
• Fleet manager – nová role ve Fidoo aplikaci. Má na starosti firemní vozový park, kontroluje a potvrzuje knihu jízd přes všechny firemní vozidla. Může být definován jeden nebo více fleet managerů v rámci jedné firmy. Záložka „Kniha jízd BETA“ v sekcích Moje finance a Firemní finance.
• Hlavní správce – má stejná práva jako fleet manager. Plní funkce fleet managera, pokud fleet manager není definován. Záložka „Kniha jízd BETA“ v sekcích Moje finance a Firemní finance.
• Účetní – vidí aktuální stav knihy jízd a má možnost stahovat výstupy z knihy jízd: přehled po vozidlech a přehled po zaměstnancích (.xls nebo .xml soubor). Záložka „Kniha jízd BETA“ v sekci Účetní agenda.

 Jak vypadá Kniha jízd ve Fidoo aplikaci?

Přehrajte si video níže. Další informace o Knize jízd najdete na této stránce. 

 Co vše naše Kniha jízd umí?

• Kompletně nahradí papírové nebo excelové vedení firemních jízd
• Zrychlení evidence a schvalování firemních jízd
• Správa vozidel a dostupných údajů
• Kontrola nad všemi jízdami, sleduje kromě jiného i údaje o tankování
• Přehledný export firemních jízd podle vozů i podle řidičů
• Individuální i hromadné upozornění řidičům
• a další…

 Kde najdete návody pro používání Knihy jízd?

• Návod pro běžného uživatele
• Návod pro hlavního správce
• Návod pro účetní
• Návod pro fleet managera

Pokračujeme ve vývoji Knihy jízd a dále jsme se zaměřili na drobná vylepšení a opravy chyb ve Fidoo aplikaci a také na úpravy v public API a exportech.  Nové: Úpravy ve Fidoo aplikaci Ve Fidoo aplikaci jsme provedli drobné úpravy v sekci Přidat vozidlo (Nastavení – Vozidla – Přidat vozidlo), kam jsme doplnili nové nepovinné pole „Pořizovací cena“ a také zaškrtávací políčko „Nízkoemisní vozidlo“. Zároveň jsme tyto hodnoty přidali i do importu/exportu vozidel (export dočasně jen v XML formátu, XLS formát bude přidán později) a jsou pro vás připraveny také v Public API. Tyto drobné úpravy souvisí s probíhajícím vývojem nové funkcionality ve Fidoo aplikaci –  Knihy jízd, kterou vám detailněji představíme až po jejím dokončení.   Nové: Rozšíření public API EP v2/get-expenses Došlo k rozšíření requestu o parametr „state“, ve kterém si budete moci vybrat status výdajů, který chcete získat. Bude tak možné zapsat požadovaný status výdajů v parametru „state“ a response vám vrátí zpět výdaje dle vámi zadaného parametru.  Úpravy v exportech V návaznosti na již dříve zmiňovanou možnost rozlišení výdajů přiřazením účetních kategorií jsme vám do generického XLSX exportu výdajů přidali také nový element accountingCategory. Detailnější informace k Účetním kategoriím a výhodám jejich využívání naleznete na našem webu v Novinkách v aplikaci k 21. 3. 2023 zde: Novinky ve Fidoo aplikaci | Fidoo.